Постановление Администрации г. Саратова от 26.12.2006 № 471А
Об утверждении инструкции по работе с документами в администрации г.Саратова
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САРАТОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 декабря 2006 г. N 471А г. Саратов Об утверждении инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова В целях совершенствования работы с документами в администрацииг. Саратова постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в администрацииг. Саратова (прилагается). 2. Заместителям главы, руководителям структурных подразделенийадминистрации города с целью единого документационного обеспечениядеятельности исполнительных органов местного самоуправления обеспечитьстрогое выполнение требований данной Инструкции. 3. Признать утратившими силу постановление мэра города от 25октября 2005 г. N 555 "Об утверждении Инструкции по работе сдокументами в администрации г. Саратова", п. 1 постановленияадминистрации города от 13 октября 2006 г. N 329А "О внесенииизменений и дополнений в постановление администрации города от 25октября 2005 г. N 555 "Об утверждении Инструкции по работе сдокументами в администрации г. Саратова". 4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить назаместителя главы администрации города, руководителя аппаратаадминистрации Королеву И.А.Главаадминистрации города Н.С.Романов Приложение к постановлению главы администрации города от 26 декабря 2006 г. N 471А ИНСТРУКЦИЯ по работе с документами в администрации г Саратова Основные термины, употребляемые в делопроизводстве Делопроизводство; документационное обеспечение управления -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организациюработы с официальными документами; документ; документированная информация - зафиксированная наматериальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать; внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размердокумента, носитель информации, способ записи, элементы оформления; текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию,зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи; письменный документ - текстовой документ, информация которогозафиксирована любым типом письма; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшеедокумент; официальный документ - документ, созданный юридическим илифизическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленномпорядке; служебный документ - официальный документ, используемый в текущейдеятельности организации; подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени иместе создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленныеиным путем, подтверждают достоверность его происхождения; подлинник (официального) документа - первый или единичныйэкземпляр официального документа; дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа,имеющий юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их, неимеющий юридической силы; заверенная копия документа - копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу; документирование - запись информации на различных носителях поустановленным правилам; правила документирования - требования и нормы, устанавливающиепорядок документирования; унифицированная система документации (УСД) - системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащаяинформацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности; организационно-распорядительный документ - вид письменногодокумента, в котором фиксируют решение административных иорганизационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,обеспечения и регулирования деятельности органов государственнойвласти и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий,организаций, их подразделений и должностных лиц; реквизит документа - обязательный элемент оформления официальногодокумента; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа; оформление документа - проставление необходимых реквизитов,установленных правилами документирования; организация работы с документами - организация документооборота,хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения; документооборот - движение документов в организации с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправления; объем документооборота - количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею за определенный период; входящий документ - документ, поступивший в учреждение; исходящий документ - официальный документ, отправляемый изучреждения; внутренний документ - официальный документ, не выходящий запределы подготовившей его организации; регистрация документа - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровоеобозначение, присваиваемое документу при его регистрации; контроль за исполнением документов - совокупность действий,обеспечивающих своевременное исполнение документов; срок исполнения документа - срок, установленный нормативнымправовым актом, организационно-распорядительным документом илирезолюцией; дело - совокупность документов (или документ), относящихся кодному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельнуюобложку; формирование дела - группирование исполненных документов в дело всоответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутридела; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленныйв установленном порядке; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела вноменклатуре дел организации, наносимое на его обложку; архив - организация или ее структурное подразделение,осуществляющее прием и хранение архивных документов с цельюиспользования. 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по работе с документами в администрацииг. Саратова (далее - Инструкция) регламентирует организациюделопроизводства и рационального документооборота, порядок создания иоформления документов, порядок работы с документами в аппаратеадминистрации города Саратова (далее - администрация), в приемныхзаместителей главы администрации города, структурных подразделенияхадминистрации города. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки,оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля заих прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положенийнастоящей Инструкции управление по организации работы с документамиаппарата администрации города может разрабатывать конкретизирующие ихтребования и рекомендации. Контроль за исполнением документовосуществляется в соответствии с нормативным правовым актом. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативнымиправовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основнымиположениями Государственной системы документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ), действующими государственными и национальнымистандартами, Уставом города Саратова и иными муниципальными правовымиактами. 1.3. Документы администрации города Саратова являются еесобственностью. 1.4. Правила работы с секретными документами, аудио-,видеозаписями и машинописными текстами, а также документационного итехнического обеспечения закрытых и суженных заседаний при главеадминистрации города регламентируются специальными инструкциями. Прием и отправка корреспонденции с грифом "Секретно" или "Дляслужебного пользования" осуществляется в секторе по секретномуделопроизводству и защите информации. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения администрации города на основе единойтехнической политики и применение современных технических средств вработе с документами, методическое руководство и контроль засоблюдением установленного порядка работы с документами осуществляютсяуправлением по организации работы с документами аппаратаадминистрации города. 1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение правил и порядка работы со служебными документами иобращениями граждан возлагается на заместителей главы администрациигорода. В комитетах, управлениях, отделах администрации городаответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работыс документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей,которые определяют службу или своим приказом назначают должностныхлиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечиваеторганизацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией. 1.7. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно длявсех работников администрации города, ее органов и структурныхподразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены всвоих структурных подразделениях с настоящей Инструкцией. Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принциповорганизации делопроизводства, имеют характер прямого действия иподлежат обязательному исполнению должностными лицами. Работники аппарата администрации города, приемных заместителейглавы администрации города, комитетов, управлений и отделов несутперсональную ответственность за выполнение требований настоящейИнструкции, сохранность находящихся у них служебных документов исодержащейся в них информации. 1.8. Изменения и дополнения в Инструкцию могут быть внесенытолько по согласованию с управлением по организации работы сдокументами администрации города и утверждены постановлением главыадминистрации города. 1.9. Об утрате служебных документов, проектов постановлений ираспоряжений главы администрации города, корреспонденции, находящихсяна контроле, сообщается в управление по организации работы сдокументами аппарата администрации города, которое организуетпроведение служебного расследования. О результатах расследования ипринятых мерах информируется заместитель главы администрации города,руководитель аппарата, а также руководитель соответствующегоподразделения. В целях сохранности и своевременного исполнения документов приувольнении работника или уходе его в отпуск, на учебу и т.д. всенаходящиеся в его ведении служебные документы по указаниюсоответствующего руководителя передаются по акту другому лицу. 1.10. Передача служебных документов и материалов в средствамассовой информации осуществляется через комитет по общественнымотношениям, анализу и информации администрации города при условиисогласования с заместителем главы администрации города, курирующимданное направление. Передача информации другим путем запрещается. Передача документов, их копий работникам сторонних организацийдопускается с разрешения руководства администрации города, вструктурных подразделениях - их руководителей. 1.11. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений главыадминистрации города, его заместителей, наградных листов на стадии ихподготовки являются конфиденциальными. 1.12. Требования настоящей Инструкции распространяются как натрадиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и наэлектронное. 2. Прием поступающей корреспонденции 2.1. Служебная корреспонденция, поступающая в администрациюгорода, принимается, проходит первичную обработку и регистрацию всекторе служебной корреспонденции управления по организации работы сдокументами аппарата администрации города (далее - сектор служебнойкорреспонденции). Обращения граждан, адресованные в администрацию города,принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе поорганизации личного приема и работы с обращениями граждан. 2.2. Корреспонденция, поступившая в администрацию города внерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается диспетчеромадминистрации города, о чем делается запись в специальном журнале. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге(реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документаставится дата и подпись работника, принявшего документ. Данная корреспонденция передается ими для регистрации в секторслужебной корреспонденции или отдел по организации личного приема иработы с обращениями граждан до 9 часов следующего дня или в первыйрабочий день после праздничных дней. Документы с грифом "срочно"регистрируются незамедлительно. 2.3. Входящая корреспонденция сортируется на регистрируемые инерегистрируемые документы. Нерегистрируемая корреспонденцияпередается по принадлежности в структурные подразделения. Переченькорреспонденции, не подлежащей регистрации в секторе служебнойкорреспонденции, указан в Приложении N 1. Перечень может периодическипересматриваться и утверждаться заместителем главы администрациигорода, руководителем аппарата администрации. 2.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность ееадресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, послевскрытия, наличие вложенных в них документов. Если при вскрытииконверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов иприложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конвертеномерам вложенных в него документов или другие нарушения, то в такихслучаях составляется акт, один экземпляр которого направляетсяотправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочнодоставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращаетсяотправителю. Если нарушение возможно устранить в течение 1 - 3 днейпутем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов,заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативногореагирования, документ регистрируется после устранения нарушений. При приеме документов от структурных подразделений администрациигорода особое внимание обращается на правильность их оформления,используемый бланк, наличие подписи должностного лица, виз и другихреквизитов. Служебные документы на иностранном языке направляются всоответствующее подразделение для перевода на русский язык илисоставления аннотации, а затем в сектор служебной корреспонденции длярегистрации и передачи документа на рассмотрение адресату. 2.5. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются поданным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатамлично в течение суток с момента регистрации. 2.6. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в томслучае, когда только по ним можно установить адрес отправителя иливремя отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всехостальных случаях конверты уничтожаются. 2.7. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе сосновным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется сдокументом с левой стороны. 3. Регистрация входящих документов 3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактапоступления документа от корреспондента адресату. 3.2. Поступившие в администрацию города документы подлежатрегистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов ив нерабочие дни - в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция отнарочных принимается до 14 часов. Документы, поступившие в адрес структурных подразделений,регистрируются в приемных этих подразделений. Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты(обязательно: наименование или бланк организации/должностного лица,дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок ктексту, текст документа, подпись или заменяющий ее оттиск печати) идругие реквизиты. Служебные документы, не зарегистрированные в секторе служебнойкорреспонденции, за исключением указанных в Приложении N 1, крассмотрению в подразделениях администрации города не принимаются. Сектор служебной корреспонденции не регистрирует и возвращаетавторам (подразделение или организацию) документ, оформленный снарушением установленных правил. 3.3. При регистрации документа ему присваивается регистрационныйномер (согласно номенклатуре дел и порядковый номер поступления втечение года), заполняется электронная регистрационная карточка в двухэкземплярах (Приложение N 2), информация о документе вводится вэлектронную базу данных, а затем в правом нижнем углу первого листадокумента проставляется регистрационный штамп (Приложение N 3). На уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях ипикетированиях указывается время их получения. Регистрационный штамп проставляется на первом листе всехэкземпляров документа. Приложения к документам отдельно не регистрируются. 