Постановление Губернатора Саратовской области от 09.01.2019 № 1
О внесении изменений в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 января 2019 года N 1
г.Саратов
О внесении изменений в постановление
Губернатора Саратовской области
от 1 июня 2006 года N 88
На основанииУстава (Основного Закона) Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Внести в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня2006 года N 88 "Обутверждении Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области" следующиеизменения:
в приложении:
раздел VI "Общие требования ксоставлению и оформлению документов" изложить в следующей редакции:
"VI. Требования к составлению и оформлению документов
6.1. Общие требования к созданию документов.
6.1.1. В органах исполнительной власти областидокументы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме ссоблюдением установленных настоящей Инструкцией правил оформления документов.
6.1.2. Допускается создание документов на бумажномносителе на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевойстороне листа и правого поля на оборотнойстороне листа должны быть равны (зеркальные поля).
Двустороннее созданиедокументов не применяется для документов Губернатора области, Правительстваобласти (в том числе правовых актов,договоров и соглашений, протоколов, писем, проектов правовых актов объемом менее 250 листов, проектов договоров и соглашений), а также для документоворганов исполнительной власти области, подлежащих дальнейшемунаправлению в вышестоящие органы и сторонние организации.
6.1.3. При создании документа на двух и болеестраницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страницпроставляются арабскими цифрами без дополнительных знаков (тире, дефис, точка)или слов (стр., с.) посередине верхнего поля документа на расстоянии неменее
6.1.4. В органах исполнительной власти области приоформлении документов используется размер шрифта N 14.
При оформлениидокументов (в том числе многостраничных) на бланке в целях рационального расположения реквизитов ииспользования бумаги допускается применять размеры шрифтов N 13,5 или13.
При составлении таблиц допускается использовать шрифтыменьших размеров, но не менее размера N 10.
При оформлении реквизитов бланковорганов исполнительной власти области допускается использовать шрифтыменьших или больших размеров с обязательным соблюдением границ зон расположенияреквизитов бланка.
6.1.5. Многострочныереквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные частиреквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Интервал между словами – один пробел.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Длина самой длинной строки реквизита при угловомрасположении реквизитов не более
Длина самой длинной строки реквизита при продольномрасположении реквизитов не более
Абзацный отступ (
6.1.6. Нормативные правовые акты органов исполнительнойвласти области, а также иные многостраничные документы могут оформляться ститульным листом в соответствии с приложением N 15 к настоящей Инструкции.Реквизиты "наименование вида документа" и "заголовок ктексту" для таких документов составляют единое наименование документа,например "Положение о внутренних нормативных актах (наименование организации)","Политика управления документами в (наименование организации)".
6.2. Нормативные,организационно-распорядительные, информационные и иные документы (в том числе постановления, распоряжения, поручения,приказы, протоколы, акты, письма) (далее – документы), которые готовятся в органах исполнительной власти области ирегламентируют административные иорганизационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечениярегулирования деятельности структурных подразделений органов исполнительной власти области, должны иметьнеобходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.
6.3. При подготовке и оформлении документов в зависимости от конкретного видаили разновидности документа могут использоваться следующие реквизиты:
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, гербсубъекта Российской Федерации, герб(геральдический знак) муниципального образования);
02 - эмблема;
03 - товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа;
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - авторадокумента;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;
20 - гриф согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.
При оформлении документов также используются служебныеотметки ("Весьма срочно", "Незамедлительно", "Подлежитвозврату", "Взамен разосланного", "Получено по электроннойпочте").
6.4. Требования красположению реквизитов документов представлены в приложениях N 3, 4 кнастоящей Инструкции.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностьювходящих в нее реквизитов.
6.5. Оформление реквизитов документов.
6.5.1. ВоспроизведениеГосударственного герба Российской Федерации всоответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственномгербе Российской Федерации" на бланках органов исполнительной властиобласти не допускается.
В соответствии с Законом Саратовской области "О гербеи флаге Саратовской области" на бланкахГубернатора области, Правительства области, министерств области,комитетов области, иных органов исполнительной власти области, помещается герб Саратовской области (далее – герб).
Изображение герба имеетразмеры
На проектах документов органов исполнительной властиобласти реквизит "герб" не используется, проекты документовизготавливаются на обычных листах.
6.5.2. Эмблема или товарный знак (знак обслуживания) набланках органов исполнительной власти области не используются.
