Постановление Губернатора Саратовской области от 26.10.2016 № 386
О внесении изменений в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 октября 2016 года N 386
г.Саратов
О внесении изменений в постановление
Губернатора Саратовской области
от 1 июня 2006 года N 88
На основании Устава (Основного Закона)Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Внести в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня2006 года N 88 "Обутверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной властиСаратовской области" следующие изменения:
в приложении:
раздел "Основныетермины, употребляемые в делопроизводстве" изложить в следующей редакции:
"Основные термины,употребляемые в делопроизводстве
и архивном деле
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающаясоздание официальных документов иорганизацию работы с ними в органах исполнительной власти области;
служба делопроизводства – структурное подразделение органаисполнительной власти области, на которое возложены функции по ведениюделопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства вдругих структурных подразделениях органа исполнительной власти области;
документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность,целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
документирование – фиксация информациина материальных носителях вустановленном порядке;
документ – зафиксированная на носителе информация среквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ – документ,созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическимлицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документообороторгана исполнительной власти области;
документооборот – движение документов с момента их созданияили получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов,поступивших в орган исполнительной властиобласти и созданных им за определенный период;
документальный фонд – совокупность документов, образующихся вдеятельности органа исполнительной власти области;
вид документа – классификационное понятие,обозначающее принадлежность документа копределенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
обращение гражданина – направленные в государственный орган, органместного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение,заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина вгосударственный орган, орган местного самоуправления;
бланк документа – лист бумаги или электронныйшаблон с реквизитами, идентифицирующимиавтора официального документа;
автор документа – организация, должностное лицо или гражданин,создавшие документ;
оформление документа – проставление на документе необходимыхреквизитов;
реквизит документа – элементдокумента, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
согласование документа, визирование – оценка проекта официальногодокумента заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;
лист согласования (визирования) документа – часть официальногодокумента с отметками (визами) о согласовании;
гриф согласования – реквизит, выражающий согласие организации, неявляющейся автором документа, с его содержанием;
виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лицас содержанием документа;
подписание (документа) – заверение документа собственноручной подписьюдолжностного или физического лица по установленной форме;
подпись – реквизит, содержащий собственноручнуюроспись должностного или физическоголица;
регистрация документа – присвоение документу регистрационногономера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
регистрационный номер документа, регистрационныйиндекс документа – цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
регистрационно-учетная форма – документ (карточка, журнал),в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе вцелях учета, поиска и контроля;
утверждение документа – способ придания документуправового статуса;
гриф утверждения – реквизит официальногодокумента, свидетельствующий о правовомстатусе документа;
гриф ограничения доступа к документу – реквизит,свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;
дата документа – реквизит, обозначающий времяподписания (утверждения) документа илизафиксированного в нем события;
место составления (издания) документа – реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегосяместонахождением организации – автора документа;
резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица поисполнению документа;
текст документа – основная содержательная часть документа;
адресат – реквизит,содержащий информацию о получателе документа;
отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения одополнительно прилагаемом документе (документах);
отметка о поступлении документа – реквизит, подтверждающий фактполучения документа организацией;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит,определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;
отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копииправового статуса;
печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписидолжностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;
контроль исполнения документов – совокупностьдействий, обеспечивающих своевременноеисполнение документов;
типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа,установленный нормативным правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа,установленный организационно-распорядительным документом организации илирезолюцией;
подлинник документа – первый илиединственный экземпляр документа;
подлинный документ – документ, сведения об авторе, времении месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные инымпутем, подтверждают достоверность его происхождения;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинникадокумента;
копия документа – экземпляр документа,полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
заверенная копия документа – копия документа, накоторой в соответствии с установленнымпорядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
выписка из документа – копия части документа,заверенная в установленном порядке;