3.4. При получении повторных документов по одному и тому жевопросу заполняется новая электронная регистрационная карточка соссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. Впервичной электронной регистрационной карточке делается ссылка нарегистрационный номер и дату вторичного обращения. Информация о зарегистрированных и переадресованных документах,переданная в электронную базу данных, хранится в ней не менее трехлет. 3.5. После регистрации карточка вместе с документом передаетсяработниками сектора служебной корреспонденции руководящим работникамадминистрации города в соответствии с распределением обязанностей.Доставка документов адресатам в рабочее время осуществляется в течение3 часов после их регистрации. Документы с грифом "срочно" доставляются незамедлительно. Если документ направлен в подведомственную структуру, контроль заисполнением, отметка об исполнении и списание документа "в дело"осуществляется приемной данной структуры. Регистрационная карточка совсеми реквизитами передается в сектор служебной корреспонденции дляснятия с контроля. Наиболее важные документы вышестоящих органов, документы попринципиальным вопросам деятельности администрации города, исполнениекоторых требует решения руководства, а также документы, находящиеся вкомпетенции нескольких руководителей, представляются непосредственноглаве администрации города, а в его отсутствие - заместителю главыадминистрации города, исполняющему обязанности главы администрации. 3.6. Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденцияраспределяется по рабочим папкам главы администрации и егозаместителей для резолюции и последующей передачи в соответствующиеструктурные подразделения. При этом учитывается тематика изложенныхпроблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имели место,содержание предыдущих резолюций. 3.7. В период отсутствия кого-либо из заместителей главыадминистрации, ежедневная корреспонденция передается в соответствии сраспределением обязанностей, утвержденным постановлением главыадминистрации города. Если необходимо личное ознакомление главы администрации города снекоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (приусловии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается всектор служебной корреспонденции с пометкой "Ознакомить главуадминистрации" с указанием даты и подписи должностного лица,исполняющего обязанности главы администрации города. В день, когдаглава администрации города приступит к исполнению своих обязанностей,эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией вотдельной папке. Если документ требует незамедлительного исполнения и в то жевремя должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанности главыадминистрации города считает целесообразным личное ознакомление главыадминистрации города с этим документом, после его рассмотренияисполнителю направляется копия документа, а подлинник остается удолжностного лица, исполняющего обязанности главы администрациигорода, для личного доклада главе администрации города. В период отсутствия заместителей главы администрации города иисполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствиис распределением обязанностей ежедневная корреспонденциясистематизируется в секторе служебной корреспонденции в установленномпорядке и передается на рассмотрение в приемные, в том числе и вприемную отсутствующего должностного лица. Предложения о дальнейшемпрохождении документов готовятся ответственным за делопроизводство вприемной заместителя главы администрации города по согласованию сзаинтересованными должностными лицами. Контроль за исполнениемдокументов остается за должностным лицом, в приемную которогонаправлен документ непосредственно из сектора служебнойкорреспонденции. 3.8. При передаче контрольного документа из сектора служебнойкорреспонденции в структурные подразделения получатель расписывается вправом нижнем углу контрольной карточки. 3.9. После рассмотрения корреспонденции главой администрациигорода и его заместителями она возвращается в сектор служебнойкорреспонденции, где вносится резолюция руководителя в электроннуюрегистрационную карточку документа. Сектор служебной корреспонденциипередает документы исполнителю. 3.10. Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившиелично к руководителям администрации города, после их рассмотренияпередаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации. 3.11. Регистрация федеральных законов, правовых актов и порученийПрезидента Российской Федерации, постановлений и распоряженийПравительства Российской Федерации, правовых актов ФедеральногоСобрания Российской Федерации осуществляется в секторе служебнойкорреспонденции администрации (Приложение N 4). 3.12. Договоры и соглашения, подписываемые главой администрациигорода, его заместителями или по их письменному поручению другимидолжностными лицами, заверяются печатью и регистрируются у заместителяглавы администрации города, руководителя аппарата администрации путемприсвоения порядкового регистрационного номера, который располагаетсяпод подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение.Один экземпляр договора (соглашения) или, в исключительных случаях,его копия хранится у заместителя главы администрации города,руководителя аппарата администрации. 4. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов 4.1. Зарегистрированные документы представляются на рассмотрениеглаве администрации города, его заместителям согласно функциональнымобязанностям. Срочная корреспонденция доставляется по назначениюнемедленно. Корреспонденция, поступившая в администрацию города,должна рассматриваться, как правило, в день ее получения. 4.2. В ежедневных планах работы руководитель обязан предусмотретьвремя, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрениядокумента не должен превышать, как правило, одни сутки. 4.3. Указания по исполнению документов даются руководящимиработниками администрации города в форме резолюции. После рассмотрения и вынесения резолюции документы возвращаются всектор служебной корреспонденции, откуда передаются на исполнение илидля ознакомления. Документы, рассмотренные главой администрации города, егозаместителями, направляются в соответствии с резолюцией на исполнениев координируемые и контролируемые ими структурные подразделения черезсектор служебной корреспонденции администрации города. При этомпрохождение документов фиксируется в секторе служебной корреспонденциии структурных подразделениях. Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, тоответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым,ему же передается оригинал документа. В случаях, когда поручение дается исполнителям и требуетдополнительной проработки или контроля, с документа снимаетсянеобходимое количество копий для направления исполнителям. 4.4. Документы по вопросам, относящимся к компетенцииадминистрации города, не должны пересылаться на исполнение вподведомственные организации. 4.5. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углупервой страницы ставится штамп "подлежит возврату". 4.6. Запрещается направлять в подведомственные организацииподлинники документов, поступившие из вышестоящих органов и подлежащиевозврату. 4.7. Распорядительные документы должны исполняться в сроки,указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока,указанного в резолюции руководства. В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срокисполнения, документ должен быть исполнен не более чем втридцатидневный срок со дня поступления его в администрацию. Болеедлительные сроки устанавливаются главой администрации города длядокументов, сложных по характеру исполнения. После завершения работы над документом исполнитель должен краткоизложить на самом документе или на отдельном листе бумаги результатывыполнения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено приформировании программы, мероприятий и др.", "Дан устный ответ" и т.п. Отметка об исполнении и списании документа "в дело" помещается нанижнем поле первого листа этого документа и содержит следующиеданные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ,свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подписьруководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том, чторабота над документом завершена. Отметка об исполнении и списании документов переносится врегистрационную карточку и на ПЭВМ. 4.8. Если имеется письменный ответ на исполненный документ,подписанный соответствующим руководителем, исполнитель передает его всектор служебной корреспонденции для отправки адресатам и копию (не набланке) для помещения в дело. Вместе с ответом исполнитель возвращаетвходящий документ для помещения его в дело. Лица, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись идату ознакомления на оборотной стороне документа внизу либо наспециальном листе ознакомления. Ответственный работник за делопроизводство или службаделопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяетналичие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетнымиданными, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладываетее руководителю подразделения. 4.9. Порядок работы с документами в структурных подразделенияхадминистрации города: 4.9.1. Ответственность за учет, сохранность и своевременноепрохождение документов возлагается на руководителя структурногоподразделения, который назначает ответственного работника за ведениеделопроизводства. 4.9.2. Поступившие в структурные подразделения документыучитываются в соответствии с порядком регистрации учета и прохождениядокументов в администрации города (Приложение N 5). 4.9.3. Документы, поступившие в структурные подразделения споручением подготовить проект ответа или дать ответ главеадминистрации города, его заместителю или заявителю, должныисполняться в срок, указанный в поручении. Юридическая экспертиза проектов договоров проводится вдесятидневный срок. К проектам договоров прилагаются письменныезаключения юридической службы структурного подразделения,заинтересованного в заключении договора. Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрациидокумента в администрации города. При указании срока исполнения в дняхотчет ведется от даты подписания поручения. 4.9.4. В случае, когда исполнение поручения руководителя поданному документу в указанные сроки не представляется возможным,необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этомисполнитель должен обосновать необходимость переноса срока исполненияс указанием причин. 4.9.5. Документы, изготовленные на бланках комитетов иуправлений, регистрируются, отправляются и контролируются в приемныхструктурных подразделений. 4.9.6. При работе с документами в подразделениях администрациигорода необходимо руководствоваться следующими требованиями: - лица, работающие с документами, несут ответственность засохранность находящихся у них документов и конфиденциальностьсодержащейся в них информации. При утрате служебных документовспециалист сектора служебной корреспонденции или начальник отделаделопроизводства и лицо, за которым числится утраченный документ,составляют акт. Акт утверждает начальник управления по организацииработы с документами. При необходимости назначается служебноерасследование, о результатах которого информируется заместитель главыадминистрации города, руководитель аппарата администрации; - сведения, содержащиеся в документах, могут использоватьсятолько в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся уработника; - не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированныедокументы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренныхнастоящей Инструкцией; - документ, помещенный в дело, может быть с разрешениязаместителя главы администрации города, руководителя аппаратаадминистрации временно изъят с обязательным вложением в делолиста-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда икем документ изъят (Приложение N 6); - при уходе в отпуск или выезде в командировку (кромекраткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитатьсяпо всем находящимся у него документам, а при переводе на другуюработу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать всечислящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения. 4.10. Организация контроля за исполнением документов. Необходимость контроля за исполнением документа определяетсяГлавой администрации города и его заместителями. Организация контроля за исполнением документов, поставленных наконтроль, возложена на отдел контроля аппарата администрации иосуществляется в соответствии с Положением об организации контроля заисполнением документов в администрации города 5. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи 5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальнымканалам факсимильной связи работники аппарата администрации городаруководствуются следующим порядком: 5.1.1. Служебная информация, передаваемая и принимаемая поканалам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне спечатным документом. 5.1.2. Запрещается передавать секретные сведения, текстыдокументов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописныематериалы. 5.1.3. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 5.2. Ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, ируководителя соответствующего подразделения. Разрешение на передачу материала по факсу с помощью междугороднойсвязи дает заместитель главы администрации города, руководительаппарата администрации. 5.3. Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журналеустановленной формы (Приложение N 7) без проставления штампарегистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаютсяу исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в сектореслужебной корреспонденции. Поступившие факсограммы передаются в секторслужебной корреспонденции для регистрации с проставлениемрегистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки,доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные -немедленно. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, какправило, без перевода, при докладе главе администрации, а в егоотсутствие - исполняющему обязанности главы администрации города, онипредварительно переводятся на русский язык. 6. Общие требования к составлению и оформлению документов 6.1. Нормативные, организационно-распорядительные, и иныедокументы (постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы,акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся вадминистрации города и регламентируют административные иорганизационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия,обеспечения регулирования деятельности структурных подразделенийадминистрации города, должны иметь необходимые реквизиты и бытьоформлены в соответствии с действующими государственными инациональными стандартами по оформлениюорганизационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией. 6.2. При подготовке и оформлении служебных документов всоответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации" могут использоваться следующие реквизиты: - герб города Саратова; - код органа исполнительной власти области или правительстваобласти, подготовившего документ; - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица; - идентификационный номер налогоплательщика / код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП); - код формы документа; - наименование организации, подготовившей документ; - справочные данные об организации, подготовившей документ; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место составления или издания документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - гриф согласования документа; - визы согласования документа; - оттиск печати; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию; - идентификатор электронной копии документа. 6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (Приложение N8): 6.3.1. Для изготовления документов главы администрации города,его заместителей используются номерные бланки с гербом городаСаратова. Структурные подразделения администрации города имеютсобственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычныхлистах. 