6.5.3. Код формы документа проставляется наунифицированных формах документов в соответствии с Общероссийскимклассификатором управленческой документации (ОКУД), располагается в правомверхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по _____(наименование классификатора и цифрового кода)", например:
Формапо ОКУД 0211151
6.5.4. Наименованиеорганизации – автора документа (далее – наименование органаисполнительной власти области) на бланке документа должно соответствоватьнаименованию, закрепленному в положении об органе исполнительной властиобласти.
Под наименованием органа исполнительной власти области вскобках указывается сокращенноенаименование, если оно предусмотрено положением, например:
Управлениеобеспечения безопасности
жизнедеятельности населения
ПравительстваСаратовской области
(Управление безопасностижизнедеятельности)
На бланках органовисполнительной власти области над наименованием органа исполнительнойвласти области слова "Правительство Саратовской области" не указываются.
Над наименованиеморганизации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование органа исполнительной власти области,обладающего полномочиями учредителя организации – автора документа, например:
Управление делами Правительства
Саратовской области
Областное государственное учреждение
"Государственный архив
Саратовской области"
(ОГУ ГАСО)
6.5.5. Наименованиеструктурного подразделения – автора документа (далее – наименование структурного подразделения)используется в бланках писем и бланках конкретных видовдокументов соответствующих подразделений органов исполнительной власти областив соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованиеморгана исполнительной власти области.
На бланках писем структурных подразделений аппаратаГубернатора области (за исключением секретариата Губернатора области) слова"Аппарат Губернатора Саратовской области" не указываются.
6.5.6. Наименование должностилица – автора документа используется вбланках писем должностных лиц и располагается под реквизитом "наименованиеорганизации – автора документа", например:
Министерство строительства
и жилищно-коммунальногохозяйства
Российской Федерации
(Минстрой России)
МИНИСТР
В бланках органовисполнительной власти области указанный реквизит не используется.
6.5.7. Справочные данные об организации указываются вбланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти области (дополнительно может указываться адрес местанахождения, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона,факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Элементы почтового адреса указываются впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 31 июля 2014 года N 234 (далее – Правила оказания услуг почтовойсвязи).
Группы цифр в номерахтелефонов, факсов разделяются тире (12-34-56).
Код по Общероссийскому классификатору органовгосударственной власти и управления (ОКОГУ), основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) иидентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки наналоговый учет (ИНН/КПП) на бланках документов органов исполнительной властиобласти в состав справочных данных не включаются.
6.5.8. Вид документа определяется его назначением исодержанием. Наименование вида документауказывается на всех, кроме писем, документах (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, справки,заключения); располагается под наименованием органаисполнительной власти области (наименованием структурного подразделения, наименованием должности) ипечатается прописными буквами (образцы представлены в приложении N 16 кнастоящей Инструкции).
6.5.9. Датадокумента соответствует дате подписания (утверждения) документа или датесобытия, зафиксированного в документе, например:
для правовых актов – дата подписания;
для протокола – дата заседания (принятия решения);
для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более органамиисполнительной власти области, должны иметь одну (единую) дату. Как правило,если авторами документа являются несколько органов исполнительной властиобласти, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа записывается в последовательности: деньмесяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016 (слово"год" полностью или в сокращении "г." не пишется);
словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 года.
На документах, оформляемых на бланке, дата документапроставляется под реквизитами "наименование вида документа" (вбланках конкретных видов документов) и"справочные данные об организации" (в бланках писем).
6.5.10. Регистрационный номер документа – цифровой илибуквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номерадокумента, который, по усмотрению органа исполнительной власти области, можетдополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии сиспользуемыми классификаторами (в том числе индексом дела по номенклатуре дел,кодом корреспондента, кодом должностного лица). Например, регистрационный номер отправляемого письма 2-05-08/56, где:
2 – индекс приемной должностного лица; 05 – индекс структурного подразделения по номенклатуре дел; 08 –порядковый номер дела по номенклатуре делструктурного подразделения; 56 – порядковый номер письма.
На документе, составленном совместно двумя и болееорганами исполнительной власти области, проставляются регистрационные номерадокумента, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера проставляютсяв порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа иотделяются друг от друга косой чертой. Например, регистрационный номер договора67-2017/122-17, где:
67-2017 – регистрационныйномер Заказчика; 122-17 – регистрационный номер Исполнителя.
6.5.11. Ссылка на регистрационный номер и датупоступившего документа оформляется только вписьмах-ответах, включает регистрационный номер и дату входящего инициативногодокумента, на который дается ответ; проставляетсяв бланке письма. В текст письма сведения о регистрационном номере и дате поступившего документа ("Наваше письмо от _ N _ сообщаем…", "Рассмотрев ваше обращение от__ N __, …") не включаются.