официальное опубликование документа – первая публикация полного текста законодательного и иного нормативногоправового акта в официальном издании или его первое размещение наофициальном интернет-портале;
дело – совокупность документов илиотдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти области,помещенное в отдельную обложку;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовковдел с указанием сроков их хранения;
формирование дела – группировка исполненных документов вдело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
оформление дела – подготовка дела к передаче на архивноехранение;
заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе исодержании документов дела;
внутренняя опись – документ,включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
лист-заверитель дела – документ,содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формированиядела;
индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначениедела в соответствии с номенклатурой дел организации;
опись дел структурного подразделения –учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче наархивное хранение;
электронный документооборот – документооборот с применениеминформационной системы;
информационная система – совокупностьсодержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и техническихсредств;
система электронного документооборота (СЭД) –автоматизированная информационная система,обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение, доступ кним, а также регистрацию документов;
включение документа в систему электронного документооборота – осуществление действий, обеспечивающих размещениесведений о документе и/или документа в системе электронногодокументооборота;
электронный документ –документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятиячеловеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также дляпередачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки винформационных системах;
электронная копия документа – копия документа, созданная вэлектронной форме;
электронная подпись – информация в электронной форме, котораяприсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)или иным способом связана с такой информацией и которая используется дляопределения лица, подписывающего информацию;
электронное дело – электронныйдокумент или совокупность электронных документов и метаданных к ним (данных,описывающих контекст, содержание, структуру документов,обеспечивающих управление документами в информационной системе), сформированные в соответствии сноменклатурой дел;
архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения,комплектования, учета и использования архивных документов;
архивный документ – документ, сохраняемый илиподлежащий сохранению в силу егозначимости для граждан, общества, государства;
архив – организация или структурноеподразделение органа исполнительной власти области, осуществляющее комплектование, учет, хранение ииспользование архивных документов;
архивохранилище – специальнооборудованное помещение для хранения архивных документов;
архивный фонд – совокупность архивных документов,исторически и/или логически связанных между собой;
документ Архивного фонда РоссийскойФедерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов,поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
экспертиза ценности документов – изучение документов наосновании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;
критерии экспертизы ценности документов – признаки,определяющие значимость происхождения,содержания и внешних особенностей документов;
срок хранения документов – периодвремени, в течение которого должно обеспечиваться хранениедокумента в составе документального или архивного фонда;
постоянное хранение документов – вечное хранениедокументов без права их уничтожения;
временное хранение документов – хранениедокументов до их уничтожения в течениесроков, установленных нормативными правовыми актами;
оперативноехранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив (илиархивохранилище) органа исполнительной власти области или уничтожения;
перечень документов со сроками хранения –систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков иххранения;
документ постоянного срока хранения –документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение;
документ временного срока хранения – документ ограниченногосрока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
хранение документов – организация рационального размещенияи обеспечение сохранности документов;
обеспечениесохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимови надлежащей организации хранения архивных документов;
единица хранения архивных документов –учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупностьдокументов, имеющая самостоятельное значение;
архивный шифр – обозначение, наносимое на единицу храненияархивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенногоназвания архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номераописи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;
опись дел, документов – справочный и учетный документ,содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивногофонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
выделение документов к уничтожению – выявление в процессеэкспертизы научной и практической ценности документов с истекшими срокамихранения и отбор их для уничтожения;
уничтожение документов – исключениедокументов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением(утилизацией) в установленном порядке.
Иные понятия и термины, используемые вделопроизводстве и архивном деле, соответствуют понятиям и терминам, определенным в законодательствеРоссийской Федерации. ";
в части третьей пункта 5.6 слова "постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221" заменить словами "приказомМинистерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014года N 234";
часть четвертую пункта 5.11 изложить в следующей редакции:
"В целях учета документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти области используютсяобязательные сведения о документах:
адресант (автор);
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата,регистрационный номер, тип связи);
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
индекс дела по номенклатуре дел;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
отметка о приложении (количество приложений, общее количество листовприложений);
указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, датаисполнения);
отметка о контроле;
гриф ограничения доступа;
сведения об электронной подписи;
проверка электронной подписи;
подразделение – ответственный исполнитель документа;
файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).";
в разделе VI "Общие требования ксоставлению и оформлению документов":
в части шестой пункта 6.3.23слова "(кроме регистрации проектов в управлении делопроизводства иконтроля)" исключить;
в части первой пункта 6.4.4слова " и управлением информационныхтехнологий управления делами Правительства области" исключить;
в разделе VII "Подготовка проектовзаконов области, постановлений областной Думы, постановлений и распоряженийГубернатора области и Правительства области":
абзацшестой части второй пункта 7.7 изложить в следующей редакции:
"в необходимых случаяхуказание на опубликование в официальных изданиях органов государственной властиобласти;";
в пункте 7.21:
абзац первый части четвертойизложить в следующей редакции:
"Проекты правовых актовГубернатора области об установлении и отмене на территории области ограничений(карантина) в случае появления угрозы возникновения и распространения особоопасных заболеваний животных, а также правовых актов Правительства области омероприятиях, связанных с ними, согласовываются внижеприведенной последовательности:":
в пункте 7.22:
в абзаце четвертом слова "покадровым вопросам" заменить словами "по вопросам кадровой политики игосударственной службы, в том числе по вопросам награждения";
вабзаце шестом слова "и инвестиционной политики", "вопросаминвестиций икапиталовложений" исключить;
в абзаце восьмом слова "области– председателем комитета по информатизации" заменить словами "экономическогоразвития";
дополнить абзацем следующегосодержания:
"министромобласти – председателем комитета инвестиционной политики и имущественныхотношений области– проекты распоряжений Правительства областио реорганизации (ликвидации) областных государственных учреждений иобластных государственных унитарных предприятий.";
в пункте 7.28 слова "иинвестиционной политики" исключить;
в пункте 7.36:
часть вторую дополнитьпредложениями следующего содержания:
"Для рассылки в органыгосударственной власти и другие организации изготавливаютсяуменьшенные копии (формат А5) правовых актов Губернатора области иПравительства области, удостоверенные печатью управления делопроизводства и контроля, проставляемой вреквизите "Подпись". При этом отметка о заверении копии неоформляется.";
в частитретьей слова ", откуда автоматически рассылаются заинтересованным органам исполнительнойвласти области" заменить словами "(далее – система электронногодокументооборота Правительства области)";
в пункте 7.37:
часть первую изложить вследующей редакции:
"7.37. Все подписанные постановления и распоряжениятиражируются отделом нормативных и распорядительных актов и архива всоответствии с реестром рассылки, который составляется ответственнымисполнителем при подготовке проекта этого правового акта. Допускаетсякорректировка реестра рассылки работниками отдела нормативных ираспорядительных актов и архива.";
дополнить частями второй-четвертой следующегосодержания:
"В органы исполнительной власти области и муниципальные районы области копииправовых актов Губернатора области и Правительства области управлениемделопроизводства и контроля рассылаются сиспользованием системы электронного документооборота Правительства области.
В органы государственнойвласти области и другие организации области,не подключенные к системе электронного документооборота Правительства области,оформленные в установленном порядкекопии правовых актов Губернатора области и Правительства областирассылаются управлением делопроизводства и контроля на бумажном носителе.
При необходимости документы могут быть направленыэлектронной почтой.";
часть вторую считать частьюпятой;
часть пятую изложить вследующей редакции:
"Обеспечение представления всоответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 февраля2014 года N 71 "Об утверждении Правил направления органами государственнойвласти и органами местного самоуправлениядокументов, необходимых для внесения сведений в государственный кадастрнедвижимости, в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный вобласти государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок сним, кадастрового учета и ведениягосударственного кадастра недвижимости, а также требований к формату таких документов в электронной форме"в орган кадастрового учета копий правовых актов Губернатора области иПравительства области осуществляется комитетом инвестиционной политики иимущественных отношений области.";
в разделе VII . I "Подготовкапроектов писем Губернатора области и Правительства области":
пункт 7.1.3 изложить в следующей редакции:
"7.1.3. Подготовленный проект письма визируетсяруководителем органа исполнительнойвласти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области,подготовившего проект, и курирующим заместителем Председателя Правительстваобласти.
Дополнительнопроект письма визируется:
вице-губернаторомобласти – при направлении письма в прокуратуру области;
заместителемруководителя аппарата Губернатора области – начальником правового управления области – при направленииписьма Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства РоссийскойФедерации и в прокуратуру области;
министром финансовобласти – по бюджетно-финансовым вопросам;
председателемконтрольно-аналитического комитета области – при направлении отчетов обисполнении соглашений с федеральными органами государственной власти попредоставлению межбюджетных трансфертов. Срок рассмотрения отчетов – 2 рабочихдня.