6.3.2. Воспроизведение Государственного Герба РоссийскойФедерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционнымзаконом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланкахструктурных подразделений администрации города и должностных лиц недопускается, за исключением случаев, предусмотренныхзаконодательством. 6.3.3. Наименование структурного подразделения, подготовившегодокумент, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставегорода Саратова или в Положении о соответствующем структурномподразделении. Сокращенное наименование структурного подразделения приводится набланке документа (в скобках, после указания полного наименованияданного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено вПоложении о данной организации. Над наименованием структурных подразделений администрацииуказывают наименование вышестоящей организации - администрация городаСаратова и название структурного подразделения. 6.3.4. Справочные данные о структурном подразделении - авторедокумента включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения(номера факсов, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сетиИнтернет и др.). Элементы почтового адреса указываются впоследовательности, установленной правилами оказания услуг почтовойсвязи. 6.3.5. Наименование вида документа указывается на всех, кромеписем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах,протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописнымибуквами. 6.3.6. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), дляакта - дата события. Если авторами документа являются несколькоструктурных подразделений, то датой документа является наиболеепоздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2006 года следуетоформлять 15.05.2006 (в конце точка не ставится). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:15 мая 2006 года, а также оформление даты в следующейпоследовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.16(Приложение N 9). 6.3.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядковогономера, который можно дополнять по усмотрению структурногоподразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией окорреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящихдокументов и др. (Приложение N 10). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе. 6.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетв себя регистрационный номер и дату документа, на который даетсяответ. 6.3.9. Место составления или издания документа указывают, еслизатруднено его определение по реквизитам "Наименование авторадокумента" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случаеуказывают, как правило, город Саратов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте,находящемся вне границ города Саратова, в документе указываютнаименование соответствующего населенного пункта. 6.3.10. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно","Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характереинформации, ограничивает круг пользователей. Определяетсяисполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа ипри необходимости дополняется данными, предусмотреннымизаконодательством об информации, отнесенной к государственной тайнеили конфиденциальной информации. 6.3.11. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углудокумента. В качестве адресата могут быть органы государственнойвласти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектовРоссийской Федерации), их структурные подразделения; органы местногосамоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения,организации, их структурные подразделения; должностные лица;граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом иликурсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалыуказываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии. Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" поотношению к его самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если документ направляется нескольким разным адресатам, тоадресаты указываются в документе один под другим и основной адресатподчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертымадресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляют список рассылкидокумента. Если документ является ответным, первым (основным) адресатомуказывается автор инициативного документа, на который дается ответ,вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующемколичеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа).Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, содержит всеего реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, еслидокумент оформляется на бланке) и остается в деле отправителя. Наименование органа государственной власти, органа местногосамоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующегоструктурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указываютв дательном падеже, например: ЗАО "Торговый мир Главному бухгалтеру Л.П.Николаевой или Генеральному директору ОАО "Энергия" А.А.Галкину Если документ отправляется в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то ихследует указывать обобщенно, например: Руководителям структурных подразделений В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи. Если документ адресуется органу государственной власти, органуместного самоуправления, предприятию, учреждению, организации,соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее)наименование, а затем почтовый адрес. При адресации документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, а затем почтовый адрес, например: Борисовой В.А. ул. Московская, д. 45, кв. 4, г. Саратов, 410031 6.3.12. Документ утверждается должностным лицом (должностнымилицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждениядокумента располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждениядокумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Глава администрации г. Саратова _________________ Н.С. Романов (личная подпись) 13 ноября 2006 года При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, протоколомгриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН ((УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНОили УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительномпадеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕНО постановлением главы администрации города Саратова от 10 октября 2006 года N 321А Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрированиеэлементов относительно его самой длинной строки. 6.3.13. Резолюция является организующим началом рассматриваемогодокумента. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом надокументе в верхней его части на свободном поле между реквизитами"Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствиисвободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе(специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом. Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (принеобходимости), подпись и дату, например: А.В. Сидорову Прошу подготовить к 24.10.2006 проект распоряжения главы администрации города по данному вопросу Личная подпись 20.10.2006 Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левомверхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационныйномер и дата либо заголовок) документа, к которому относится даннаярезолюция. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственнымисполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым.Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация ихработы.На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюцииуказываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 6.3.14. Заголовок составляется исполнителем документа. Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметьзаголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах,извещениях заголовок к тексту не составляется. Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрыватьсодержание документа и предназначен для эффективного поиска,проведения регистрации документа без предварительного прочтения всеготекста.Заголовок начинается с указания управленческого действия, затемуказывается объект, на который оно направлено. Используетсяконструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным,например: "О направлении договора", "Об изменении штатногорасписания". Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии",распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.". Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами отграницы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строкмашинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлеватьзаголовок при большом его объеме до границы правого поля. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документамашинописным способом должно быть равно 2 - 3 интервалам, привыполнении рукописным способом - 15 мм. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний,соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиямгосударственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. Вконце заголовка точка не ставится. Заголовок может печататьсяполужирным шрифтом через один межстрочный интервал. 6.3.15. Отметка о контроле - это отметка о контроле заисполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом"КОНТРОЛЬ". 6.3.16. Текст документа составляется на русском языке (с учетомособенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, какправило, оформляется в виде связного текста. Содержание и структура текста документа определяетсяфункциональным назначением документа. Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность,ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования.Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии сдействующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловомстиле. При подготовке документов в электронном виде применяетсятекстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованиемшрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал. При оформлении текста документа (приложения к документу) на двухи более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) ненумеруется, а вторая и последующие страницы должны бытьпронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскимицифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем(нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение кдокументу нумеруется как самостоятельный документ. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствоватьтерминологии, установленной действующим законодательством. К терминам,которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимов тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следуетизбегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятыхсокращений, установленных действующими правилами орфографии,стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатурынаименований федеральных органов государственной власти, органовгосударственной власти Саратовской области и иных субъектов РоссийскойФедерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных всоответствующих правовых актах (положениях). Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес"(юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилийв порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой(вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и целисоставления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например,приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы. В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование организации,подготовившей документ, дату документа, регистрационный номердокумента, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой. В положениях, программах, инструкциях и других подобныхдокументах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел,разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующегораздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов,подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются. В распорядительных документах (постановление, распоряжение,приказ и т.д.), а также документах, адресованных руководствуструктурных подразделений администрации города, изложение текстадолжно идти от первого лица единственного числа ("приказываю","предлагаю", "прошу" и т.п.). В распорядительных документах коллегиальных органов текстизлагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"и т.п.). В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили" и т.п.). В документах, устанавливающих права и обязанности органовместного самоуправления, их структурных подразделений (положения,инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы(справки, акты, заключения), используют форму изложения текста оттретьего лица единственного или множественного числа ("комитетосуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссияустановила", "управление полагает"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного лица ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("прошу подготовить","прошу предоставить"); - от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает","администрация города Саратова). Документ с ограниченным сроком действия должен иметьсоответствующую ссылку в тексте. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий)помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделенысамостоятельным предложением (без абзаца). 6.3.17. Отметка о наличии приложения, названного в тексте,печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста ивключает в себя указание количества листов и количества экземпляров,например:Приложение на 4 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложения: 1. Положение о комитете по управлению имуществом города Саратова на 12 л. в 1 экз. 2. Структура и штатная численность комитета по управлению имуществом города Саратова на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в управлении защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций города Саратова и приложения к ней, всего на 3 л. в 1 экз.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, тоотметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес. В приложении к постановлениям, распоряжениям главы администрациигорода, к распоряжениям и приказам руководителей структурныхподразделений администрации города на первом его листе в правомверхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименованиявида документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к Распоряжению главы администрации города от 14 июля 2006 года N 105-р При наличии нескольких приложений к распорядительным документамна них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами. 6.3.18. Подпись является обязательным реквизитом документа ирасполагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстомдокумента. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом иликурсивом. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.Наименование должности печатается от левого поля. Проекты документов представляются на подпись соответствующимдолжностным лицам полностью оформленными, проверенными,согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основаниикоторых документ готовился. Документы информационно-справочного или аналитического характерамогут быть подписаны непосредственным составителем документа, еслирешаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, аэкземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируетсяисполнителем. При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам,подписываются все экземпляры документа. При массовой рассылке копий документа подписывается толькоэкземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатамрассылаются размноженные и заверенные его копии. При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документоформлен не на бланке, приводится полное наименование должности. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:Председатель комитета Личная подпись В.А. КазаковЗаместитель председателя комитета Личная подпись Е.