6.5.12. Место составления (издания) документа указываетсяво всех документах, кроме служебных писем,докладных, служебных записок и другихвнутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в томслучае, если в наименовании организацииприсутствует указание на место ее нахождения.
Место составления(издания) документа указывается в соответствии с законодательством Саратовскойобласти об административно-территориальном делении, например:г. Саратов.
6.5.13. Грифограничения доступа к документу располагается в правом верхнем углу первого листа документа (проектадокумента, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля приналичии в документе информации,доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации.
В органах исполнительной власти областивид используемого грифа ограничения доступа к документу и особенностиорганизации работы с документами, имеющимигриф ограничения доступа к документу (кроме содержащих сведения,составляющие государственную тайну),установлены постановлениемГубернатора Саратовской области от 22 января 2014 года N 22 "Обутверждении Положения о порядке обращения со служебной информациейограниченного распространения в аппарате Губернатора области и иных органахисполнительной власти области".
6.5.14. Реквизит "адресат" используется приоформлении служебных писем, внутреннихинформационно-справочных документов (в том числе докладных, служебныхзаписок).
Адресатомдокумента могут быть органы государственной власти (РоссийскойФедерации, Саратовской области, субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местногосамоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения,организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане.
Реквизит "адресат" проставляется на бланке с угловым расположением реквизитов – вверхней правой части документа, при продольном расположении реквизитовбланка – справа под реквизитамибланка.
Строки реквизита "адресат" выравниваются полевому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Реквизит "адресат" выделяется полужирнымшрифтом.
При адресованиидокумента должностному лицу указываются в дательном падеже наименованиедолжности (включающее наименование организации), фамилия и инициалы должностноголица. При этом инициалы должностного лица, которому адресован документ, ставятпосле фамилии, например:
Руководителю Федерального
архивного агентства
Иванову И.И.
Допускается при адресованииписьма руководителю структурного подразделенияуказывать в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должностируководителя (включающее наименованиеструктурного подразделения), фамилию, инициалы, например:
АО "Профиль"
Начальнику отдела кадров
Петрову П.П.
Перед фамилией должностного лицадопускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресатмужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина, например:
г-ну Иловайскому Э.Н.
г-же Заславской И.А.
При адресовании письма ворганизацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительномпадеже, например:
Федеральное архивное агентство
или
Росархив
При адресовании документа вструктурное подразделение организации в реквизите "адресат"указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименованиеструктурного подразделения, например:
АО "Профиль"
Отдел кадров
При рассылке документа группе организаций одного типа илив структурные подразделения однойорганизации, адресат указывается обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти области
или
Руководителямструктурных подразделений
аппарата Губернатора области
При рассылке документа не всем организациям илиструктурным подразделениям под реквизитом"адресат" в скобках указывается "(по списку)", например:
Главам администраций
муниципальных образований области
(по списку)
Если письмонаправляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общееколичество адресатов не должно быть более четырех. При этом адресатыуказываются в документе один под другим и основнойадресат указывается первым.
Если документявляется ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного письма вне значимости остальныхадресатов.
Слово"Копия" перед остальными адресатами не пишется.
При большемколичестве адресатов на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно (вэтом случае составляется список рассылки документа).
В состав реквизита"адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываютсяв последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи,например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивногодела
ул. Профсоюзная, д. 82,
Москва, 117393
Почтовый адрес может не указываться в документах,направляемых в вышестоящие органы власти,подведомственные организации и постоянным корреспондентам (заисключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачнымиокнами).
При адресовании документафизическому лицу указываются: фамилия (в дательном падеже), инициалы, почтовыйадрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи, например:
Сидорову С.С.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл.,301264
При отправке письма поэлектронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте)почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронныйадрес (номер телефона/факса), например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
6.5.15. Гриф утверждения проставляется на документе вслучае его утверждения должностным лицом,распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением)или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первоголиста документа. Строки реквизитавыравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длиннойстроки.