Визыоформляются в соответствии с частями первой и третьей пункта 6.3.24.";
в разделе XI "Документальный фонд органа исполнительной власти области":
часть вторую пункта 11.3 дополнить словами "(включая электронныедокументы)";
в разделе XV "Обеспечение сохранностипечатей и штампов":
пункт 15.1 изложить в следующей редакции:
"15.1. Все печати, штампы и факсимиле, используемые ваппарате Губернатора области, регистрируютсяв управлении делопроизводства и контроля и выдаются под роспись вспециальном журнале.
Печати, штампы и факсимиле, используемые в органахисполнительной власти области,учитываются в соответствующих журналах учета печатей и штампов органов исполнительной власти области и также выдаются подроспись.
При смене должностного лица, ответственного заиспользование и хранение печати, делаются соответствующие записи и отметкив журнале учета печатей и штампов.";
раздел XVI "Особенности работыс электронными документами в органах исполнительной власти области" изложить в следующейредакции:
" XVI. Особенности работы с электронными документами
в органахисполнительной власти области
16.1. Электронные документы создаются,обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Правительстваобласти.
16.2. Электронный документ должен бытьоформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключениемреквизита "Государственный герб Российской Федерации", "ГербСаратовской области".
16.3. В органах исполнительной властиобласти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронныекопии документов.
16.4. Состав электронных документов, создаваемых в органахисполнительной власти области при организации взаимодействия с другими органамиисполнительной власти области, определяется в соответствии с постановлением Губернатора Саратовской областиот 12 сентября 2013 года N 353 "О документах, создаваемых иподписываемых в электронной форме в системеэлектронного документооборота" и методическими рекомендациями поосуществлению работ по переходу органов исполнительной власти области на электронный документооборот,разработанными уполномоченным органом исполнительной власти области всфере архивного дела (далее – Методические рекомендации).
16.5. Состав электронных документов,создаваемых в органе исполнительной власти области при организации внутренней деятельности, устанавливается перечнем документов органа исполнительной властиобласти, создание, хранение ииспользование которых осуществляются исключительно в форме электронныхдокументов при организации внутренней деятельности (далее – Перечень),разрабатываемым в соответствии с Методическими рекомендациями и с учетом постановления Губернатора Саратовскойобласти от 12 сентября 2013 года N 353 "Одокументах, создаваемых и подписываемыхв электронной форме в системе электронного документооборота".
Перечень утверждается руководителем соответствующего органаисполнительной власти области посогласованию с уполномоченным органом исполнительной власти области всфере архивного дела.
Дополнение Перечня, исключение документов изПеречня осуществляется органом исполнительной власти области посогласованию с уполномоченным органом исполнительной власти области всфере архивного дела.
16.5. Электронные документы, направляемые в государственные органыи органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированнойэлектронной подписью должностного лица органа исполнительной власти области всоответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
16.6. В системе электронного документооборотаПравительства области могут использоватьсяспособы подтверждения действий с электронными документами, при которыхиспользуются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральнымзаконом "Об электронной подписи".
16.7. Получение и отправка электронных документов осуществляютсяслужбой делопроизводства.
16.8. После получения электронных документов, подписанныхэлектронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверкудействительности электронной подписи.
16.9. После включения электронных документовв систему электронного документооборота Правительства области формируютсярегистрационно-учетные данныео документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение,использование и другие данные.
16.20. Документы, создаваемые в органеисполнительной власти области и (или)поступившие в орган исполнительной власти области на бумажном носителе,регистрируются в системе электронного документооборота Правительства области с созданием в ней электронной копии такогодокумента.
16.21. Регистрация и учет электронных документов осуществляются всистеме электронного документооборота Правительства области.
В органах исполнительной власти областирегистрация и учет электронных документовможет осуществляться в ведомственных системах электронного документооборотафедеральных органов исполнительной власти.
16.22. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируютсяв порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов набумажном носителе.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется вэлектронной форме, что отмечается взаголовках дела или графе "Примечание".
16.23. Электронные документы после их исполнения или отправкиподлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органаисполнительной власти области в течение сроков, предусмотренных для аналогичныхдокументов на бумажном носителе.
16.24. После истечения срока, установленногодля хранения электронных документов, ониподлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органаисполнительной власти области.".
2. Министерствуинформации и печати области опубликовать настоящее постановление в течениедесяти дней со дня его подписания.
3. Настоящее постановлениевступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области В.В.Радаев