И. Кравцова При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне, например:Председатель комитета Председатель комитетапо образованию здравоохраненияадминистрации города Саратова администрации городаЛичная подпись Личная подпись А.В. Сидоров В.М. Петров В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:Председатель комиссии Личная подпись Б.Д. НикольскийЗаместитель председателя комиссии Личная подпись Т.Н. КожевниковаСекретарь комиссии Личная подпись И.Е. МироноваЧлены комиссии Личная подпись А.И. АлексеевЛичная подпись Б.Б. БочкаревЛичная подпись В.В. Комарова Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностноголица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом перед наименованием должности не допускается ставитьпредлог "За" или косую черту. В подписанные документы не допускается вносить какие-либоизменения или дополнения. 6.3.19. Подготовленный проект документа (с имеющимисяприложениями) подлежит при необходимости согласованию. Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проектадокумента) проводится до подписания (утверждения) проекта. Цель согласования - подготовить качественный документ,соответствующий действующему законодательству, имеющийорганизационное, финансовое и материально-техническое обеспечение. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Согласование проекта документа оформляетсявизой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования(внешнее согласование). Обязательному согласованию подлежат проекты постановлений ираспоряжений главы администрации города, договоров и соглашений,заключаемых от имени администрации города и ее структурныхподразделений. Проект документа должен быть согласован с подведомственнымиструктурными подразделениями (должностными лицами) организации -автора документа, а также с другими органами и структурнымиподразделениями администрации города или организациями по вопросам,входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующихподразделений, организаций. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования.Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы,которая включает наименование должности лица, с которымсогласовывается документ (включая наименование организации), еголичной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и датысогласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации города Саратова Личная подпись И.И. Иванов 26.10.2006 Для согласования проектов документов может оформляться листсогласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу. 6.3.20. Виза включает должность и подпись визирующего документ,расшифровку подписи и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визыпроставляются в нижней части оборотной стороны последнего листаподлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии)отправляемого документа. В необходимых случаях осуществляется полистное визированиедокумента и его приложения. 6.3.21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами. Документы заверяются печатью организации. 6.3.22. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно:"должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностноголица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,например: Подпись Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись О.В. Волкова 26.10.2006 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой поусмотрению организации. Администрация города и ее структурные подразделения, как правило,могут выдавать копии только издаваемых ими документов. 6.3.23. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому сним можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 6.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящегодокумента, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствиитакого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..."(указывается номер дела, в котором будет храниться документ). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована исполнителем документа или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ. 6.3.25. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номери дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углупервого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлениидокумента в виде штампа. 6.3.26. Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждойстраницы документа и содержащая наименование файла, дату и другиенеобходимые поисковые данные. 6.4. Бланки документов. 6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образцаформата А4. 6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков: - постановление главы администрации города Саратова; - распоряжение главы администрации города Саратова; - письмо администрации города Саратова; - письма структурных подразделений администрации города Саратова; - бланк резолюции (формат А6). Допускается изготовление номерных бланков. Бланки писем администрации города Саратова могут быть в цветном ичерно-белом исполнении. 6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге илибумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощьюсредств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощьюкомпьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа. 6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии сформами (образцами) бланков. Макеты бланков документов разрабатываютсяв управлении по организации работы с документами и представляются наутверждение заместителю главы администрации города, руководителюаппарата администрации. При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требованиядействующих государственных и национальных стандартов. 6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланкепечатается первый лист документа, последующие - на обычной бумагеодинакового с бланком формата, цвета и качества. 6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так ибез него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 30; правое - 10; верхнее - 20; нижнее - 20. 6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяетсяпродольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланкахрезолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловойи продольный. 6.4.8. Контроль за использованием и хранением бланков вуправлении по организации работы с документами администрации городаосуществляет заместитель руководителя аппарата, начальник управленияпо организации работы с документами администрации города. Учет,хранение и выдачу в структурные подразделения администрации городаномерных бланков осуществляет отдел делопроизводства. 6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений,данных главой администрации города на постоянно действующих, выездныхи других совещаниях. 6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, видсовещания, дату его проведения, номер протокола. Например, "О ходеисполнения п. 1.2 протокола постоянно действующего совещания при главеадминистрации города от 16 октября 2006 года N 45". 6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержаниепоручения. Например, "Во исполнение поручения "Подготовить предложенияо...., "сообщаю". 6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержатьходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срокаисполнения поручения. Например, "Прошу снять поручение с контроля" или"Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 ноября 2006 года".Исключением является документ по исполнению поручения о периодическомпредставлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.п.). 6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж. 6.6.1. Служебные письма. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствамии представительствами иностранных государств) оформление служебных иличных писем имеет одинаковый характер. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либона стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка(при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (приоформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адресаполучателя письма, вступительного обращения, основного текста,заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оноимеется. При переписке без применения бланков оформление писемосуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатаются название города и датаотправления, например: Москва, 8 августа 2006 года; Варшава, 23августа 2006 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 -10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номерпроставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресованоминистру, то в зависимости от конкретного случая и местной практикиследует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. Вобращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно впорядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). Взависимости от местной практики и в порядке взаимности слово"господин" на иностранных языках может писаться полностью илисокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийсясловами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения.Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас,господин Президент (господин Посол, господин Министр), принятьуверения в моем весьма (самом) высоком уважении. Генеральному директору Германского фонда международного развития- Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком(или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется впорядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются суверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечатьрекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно:"С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "Суважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразноупотребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которогопосылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указываетсяприложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных странстандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, какправило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количествастраниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию,полное наименование официальной должности лица, которому направляетсяписьмо, и название города, например: Господину К. Брауну Председателю Правления фонда "Призыв совести" г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основевзаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо,указывается его титул, например: Его Превосходительству господину М. Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г. Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писемосуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнемуглу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита недолжна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составныечасти: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее)Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименованиеорганизации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала отдолжности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать какстрочными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с краснойстроки. 6.6.2. Частные письма полуофициального характера. Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам вслучаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения(благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо повопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров,с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или дляускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияниялица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться ипо другим вопросам, постановка которых в официальном порядкенежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычнойпочтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная стороналиста не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Директор, Уважаемый господин Сенатор и т.п. Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит отслужебного или общественного положения адресата и характера отношенийавтора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся толькона конверте. К каждому письму зарубежного адресата прилагаетсясопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерстваиностранных дел Российской Федерации. Упомянутые виды писем являются официальными документами.Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма,исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника.Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ состороны того, кому они направлены. 6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильнойсвязи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка.Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языкеадресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) иликратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 6.6.4. Заголовок к тексту не составляется. 6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежногопартнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ,например: "На Ваше письмо от... числа". 6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж,регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся вделе. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания. 6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт дляотправки данного документа с указанием адресных данных адресата иадреса отправителя. При этом адрес может быть написан как наанглийском языке, так и на языке страны-адресата. 7. Подготовка и оформление распорядительных документов 7.1. Правовые акты администрации города издаются на основе и воисполнение федерального законодательства, законов Саратовской области,решений Саратовский городской Думы, а также иных нормативных правовыхактов в соответствии с действующим законодательством. Официальными документами администрации города являютсяраспорядительные документы: постановления, распоряжения. Постановление - правовой акт, издаваемый главой администрациигорода в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задачразвития и жизнедеятельности города. Распоряжение - правовой акт, издаваемый главой администрациигорода для решения оперативных и текущих задач. Глава администрации города, руководители структурныхподразделений издают распорядительные документы по вопросам,относящимся к их компетенции согласно функциональным обязанностям истатусу структурного подразделения. 7.2. Проекты постановлений и распоряжений готовятся всоответствии с перспективными и текущими планами, решениямивышестоящих органов, по указанию Главы администрации города, поинициативе заместителей Главы администрации города, руководителейструктурных подразделений администрации города и администрацийрайонов. Ответственность за качество проектов, их обоснованность,согласование с заинтересованными сторонами несут руководители, которыеих вносят. 7.3. Не допускается принятие повторных постановлений,распоряжений, если не выполнены ранее принятые. (Кроме случаев, когданеобходимость принятия нового постановления, распоряжения продиктованасущественными изменениями обстоятельств, или по заключениюзаместителя главы администрации города, руководителя аппаратаадминистрации и комитета правового обеспечения с изложением доводов оцелесообразности принятия данного постановления, распоряжения). 7.4. Представление проектов распорядительных документовосуществляется через управление по организации работы с документамиаппарата администрации города. 7.5. При составлении проектов документов (постановлений,распоряжений), справок к ним необходимо соблюдать следующиетребования. Тексты правовых актов администрации города (постановлений,распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты,предусматривающие: - конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков ихисполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указыватьпромежуточные (контрольные сроки). При указании срока используетсясловесно-цифровой способ оформления даты; - точное наименование организаций - исполнителей задания; - порядок обеспечения выполнения заданий материально-техническойбазой и финансированием (в случае необходимости); - поручения о контроле за исполнением правового акта или егоотдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль; - указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта вслучае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранеепринятого; - указание о сроке вступления в силу правового акта, если ононеобходимо; - указание об отмене, изменении или дополнении действующихправовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий илипринимается в дополнение (изменение) действующего акта. 7.6. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается сослов: "Признать утратившим (утратившими) силу..." или "Отменить". 7.7. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указаниемдаты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологическойпоследовательности. Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, можетбыть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случаепункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом:"Признать утратившими силу постановления (распоряжения) администрациисогласно приложению". 7.8. Пункт об изменении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения администрации города от..... N... "О..."изложить в новой редакции: "3 (текст новой редакции пункта)". 7.9. Пункт о дополнении отдельного положения действующегоправового акта строится по схеме: "Пункт 4 распоряжения администрации города от...... N... "О..."после слов "..." дополнить словами "....". 7.10. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях)действующий правовой акт администрации города, как правило, подлежитотмене и издается новый правовой акт, в который включаются всенеобходимые положения из ранее действовавшего. 7.11. Размер постановления, распоряжения не должен превышать3 страниц машинописного текста, отпечатанного через интервал, справоки записок - 4 страниц. 7.12. Проекты постановлений, распоряжений должны иметь заголовки,раскрывающие основное содержание вопроса. 7.13. Во вступительной части кратко излагаются мотивы изданияпостановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные целии задачи должны излагаться кратко и последовательно, исключаявозможность двоякого толкования. Распоряжение может не иметь вступительной части. 7.14. В постановляющей, распорядительной части с последовательнойнумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указанияисполнителям о характере и содержании их действий, указываютсяреальные сроки исполнения. Задания должны быть реальными, конкретными, обеспеченынеобходимой материально-технической базой и финансированием. 7.15. Текст пунктов распорядительной части излагается вповелительной форме: обязать, поручить и т.п., должен быть написанясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следуетизбегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных идеепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужноупотреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В текстенельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименованияорганизаций, структурных подразделений, должностей, Неуместноупотреблять всякого рода пожелания и выражения типа: "поднятьуровень", "обратить внимание", "усилить контроль" и т.п. 7.16. В случаях, когда исполнителем поручений являютсяпредприятия, учреждения и организации, не находящиеся в муниципальнойсобственности, применяется рекомендательная форма: предложить,рекомендовать и т.п. 7.17. При упоминании в документах правовых актов указываются датыизданий и точные наименования акта и органа его издавшего. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, воисполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти,законов Саратовской области, правовых актов губернатора области,постановлений правительства области, то вводная часть правового актадолжна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указаниемдаты, номера и наименования. При проведении согласования проекта такого правового акта к немунеобходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка.Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту правовогоакта прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющаяотношение к проекту с указанием вида акта, даты, номера и заголовка. 7.18. В тех случаях, когда проект распорядительного документапредусматривает обращения с ходатайством в вышестоящие органы, к немуприлагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписивместе с постановлением направляется соответствующему адресату. 7.19. Проекты постановлений во исполнение документов вышестоящихорганов подготавливаются в срок не свыше десяти дней. Более длительныесроки для документов сложных по характеру исполнения определяютсяглавой администрации города. 7.20. При подготовке проекта документа во изменение или вдополнение к ранее принятому в заголовке полностью указывается дата,номер и полное название документа. 7.21. Когда постановлением, распоряжением утверждаютсясамостоятельные документы (положения, инструкции, планы и т.д.) - кним приобщаются другие документы и указываются в тексте какприложения. Приложения к распорядительным документам содержат в правомверхнем углу первого листа документа отметку по форме: Приложение к постановлению главы администрации города от 2 октября 2006 года N 305А При наличии нескольких приложений к распорядительным документамна них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами. 7.22. При подготовке первоначальных вариантов распорядительныхдокументов специальные бланки не применяются. 7.23. Согласование проекта распорядительного документаоформляется визами, которые включают личную подпись, должностьвизирующего и дату визирования. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна. 7.24. Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер егослужебного телефона располагаются в левом нижнем углу листасогласований. 7.25. Подготовленный проект распорядительного документа долженпройти предварительное согласование. Визы проставляются на листесогласований, который оформляется на оборотной стороне первого листапроекта (Приложение N 11). Перед согласованием делается запись с указанием фамилии иинициалов руководителя структурного подразделения, которое вноситпроект на рассмотрение. Например: Проект внесен: Суетовым А.Н. - председателем комитетапо управлению имуществом г. Саратова. 7.26. Первоначальные проекты документов визируются в следующейпоследовательности: - ответственным работником - исполнителем; - заместителем главы администрации города в соответствии сраспределением обязанностей; - руководителями структурных подразделений или лицами, ихзамещающими, которые представили проект и которым в документепредусматриваются задания или поручения; - руководителями заинтересованных организаций; - заместителем главы администрации города, руководителемаппарата; - председателем комитета правового обеспечения Первоначальные проекты правовых актов, поступившие в структурныеподразделения для согласования, подлежат обязательному учету исопровождаются реестром (Приложение N 12). 7.27. Проекты постановлений главы администрации города повопросам архитектуры и землепользования соответственно готовятся вкомитете по архитектуре и градостроительству и в комитете по земельнымресурсам. 7.28. Проекты распоряжений главы администрации города окомандировании, предоставлении отпусков заместителям главыадминистрации города согласовываются заместителем главы администрациигорода, руководителем аппарата администрации и председателем комитетаправового обеспечения, начальником отдела муниципальной службы икадров, начальником финансово-экономического отдела. В случаекомандирования или предоставления отпуска руководителю структурногоподразделения администрации города проект согласовывается и сзаместителем главы администрации города, курирующим данное структурноеподразделение. Проекты распоряжений главы администрации города о назначении надолжность и об освобождении от должности муниципальных служащихадминистрации, а также о наложении и снятии дисциплинарных взысканийсогласовываются в нижеприведенной последовательности: а) заместителем главы администрации города, курирующим даннуюслужбу; б) заместителем главы администрации города, руководителемаппарата администрации; в) начальником отдела муниципальной службы и кадров; г) заведующим сектором по секретному делопроизводству и защитеинформации администрации города д) председателем комитета правового обеспечения администрациигорода. 7.29. Проект постановления (распоряжения) с листомпредварительных согласований поступает в отдел делопроизводствауправления по организации работы с документами аппарата администрациигорода (далее - отдел делопроизводства) на бумажном и электронномносителях, где он регистрируется, редактируется и подготавливается кпечати на ПЭВМ, затем переносится на гербовый бланк. Тексты распорядительных документов и приложений к ним должны бытьнабраны в текстовом редакторе Word, за исключением штатныхрасписаний, и собраны в один файл. 7.30. Проект постановления (распоряжения), оформленный нагербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителемруководителя аппарата администрации, начальником управления поорганизации работы с документами. Обязательное согласование осуществляется отделомделопроизводства. Все постановления и распоряжения передаются наподпись главе администрации города или должностному лицу, имеющемуправо подписи. Заместитель руководителя аппарата администрации, начальникуправления по организации работы с документами осуществляет контрольза правильным оформлением данных документов в соответствии с настоящейИнструкцией. 7.31. Постановления и распоряжения подписываются главойадминистрации города, а в его отсутствие заместителем главыадминистрации города, исполняющим обязанности главы администрации.Глава администрации города вправе делегировать право подписанияправовых документов своим заместителям. Данная процедура оформляетсяотдельным документом. 7.32. Проекты постановлений нормативного характера в обязательномпорядке проходят экспертизу в комитете правового обеспечения,письменное заключение прилагается к проекту документа. По вопросам, связанным с финансированием, должно бытьпредставлено финансово-экономическое обоснование и заключение комитетапо финансам в письменном виде. 7.33. Приложения готовятся в структурных подразделениях иподписываются заместителем Главы администрации города илируководителем структурного подразделения в соответствии сраспределением обязанностей. 7.34. К проекту документа прилагаются исходные материалы, в томчисле справка с изложением мотивов принятия проекта распорядительногодокумента, письменные заключения юридической службы структурногоподразделения, которое вносит проект на рассмотрение, реестр нарассылку, составленный и завизированный исполнителем, с указаниемадресов рассылки и количества экземпляров. 7.35. В приемных заместителей главы администрации города,руководителей структурных подразделений администрации городапоступающие на согласование проекты постановлений и распоряженийадминистрации записываются в специальный регистрационный журнал поформе:----------------------------------------------------------------------|N |Дата|Название |Наименование органа,|Результат |Подпись ||п/п| |документа|внесшего проект, |рассмотрения |исполнителя || | | |Ф.И.О., телефон |(подписано - |в получении || | | |исполнителя |не подписано, |и дата |---------------------------------------------------------------------- Проекты постановлений, распоряжений формируются в отдельную отдругих документов папку и представляются на рассмотрение руководителюне реже 1 раза в день. 7.36. Если в процессе согласования в материалах подготовкипроекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания ипозиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры поустранению таких противоречий до представления проекта на юридическуюэкспертизу в комитет правового обеспечения администрации города. Еслизамечания не принимаются, составитель проекта документа готовитзаключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту. 7.37. Должностные лица, указанные в настоящей Инструкции, вправев письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение приналичии в проекте противоречий действующему законодательству. В этомслучае проект подлежит переработке. 7.38. Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкциейпроекты постановлений и распоряжений главы администрации городауправлением по организации работы с документами к переносу на номернойгербовый бланк не принимаются. При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту,перенесенному на гербовый бланк, начальник управления по организацииработы с документами вправе возвратить материалы исполнителю дляразрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовыйбланк с текстом возвращается в отдел делопроизводства. 7.39. Срок согласования или заключения по проектам постановлений(распоряжений) у должностного лица не должен превышать двух дней (длякомитета правового обеспечения - трех дней, а по вопросамземлепользования - до пяти дней). Проекты постановлений и распоряженийо финансировании за счет средств федерального и областного бюджета, орезультатах ревизии финансово-хозяйственной деятельности структурныхподразделений администрации города, муниципальных предприятий иучреждений, а также о наложении дисциплинарного взыскания визируютсядолжностными лицами незамедлительно. Ответственность за соблюдение сроков согласования несутруководители администрации города и ее структурных подразделений. Имеющиеся у должностного лица возражения по тексту излагаются вотдельной справке, которая прилагается к проекту документа. При этомвиза на проекте не ставится до согласования текста. Если в процессе доработки в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он после решения заместителя главыадминистрации города, руководителя аппарата подлежит повторномувизированию должностными лицами и руководителями заинтересованныхорганизаций. Внесение изменений и дополнений в действующие распорядительныедокументы, внесение проектов распорядительных документов об отмене илипризнании утратившими силу действующих распорядительных документовосуществляется структурным подразделением, которое вносило нарассмотрение первоначальный проект. Ответственность за своевременноевнесение изменений и дополнений в действующие распорядительныедокументы, внесение проектов распорядительных документов об отмене илипризнании утратившими силу действующих распорядительных документов всвязи с изменением действующего законодательства несет структурноеподразделение, которое вносило на рассмотрение первоначальный проект. 7.40. Постановления, распоряжения по основной деятельности и поличному составу после их подписания регистрируются в отделеделопроизводства. Постановлениям, распоряжениям главы администрациигорода присваиваются порядковые регистрационные номера. Распоряжениям по основной деятельности - порядковыерегистрационные номера, с буквой "р" (например: 236-р), по личномусоставу с буквами "лс" (например: 132-лс). Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно дляпостановлений, распоряжений главы администрации города по основнойдеятельности и по личному составу. 7.41. Все зарегистрированные постановления, распоряжениятиражируются отделом делопроизводства в соответствии с реестромрассылки, который определяется ответственным исполнителем приподготовке проекта этого нормативного акта. Допускается корректировкареестра рассылки работниками отдела делопроизводства. Затем отделомделопроизводства в трехдневный срок рассылаются согласно реестру нарассылку. 7.42. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений главыадминистрации города удостоверяются печатью протокольной части отделаделопроизводства управления по организации работы с документамиадминистрации города (в исключительных случаях - гербовой печатью). 