При утверждении документа должностным лицом грифутверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись И.И.Иванов
1 сентября 2018 года
При утверждении документараспорядительным документом гриф утверждениясостоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименованияраспорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
(Регламент) УТВЕРЖДЕН
приказом министерствасоциального
развития Саратовской области
от 29 ноября 2017 года N 1220
или
(Правила) УТВЕРЖДЕНЫ
приказом комитета по туризму
Саратовской области
от 27 июня 2018 года N 20
При утверждениидокумента коллегиальным органом, решения которого фиксируются впротоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решениемкоторого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:
(Положение) УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров АО "Профиль"
(протокол от 12.12.2015 N 12)
Примерный перечень утверждаемых документов представлен вприложении N 17 к настоящей Инструкции.
6.5.16. Заголовок к тексту – краткое содержание документа.Заголовок к тексту позволяет в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначендля эффективного поиска, проведения регистрации документа безпредварительного прочтения всего текста.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечаетна вопрос "о чем?"), например:
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Если заголовок к текстуотвечает на вопрос "чего?", он составляет одно целое с названием видадокумента, например:
акт (чего?) приема-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
Заголовок к текстуоформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длинастроки указанного реквизита не должна превышать 30 печатных символов (
В постановлениях, приказах, распоряжениях, издаваемых органами исполнительной власти области, заголовокк тексту допускается оформлять над текстом посередине рабочего поля документа и центрироватьотносительно самой длинной строки. При этом длина самой длинной строкиреквизита должна быть не более 50 печатных символов (
Расстояние между заголовком к тексту и текстом должно быть2-3 межстрочных интервала, которое в целях рационального размещения текста идругих реквизитов документа на листе формата А4 можетуменьшаться до 1-2 межстрочных интервалов.
В письмах заголовок к тексту может не составляться, еслитекст документа не превышает 4-5 строк.
Реквизит "заголовок к тексту" допускаетсявыделять полужирным шрифтом. В заголовке к тексту допускаютсясокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии ипунктуации. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка к текстуточка не ставится.
6.5.17. Текст документасоставляется на русском языке как государственном языке РоссийскойФедерации.
Общими требованиями к тексту документаявляются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимостьдвоякого толкования. Текст документа долженбыть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографиии пунктуации, в официально-деловом стиле.
Терминология, употребляемая вдокументах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательнымии другими нормативными правовыми актами. Ктерминам, которые могут быть непонятны и применение которых необходимо втексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках (сносках). Следует избегать неоправданного употребленияиностранных слов.
В текстах документовупотребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения, установленныеправилами орфографии, стандартами. Допускаетсяиспользование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органовгосударственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации,органов местного самоуправления области, предусмотренных всоответствующих правовых актах (положениях). Приподготовке текста документа следует соблюдать правила написанияофициальных наименований, числительных и единиц измерения (приложение N 5 кнастоящей Инструкции).
Содержание иструктура текста документа определяется функциональнымназначением документа. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины,основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения,выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текстможет содержать одну заключительную часть, например: приказы – распорядительнуючасть без констатирующей; письма, заявления – просьбубез пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.
Текст документа может содержать разделы, подразделы,пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста недолжно быть более четырех.
Внутри структурнойединицы текста документа (раздел,подраздел, пункт, подпункт) допускается нумерация цифрами соскобкой, буквами со скобкой.
Нумерацияструктурных единиц текста документа должна быть сквозной.
Абзацный отступ текста документа –
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочныхинтервала. Если документ готовится дляиздания с уменьшением масштаба, допускается текст печатать через 2интервала.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границамлевого и правого полей документа).
Отдельные фрагменты текста (например, вступительноеобращение) допускается выделять полужирным прямым шрифтом (не курсивом).
При подготовке документов Губернатораобласти, Правительства области применяется шрифт размером 14, аналогичныйшрифту Times New Roman;документ печатается через 1 интервал.
В распорядительныхдокументах (постановлениях, приказах), изданных единолично, текст излагаетсяот первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ","ПОСТАНОВЛЯЮ"), в совместных документах текст излагается отпервого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ").
В документахколлегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("ПравительствоСаратовской областиПОСТАНОВЛЯЕТ", "собрание РЕШИЛО").
При этом слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ","ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРИКАЗЫВАЕМ" пишутся прописнымибуквами.
Текст протокола излагается оттретьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ","ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ").
В документах, устанавливающих права и обязанностиорганизаций, их структурных подразделений (положения, инструкции), а такжесодержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акты, справки),используется форма изложения текста оттретьего лица единственного или множественного числа ("министерство осуществляет функции", "комиссияпровела проверку").
В служебных письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просимнаправить", "представляем на рассмотрение");
от третьего лица единственного числа ("ПравительствоСаратовской области направляет", "комитет не возражает","инспекция считает возможным");
от первого лица единственного числа ("считаюнеобходимым", "предлагаю рассмотреть"), если письмо оформлено набланке должностного лица.