7.43. Постановления и распоряжения главы администрации городасистематизируются работниками отдела делопроизводства с ежемесячнымсоставлением оглавлений. 8. Подписание документов и снятие копий 8.1. Отпечатанные и согласованные с заинтересованными лицамидокументы передаются на подпись. При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверитьправильность его составления и оформления, наличие виз и приложений.Подготовленный документ представляется на подпись вместе сматериалами, на основании которых он готовился. 8.2. Подпись ставится на первом экземпляре документа. В составподписи входит: наименование должности, инициалы и фамилияруководителя, подписавшего документ. Подпись может выделяться жирнымшрифтом или курсивом. Подписание документа, на котором обозначена подпись одногодолжностного лица, другим должностным лицом (путем проставленияпредлога "за" или косой чертой перед наименованием должностиподписывающего) не разрешается. В этом случае необходимо указыватьфактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Факсимиле ставится на документах только по личному указаниюруководителя, которому оно принадлежит. 8.3. На документах, требующих особого удостоверения ихподлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах,титульных списках, финансовых и в других предусмотренных нормативнымиактами случаях ставится гербовая печать. 8.4. Копия соответствующего документа администрациивоспроизводится на бланке, заверяется подписью начальникасоответствующего отдела и печатью. Архивные копии выдаются в соответствии с Положением об архивномотделе. 9. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий 9.1. Печатание служебных документов за подписью главыадминистрации города, его заместителей выполняется в соответствующихструктурных подразделениях. Выдачу бланков постановлений, распоряжений, писем и их учетосуществляет отдел делопроизводства. 9.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов смагнитных носителей осуществляется в соответствующих структурныхподразделениях. 9.3. Все документы для печатания должны быть тщательноотредактированы, исполнитель обязан проверить рукопись документа.Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написаниефамилий, специальных терминов, иностранных слов, географическихназваний, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или краснымичернилами, к печатанию не принимаются. 9.4. Письма за подписью руководителей структурных подразделенийадминистрации города, которым предоставлено право самостоятельно вестипереписку, печатаются на бланках структурных подразделений. 9.5. Служебные документы, подлежащие размножению на множительныхаппаратах, должны быть тщательно подготовлены, оригиналы печатаются набелой бумаге. 9.6. Копировально-множительные работы (размножение служебныхдокументов) в аппарате администрации города выполняеткопировально-множительное бюро. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А4)размножаются в типографии. 9.7. Размножение документов производится по заявке, подписаннойруководителем структурного подразделения (приложение N 13). Заявкивыполняются в порядке очередности их поступления. В отдельных случаяхпри необходимости срочного размножения документов очередностьопределяется заместителем руководителя аппарата администрации города,начальником управления по организации работы с документами. Учеткопируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиковкопировальных машин. Размножение постановлений и распоряжений главы администрациигорода производится в соответствии с реестром на рассылку. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономноерасходование бумаги и расходных материалов. 9.8. Размножение бланков не допускается. 9.9. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрациигорода и его заместителями, осуществляется отделом автоматизированныхсистем управления и связи. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся какнепосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после ихзавершения по согласованию организаторов с начальником отделаорганизационной работы. 9.10. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается всоответствии с требованиями настоящей Инструкции по выполнениюмашинописных работ. На лицевой стороне последнего листа каждого экземплярастенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилияработника, ответственного за расшифровку диктофонной записи,проставляется дата. 10. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 10.1. Организационно-техническое и документационное обеспечениезаседаний и совещаний, проводимых главой администрации города, егозаместителями осуществляется отделом организационной работы. 10.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним иоформление протоколов осуществляют соответствующие структурныеподразделения. 10.3. В протоколе указываются дата, время и место проведениязаседаний и совещаний, состав участников, обсуждаемые вопросы,инициалы, фамилия и должность председательствующего. 10.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываютсявыступающие, содержание принятого решения, ответственные заисполнение, срок исполнения. 10.5. Общие требования к оформлению протокола совещания(заседания). 10.5.1. В заголовок текста протокола следует включатьнаименование совещательного органа, которым проводится совещание 10.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной. 10.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом"Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали","Повестка дня", а в тексте протокола заседаний коллегии администрациимогут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и"Приглашенные". В разделе протокола "Председатель" указываются должность,инициалы и фамилия председателя совещания. В разделе протокола совещания "Присутствовали" при количествеучастников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количествоприсутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист)участников совещания. При количестве участников до 15 человек впротоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилиивсех участников совещания в последовательности, соответствующейзанимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня. В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащиерассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядкеих важности или сложности и установленного времени рассмотрения.Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или сиспользованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?,например: "Об итогах...", "О деятельности...". 10.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы,нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повесткидня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ; 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола -краткой или полной. Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведениястенограммы совещания (заседания). В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ"указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ"фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. Приэтом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в которомделают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" можетотсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ"излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня, в томчисле вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и"ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы ифамилии спрашивающего и отвечающего). В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании(заседании) решений с указанием конкретных исполнителей и сроковисполнения. 10.6. Протоколы заседаний и совещаний при необходимоститиражируются и рассылаются исполнителем для организации работы повыполнению решения. 10.7. При необходимости делаются выписки из протоколов совещанийи заседаний. В правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА".Выписка заверяется секретарем совещания. 11. Регистрация и отправка документов 11.1. Корреспонденция, отправляемая из администрации, подлежитрегистрации. Номером ответного документа является индекс структурногоподразделения администрации, номер дела по номенклатуре и входящийномер документа. В регистрационной карточке делается соответствующаяотметка. Исходящим номером ответа на обращение граждан или направленияего в другие организации является регистрационный номер жалобы,индекс структурного подразделения и первая буква фамилии заявителя. 11.2. Вторые экземпляры (копии документов) адресованныхПрезиденту Российской Федерации, Председателю Правительства РоссийскойФедерации, Председателю Совета Федерации и ПредседателюГосударственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации,губернатору области должны быть завизированы должностным лицом не нижезаместителя главы администрации города или лицом, его замещающим, вдругие адреса - исполнителем. 11.3. Исходящие инициативные письма и письма, адресованные ввышестоящие органы, регистрируются в секторе служебной корреспонденциина ПЭВМ и заполняются карточки. Исходящие номера этих документовсостоят из индекса структурного подразделения и порядковогорегистрационного номера. 11.4. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверитьналичие всех страниц документа и правильность их расположения,оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки наномер и дату запроса (если дается ответ на запрос), сделатьсоответствующие отметки в карточке после этого передать отправление всектор служебной корреспонденции. При отправлении документа,подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставитсяштамп "подлежит возврату". 11.5. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее получения,кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки.Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. При получении документов для отправки работники сектора служебнойкорреспонденции проверяют наличие подписей, исходящих номеров, атакже приложений, о которых указано в основном или сопроводительномдокументе. 11.6. Исходящая корреспонденция для отправки почтой должна бытьисполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номераотправляемого документа, составлен реестр по форме, утвержденнойорганами связи. 11.7. Доставка корреспонденции в здании администрацииосуществляется работниками сектора служебной корреспонденции, которыевручают документы под роспись в реестре. В исключительных случаях допускается вызов в администрациюработников подведомственных организаций для вручения срочнойкорреспонденции. 12. Основные положения работы с письмами граждан 12.1. Письменные заявления, жалобы и предложения граждан (далееписьменные обращения), поступившие в администрацию города,регистрируются в отделе по организации личного приема и работы собращениями граждан (далее отдел) в автоматизированном режиме ПЭВМ поспециальной программе. Реквизиты регистрации вносятся в учетную карточку: фамилия, имя,отчество заявителя, дата поступления, подробный адрес заявителя,регистрационный номер обращения, состоящий из индекса структурныхподразделений администрации города и порядкового номера, краткоесодержание вопроса, фамилия руководителя администрации города всоответствии с распределением обязанностей между руководителямиадминистрации города, кому направляется обращение для рассмотрения. 12.2. Все обращения граждан подлежат обязательной регистрации вдень их поступления и проверяются на: - определение правильности адресования. Письменные обращения,содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию органаместного самоуправления или должностного лица, направляются в течение7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующемудолжностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленныхв обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившегообращение, о переадресации обращения, за исключением обращений неподдающихся прочтению; - наличие указанных приложений, документов и других материалов. 12.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются наповторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее отодного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времениподачи первого обращения истек установленный срок его рассмотрения,или заявитель не согласен с ответом на его обращение. Повторное обращение, а также обращение одного и того жегражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу,направленное им в различные адреса, а затем поступившие в отдел,учитывается под регистрационным номером первого обращения. 12.4. Конверты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируютсяпо данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатамлично в течение суток с момента регистрации. 12.5. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5лет. По истечении пяти лет документы по обращениям граждан подлежатуничтожению в установленном порядке. 12.6. Зарегистрированные обращения, в зависимости от ихсодержания, направляются главе администрации города, его заместителямсогласно распределению обязанностей и другим должностным лицам. Копиипоручений с письмами граждан и материалами по результатам исполненияпоручений и с копиями ответов заявителям возвращаются в обработанномсостоянии в отдел для учета и хранения. 12.7. Если поручение по обращению дано нескольким руководителям,то работу по его рассмотрению координирует руководитель, указанный врезолюции первым. 12.8. Передача обращений от одного руководителя органа местногосамоуправления другому или в другое структурное подразделениеосуществляется по их согласованию с отметкой о движении документов вреестре поступающих обращений и только через отдел. 12.9. Ежедневно специалисты отдела готовят реестр назарегистрированные обращения граждан и направляют их в структурныеподразделения администрации города. Работники структурныхподразделений администрации города, ответственные за делопроизводство,получают зарегистрированные обращения граждан под роспись. 12.10. Письменные обращения граждан, поступившие с поручениемруководителей органов государственной власти, регистрируются в отделеи контролируются в приемных заместителей главы администрации города. 12.11. Письменные обращения рассматриваются в структурныхподразделениях администрации города в сроки установленные всопроводительном письме или резолюции. При необходимости допустимопродление сроков в соответствии с ч. 2 ст. 12 Федерального закона "Опорядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" суведомлением заявителя и отдела. 12.12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответзаявителю в письменной форме и, если требуется, организации, изкоторой поступило заявление. Ответ на обращение должен быть полным,обоснованным, содержать, при необходимости, ссылки на нормативныеправовые акты, разъяснять дальнейший порядок действий гражданина. Приэтом в ответах на обращения должны употребляться только официальнопринятые сокращения, обозначения и термины. Ответ на обращениеподписывается руководителем органа местного самоуправления,должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. Представляемые наподпись ответы на обращения граждан должны быть завизированыисполнителем, ответственным за их подготовку, с указанием его фамилии,имени, отчества, номера служебного телефона и даты. 12.13. Ответы заявителям оформляются и печатаются на бланкахформата А4, А5, шрифтом Times New Roman, размер N 14 через одининтервал. При направлении ответа заявителю реквизиты адресата должнывключать полный почтовый адрес и быть оформлены в следующейпоследовательности: - имя, отчество, фамилия заявителя (в дательном падеже); - индекс; - полный адрес (название населенного пункта, улица, номер дома, номер квартиры). 12.14. Обращения граждан снимаются с контроля, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы, заявителю дан ответ в письменной илиустной форме, при необходимости результаты рассмотрения сообщенызаинтересованным организациям или должностным лицам, а также, еслидокументально подтверждено их исполнение. 12.15. Обращения граждан после их рассмотрения должны бытьвозвращены со всеми относящимися к ним материалами в отдел дляцентрализованного формирования дел. Формирование и хранение дел уисполнителя запрещается. 12.16. Прием граждан главой администрации города, егозаместителями, а также другими должностными лицами проводится вустановленные и доведенные до сведения граждан дни и часы согласнографику, утверждаемому главой администрации города. На личном приемегражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. 12.17. Контроль за исполнением поручений по результатам приемаграждан осуществляется в отделе. 12.18. В целях обеспечения своевременного рассмотрения обращенийграждан и устранения недостатков отдел проводит анализ работы собращениями граждан и ежемесячно представляет отчет руководящимработникам администрации города. 13. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков 13.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаныобеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела, с моментазаведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения,должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленныхзакрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешкаминаружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. Накорешке каждого дела указывается его индекс в соответствии сноменклатурой. Перечень индексов прикрепляется на внутренней дверцешкафа. Последовательность расположения дел на полке должнасоответствовать последовательности заголовков по номенклатуре. 13.2. Администрацией города используются следующие печати: - круглая печать с изображением герба города Саратова ставится наподпись главы администрации и его заместителей в договорах,свидетельствах, актах, при оформлении финансовых документов наполучение денежных средств; - малая круглая печать с изображением герба города Саратоваставится на удостоверения работников администрации, назначенных главойадминистрации города; - круглая печать "Отдел муниципальной службы и кадров" ставитсяна документы по личному составу; - круглая печать "Управление по организации работы с документами"ставится на копиях постановлений, распоряжений главы администрациигорода; - круглая печать "Для документов N I" ставится на подписьруководителя структурного подразделения, подпись которого необходимоудостоверить печатью; - круглая печать "Для документов N 2" ставится на пакетах иреестрах при получении и отправлении корреспонденции черезфельдъегерскую и спецсвязь, при оформлении телеграмм; 13.3. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должностилица, подписавшего документ. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся. 13.4. Изготовление печатей производится по указанию заместителяглавы администрации города, руководителя аппарата с обязательнымсогласованием с комитетом правового обеспечения администрации города.Заявки на их изготовление направляются в административно-хозяйственныйотдел для размещения и исполнения заказов. 13.5. Ответственность за хранение, правильное использованиепечатей, штампов и бланков документов администрации городавозлагается: - круглых печатей: с гербом города Саратова, "Управление поорганизации работы с документами", "Для документов N 1", - назаместителя руководителя аппарата, начальника управления поорганизации работы с документами администрации города; - малой круглой печати с гербом города Саратова, круглой печати"Отдел муниципальной службы и кадров" - на начальника отделамуниципальной службы и кадров администрации города; - круглой печати "Для документов N 2" - на заведующего секторомслужебной корреспонденции управления по организации работы сдокументами администрации города; - круглых печатей структурных подразделений администрации городасоответственно на их руководителей; - бланков писем, постановлений, распоряжений - на начальникаотдела делопроизводства. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах илиметаллических шкафах. 13.6. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится визвестность заместитель главы администрации города, руководительаппарата администрации. 13.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампысдаются заместителю руководителя аппарата администрации, руководителюначальнику управления по организации работы с документамиадминистрации города. 13.8. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией,подлежащей учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видамбланков в учетно-регистрационных журналах гербовых бланков. На гербовых бланках типографским способом проставляютсяпорядковые номера, а в необходимых случаях - серии этих номеров. Гербовые бланки изготавливаются в полиграфических иштемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующийвид деятельности и сертификаты о наличии технических итехнологических возможностей для изготовления указанного видапродукции на должном качественном уровне. Заказ исполняетсяадминистративно-хозяйственным отделом аппарата администрации города вустановленном порядке. 14. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов 14.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовковдел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях,с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и индексации дел, определения срокових хранения. Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько онаспособствует единой системе формирования дел, обеспечения их учета,быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлениидокументов в дела. Номенклатура дел в администрации города и ее структурныхподразделениях составляется по структурному признаку. 14.2. Исполненные и оформленные надлежащим образом документыформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (Приложение N14). 14.3. Номенклатура дел ежегодно разрабатывается начальникомархивного отдела и ответственными за делопроизводство структурныхподразделений администрации города. Не позднее 1 декабрясоответствующие разделы сводной номенклатуры утверждаютсяруководителями структурных подразделений. 14.4. Номенклатура дел включает в себя все виды документов,образующихся в процессе деятельности администрации города и ееструктурных подразделений. Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится повопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием ихразновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько резервныхномеров для внесения вновь образовавшихся дел. 14.5. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел,содержащих постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органоввласти и органов местного самоуправления, располагаются передзаголовками дел с организационно-распорядительной документациейструктурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел,содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и покорреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавитугеографических названий или корреспондентов. 14.6. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет(переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем женомером. 14.7. Номенклатура дел предусматривает формирование документовпостоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 14.8. На основании номенклатуры дел структурных подразделенийадминистрации города, не имеющих статуса юридического лица,составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются вседокументы, образующиеся в процессе деятельности администрации города. 14.9. Сводная номенклатура дел на следующий год утверждаетсязаместителем главы администрации города, руководителем аппарата непозднее 15 декабря. Архивным отделом администрации города в структурные подразделениянаправляются выписки из соответствующих разделов утвержденной своднойноменклатуры дел. В течение года при соответствующих согласованиях с заместителемГлавы администрации города, руководителем аппарата администрации вутвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. 14.10. Структурные подразделения администрации города, имеющиестатус юридического лица, при помощи архивного отдела разрабатываютсобственную номенклатуру дел по аналогии со сводной номенклатурой деладминистрации города, учитывая специфику структурного подразделения. 14.11. Номенклатура дел на следующий год в структурныхподразделениях администрации города, имеющих статус юридического лица,согласованная с начальником архивного отдела, утверждаетсяруководителем структурного подразделения не позднее 15 декабрятекущего года. 14.12. При оформлении дел необходимо: - раздельно группировать дела постоянного и временного сроковхранения; - проверять соответствие документов заголовку дела пономенклатуре, группировать в деле документы одного года; - проверять правильность оформления документов, т.е. наличиенеобходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписейдолжностных лиц, заверяющих копии; - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изыматьлишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; - документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность,т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложенияприсоединять к документам, к которым они относятся (приложениябольшого объема выделять в отдельные тома). 14.13. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу,формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого делаоформляется заверительная надпись. 14.14. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать вдела запрещается. 14.15. Для структурных подразделений администрации городапредельные сроки временного хранения архивных документов - пять лет.Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года,следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005году, начинается с 1 января 2006 года. 14.16. Во всех структурных подразделениях со статусомюридического лица должна быть создана приказом или распоряжениемруководителя структурного подразделения постоянно действующаяэкспертная комиссия. Экспертная комиссия создается для организации иподготовки документов к передаче в архив, либо уничтожению, а также вслучае необходимости продления сроков временного хранения документов. 14.17. Документы пятилетнего и менее сроков хранения в архив несдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях администрациигорода по акту, согласованному с экспертной комиссией и утвержденномуруководителем структурного подразделения (Приложение N 15) 14.18. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку(утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, вкоторой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и весбумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролемработника ответственного за делопроизводство. 14.19. Документы со сроком хранения более пяти лет передаются нахранение в архивный отдел администрации города на основании акта. Актсоставляется в двух экземплярах. Один экземпляр, заверенный печатью иподписью начальника архивного отдела, возвращается в структурноеподразделение. (приложение N 16) Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаютсяисполнителю для дооформления. 14.20. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве,предоставляются работникам администрации города для работы в помещенииархива или под расписку во временное пользование (не более одногодня) вне архива. Подлинники постановлений и распоряжений для работы внеархивохранилища не выдаются. Приложение N 1 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ 1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодическиеиздания. 2. Рекламные извещения, проспекты с научно-техническойинформацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дняконференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационныематериалы, присланные для сведения. 3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты. 4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения. 5. Статистические сборники, документы и формы статистическойотчетности. 6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики,учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерскиедокументы. 7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратногоадреса. 8. Переписка внутри администрации города. Приложение N 2 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма электронной регистрационной карточки------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Вх. N ______ от _________ Вид корреспонденции _______ Ответ N ____ от _________Исх. N ____ от _________ ХарактерПоступило-------------------------Корреспондент----------------------------Имя ____________________________________Адрес ___________________________________ ___________________________________Организация _____________________________-----Краткое содержание----------------------------Исполнение----- Код: __________________ Адресовано: ___________ Кол. листов: __________ Кол. экз.: ____________Предыдущее Исполнители: __________обращение: Дата ___________ __________ Номер __________ Переотметки: __________ __________ Приложение N 3 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма регистрационного штампа ------------------------------------------ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Администрация г. Саратова ¦ ¦ ¦ ¦ Дата: ________ Время: _________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------ Приложение N 4 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова------------------------------------------------------------------¦ Регистрационная карточка ¦¦ ¦+----------------------------------------------------------------+¦Корреспондент ¦¦Ф.И.О. ¦¦Адрес ¦¦Организация ¦¦ ¦+----------------------------------------------------------------+¦Дата исх. N документа ¦ Входящий N и дата ¦¦ ¦ регистрации документа ¦¦ ¦¦ ¦+----------------------------------------------------------------+¦Краткое содержание: ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦+----------------------------------------------------------------+¦Резолюция: ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦Планируемая ¦¦Автор: Дата резолюции: Дата исполнения: ¦+----------------------------------------------------------------+¦Ознакомлены: ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦+----------------------------------------------------------------+¦Отметка об исполнении: ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦Дата: Дело N ¦------------------------------------------------------------------ Приложение N 5 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма учета входящей корреспонденции +-----------+---------------+--------------------+--------------+------------+------------+¦ Вх. N ¦ Корреспондент ¦ Краткое содержание ¦Резолюция или ¦ Отметка об ¦N дела, где ¦¦/индекс/ и ¦ дата и N ¦ ¦кому направлен¦ исполнении ¦ находится ¦¦ дата ¦ /индекс/ ¦ ¦ документ ¦ ¦документ ил覦 документа ¦ поступившего ¦ ¦ ¦ ¦ копия ¦¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦+-----------+---------------+--------------------+--------------+------------+------------+ Приложение N 6 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Лист-заместитель документа в деле +----------+--------------------+---------------+-------------------+¦ N, дата ¦ Дата выдачи и кем ¦ Дата возврата ¦ Ф.И.О., ¦¦документа ¦ выдан документ ¦ (до какого ¦ должность ¦¦ ¦ (подпись, ¦ числа выдан ¦ работника, ¦¦ ¦расшифровка подписи)¦ документ) ¦выдавшего документ ¦+----------+--------------------+---------------+-------------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------+--------------------+---------------+-------------------+ (Формат А5) Приложение N 7 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма регистрации приема и передачи служебной информации по факсимильной связи +----------+-----------------------------------------+------------+¦Дата/время¦ Адресат ¦Исполнитель ¦¦ +-------------+-------------+-------------+ ¦¦ ¦ город ¦телефон, факс¦ кому ¦ ¦+----------+-------------+-------------+-------------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+----------+-------------+-------------+-------------+------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------+-------------+-------------+-------------+------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------+-------------+-------------+-------------+------------+ Приложение N 8 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка 2. Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующиереквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;. 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КГШ); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение N 9 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДАТ, ЧИСЕЛ И УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ I. Написание дат и чисел 1. Способы датирования документов. Для подписания, утверждения и согласования документовиспользуются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написаниидат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовыхдокументов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября1996 года). Цифровой способ датирования используется при визировании,написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнениидокумента, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножениедокументов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскимицифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится).Допускается оформление даты в следующей последовательности: год,месяц, день месяца, например: 2001.05.15. 2. Оформление дат в текстах документов. Даты и календарные сроки в тексте проектов документоврекомендуется писать следующим образом: 3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году,бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквыпишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год,День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написаноцифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово.Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы всловосочетаниях типа: представители Российской Федерации навосемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутсяс наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные,обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередьстроительства. Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс;9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственнойслужбы 2-го и 3-го классов. Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращиваетсятолько у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референтыгосударственной службы 1, 2 и 3-го классов. Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами,написаны через тире, то падежное окончание наращивается только увторого, например: 8 - 10-е классы, 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковыечислительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав,страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое словопредшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений итаблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав,страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традициипринято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций,конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивныхсостязаний, например: XX век, XIX-ХХ века, XX столетие I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал X Международный астрономический съезд XII Олимпийские игры XXV Всемирная ассамблея здравоохранения. 3. Написание чисел. Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущиемашины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая(130-тысячный) формы чисел. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначениякрупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн.,млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей. Составные количественные числительные пишутся раздельно в полнойили сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысячшестьсот сорок один рубль (1945641 рубль). В тексте составные количественные числительные рекомендуетсяписать цифрами, а в начале абзаца - словами. Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения,число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12г, 580 кг. Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются имногозначные количественные числительные, в целях унификации следует иоднозначные количественные числительные писать цифрами, заисключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотекупоступило 5 компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватаеттрех машин, в архиве - двух. Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряженийрекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб.метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной егочастью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей неупотребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штукавтомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Нопишется: 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составечислительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный,3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычнорекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:...приувеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в1,5 раза... (но не "в полтора раза"). Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте,рекомендуется писать словами, например:... получено пачек двестибумаги...,... человек триста. В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом)справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,123-45-12 (или 45 12,..., 123 45 12). В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисомили разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ. Между частями двойного номера дома ставится косая черта,например: ул. Ильинка, д. 90/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер.,д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секундыставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовкахграф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов ит.п. также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда ониобозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаетсяприменять только в формулах; в тексте документов их необходимопередавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, атакже в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуетсяотрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другуюстроку или страницу. Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа,процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр. В этих целях между цифровыми и словесными выражениямипроставляется жесткий пробел. II. Написание часто употребляемых сокращений слов 1. Требования к употреблению сокращений слов и наименований. В постановлениях и распоряжениях губернатора (правительства)области следует избегать употребления сокращенных слов, наименованияупоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полномсоответствии с их официальным наименованием. В официальных документах не допускается употребление сокращения"РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа,его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документапри первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенноенаименование. 2. Написание буквенных аббревиатур. Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутсяпрописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся: прописными буквами, если образованы от имени собственного,например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); строчными буквами, если образованы от имени нарицательного,например: вуз (вуза). 3. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а ихнаписание - унифицировано. Например, сокращенно записываются: названия единиц измерения (при цифрах): метр - м тонна - т миллиметр - мм гектар - га килограмм - кг грамм - г секунда - с центнер - ц различные обозначения: область - обл. миллион - млн. район - р-н (при названии) миллиард - млрд. город - г. рубль - руб. поселок - пос. железнодорожный - ж.д. село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах) проспект - просп. площадь - пл. таблица - табл. улица - ул. проезд - пр. рисунок - рис. дом - д. другой (другие) - др. корпус - корп. смотри - см. подъезд - под. прочее - пр. этаж - эт. и тому подобное - и т.п. и так далее - и т.д. то есть - т.е. кабинет - каб. пункт - п. комната - к. годы - гг. (при цифрах) тысяча - тыс. лист - л. (при цифрах) Округление числовых значений величин до первого, второго,третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым.Например: 89,775; 16,323. В написании имен, географических названий, терминов, должностей,учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и формсокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы,необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающихстолетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами,например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должнаписаться так же. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии,переносить их на другую строку или страницу. Приложение N 10 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма учета исходящей корреспонденции ----------------------------------------------------------------------|Номер /индекс/|Кому направлен|Краткое содержание |Отметка об ||и дата |/адресат/ | |исполнении /N дела||документа | | |в которое подшита || | | |копия/ |---------------------------------------------------------------------- Приложение N 11 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Лист согласований проектов постановлений и распоряжений главы администрации городаПроект внесен:__________________________________________________________________ (Ф.И.О., должность)____________________________________________________________________________________________________________________________________Согласовано:+-----------------------------+------------+----------------------+¦ Должность, ¦ Дата ¦Подпись руководителя. ¦¦ фамилия, имя, отчество ¦согласования¦Возражения оформляются¦¦ руководителя ¦ документа ¦ отдельным документом ¦+-----------------------------+------------+----------------------+¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------+------------+----------------------+¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------+------------+----------------------+¦ ¦ ¦ ¦+-----------------------------+------------+----------------------+Исполнитель:Телефон Приложение N 12 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма реестра согласования первичного проекта постановления (распоряжения) Проект внесен (наименование подразделения) Наименование: (указать вид документа и заголовок) Дата подготовки первичного проекта документа+----------------------------+---------------+----------+---------+¦Наименование подразделения и¦ Дата подачи ¦ Подпись ¦ Дата ¦¦ Ф.И.О. должностного лица ¦на согласование¦принявшего¦возврата ¦¦ для согласования ¦ ¦ документ ¦документদ ¦ ¦ ¦и подпись¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----------------------------+---------------+----------+---------- Приложение N 13 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Заявка на копировально-множительные работы -----+-------------+------------+---------+--------------+-------------+¦Дата¦ Структурное ¦Наименование¦ Кол-во ¦ Цель ¦ Подпись ¦¦ ¦подразделение¦ материалов ¦стр./экз.¦ копирования ¦руководителя ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (кому ¦структурного ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦предназначено)¦подразделения¦+----+-------------+------------+---------+--------------+-------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+----+-------------+------------+---------+--------------+-------------+ Приложение N 14 к Инструкции по работе с документами в администрации г. СаратоваНоменклатура дел Утверждаю__________________________ __________________________/наименование структурного /наименование должности/подразделения/ __________________________ /личная подпись/расшифровка______ N ____________ __________________________ на 200 __ г. /дата/+------+--------------+---------------+--------------+------------+¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество дел ¦Срок хранения ¦ Примечание ¦¦ дела ¦(тома, частей)¦(томов, частей)¦ дела ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦(тома, части) ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ и NN статей ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦по перечню <*>¦ ¦+------+--------------+---------------+--------------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+------+--------------+---------------+--------------+------------+ -------------------------------- <*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденныйФедеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.) Приложение N 15 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова _____________________________________ /название структурного подразделения/ АКТ УТВЕРЖДАЮ___________ N__________ ____________________________________о выделении к уничтожению /должность руководителя структурногодокументов, не подлежащих подразделения/хранению ____________________________________ /подпись/ /расшифровка подписи/ ____________________________________ /дата/ К уничтожению отобраны документы:+---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+¦ N ¦ Названия ¦Дата <*>¦ Срок ¦Основание¦ Кол-во ¦ Примечание ¦¦п/п¦ групп ¦ ¦хранения¦ <**> ¦ ед. ¦ ¦¦ ¦документов¦ ¦ ¦ ¦хранения¦ ¦+---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦+---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+ -------------------------------- <*> Дата - дата окончания дел делопроизводством. <**> Основание - ссылки на нормативно-методические документыдля проведения экспертизыИтого: _________________ ед. хр. за _______________________ год(ы)Наименованиедолжности Подпись Расшифровка подписиДокументы сданы __________________________________________________ (название структурного подразделения)На переработку по приемо-сдаточной накладной _________ N _________ (дата)Наименованиедолжности Подпись Расшифровка подписиУТВЕРЖДЕНОПротокол ЭК (название структурного подразделения)от ___________ N ________ Приложение N 16 к Инструкции по работе с документами в администрации г. СаратоваУТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮНаименование должности Начальник архивного отделаруководителя структурного администрации городаподразделения_______________________________ _______________________________/подпись/ /расшифровка подписи/ /подпись/ /расшифровка подписи/_______________________________ _______________________________ /дата печать (если есть)/ /дата печать/АКТ_____________ N _______приема-передачи документов на постоянное хранениев архивный отдел администрации города В связи с ____________________________________________________ (истечением срока хранения документов в структурном_______________________________________________________ изменениемподразделении, структуры и т.д.)__________________________________________________________________(наименование структурного подразделения)передает, а архивный отдел администрации города принимает нахранение документы за ______________________ (годы)+---+----------------+------------+--------+---------+------------+¦ N ¦ Вид документа ¦ Кол-во ¦ Кол-во ¦ Срок ¦ Примечание ¦¦п/п¦ ¦ документов ¦ед. хр. ¦хранения ¦ ¦+---+----------------+------------+--------+---------+------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦+---+----------------+------------+--------+---------+------------+ Итого принято ________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) В архивном отделе фонд N __________Передачу произвели: Прием произвели:Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,производивших передачу производивших приемПодпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписиДата Дата