В докладных и служебных записках,заявлениях текст излагается от первого лица единственного числа("предлагаю", "прошу").
В тексте документа, подготовленном на основаниизаконодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданныхраспорядительных документов, указываются их реквизиты:
"наименование видадокумента", "наименование организации – автора документа","дата документа", "регистрационный номер документа","заголовок к тексту";
"наименование организации – автора документа"или "наименование должности лица – автора документа", утвердившегодокумент, "дату документа".
Сведения о сроке исполнения каких-либодействий (мероприятий) помещаются, какправило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельнымпредложением. Документ с ограниченным срокомдействия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
В служебных письмах могут использоваться:
а) вступительное обращение:
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалылица не указываются;
б) заключительная этикетная фраза:
С уважением, ...
Заключительнаяэтикетная фраза может быть написана как машинописным способом, так исобственноручно.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываютсяпосле фамилии.
Оформление рукописноготекста документов (например, заявлений, объяснительных записок) должносоответствовать установленным требованиям к оформлению правовыхдокументов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги,не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленныевставки, сноски, исправления.
6.5.18. Отметка о приложении содержит сведения о документе(документах), прилагаемом к основному документу.
6.5.18.1. В сопроводительных письмах и другихинформационно-справочных документах отметка о приложении оформляется подтекстом через один межстрочный интервал от границы левого поля одним изследующих способов:
а) если приложение названо в тексте:
Приложение:на
б) если приложение неназвано в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов иэкземпляров каждого приложения:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на |
|
| 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на |
При этом отметку о приложении рекомендуется оформлять ввиде таблицы с невидимыми границами.
Если с одним сопроводительным письмом пересылаетсянесколько десятков приложений, может быть составлена опись приложений, вкоторой последовательно перечисляют наименования всех документов-приложений суказанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке оприложении дается ссылка на опись приложений, например:
Приложение: опись приложений на
в) если приложение сброшюровано:
Приложение:годовой отчет о деятельности министерства в 2 экз.
г) если документ, являющийся приложением, имеетприложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение: письмо Росархиваот 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему,
всего на
д) если письмо направляетсянескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:
Приложение:на
е) если приложением являются документы, записанные нафизически обособленный электронный носитель (в том числе компакт-диск, usb-флеш-накопитель):
Приложение:CD в 1 экз.
При этом на вкладыше или конверте, в который помещаетсяноситель, указываются наименованиядокументов, записанных на носитель, имена файлов, и при необходимости – размерфайлов.
6.5.18.2. Враспорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах, решениях), договорах, положениях,правилах, инструкциях и других документах отметка о приложенииоформляется следующим образом:
а) в тексте документа при первом упоминаниидокумента-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или …(приложение N1);
б) на первом листе документа-приложения в правом верхнемуглу указывается:
Приложение N 1
к постановлению Губернатора
Саратовской области
от 1 сентября 2018 года N 210
Если приложением к распорядительному документу являетсядокумент, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листеприложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительныйдокумент) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительногодокумента, которым утвержден документ-приложение, например:
Приложение N 2
(Положение) УТВЕРЖДЕНО
постановлением Губернатора
Саратовской области
от 1 сентября 2018 года N 210
Строки реквизита выравниваются по левому краю илицентрируются относительно самой длинной строки.
6.5.19. Гриф согласования документа проставляется надокументах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформленияможет проставляться:
а) на первом листе документа (еслидокумент имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу науровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
б) на последнем листе документа под текстом;
в) на листесогласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (безкавычек), должности лица, которым согласован документ (включая наименованиегосударственного органа или организации), его собственноручной подписи,инициалов, фамилии, даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
ЗаместительПредседателя
ПравительстваСаратовской области
подпись И.О. Фамилия
Дата
Если в документе два грифа согласования, то онирасполагаются на одном уровне (справа и слева), при большем количестве ихразмещают двумя вертикальными рядами.
Если в документеприсутствуют гриф согласования и гриф утверждения, они также могутразмещаться на одном уровне, например:
| СОГЛАСОВАНО Директор ГБУ СО "Инновация" Подпись И.О. Фамилия 08.02.2018 | УТВЕРЖДАЮ Министр образования Саратовской области Подпись И.О. Фамилия 15.02.2018 |
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, вгрифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате иномере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Еслисогласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию –автора документа, дату и номер письма, например:
СОГЛАСОВАНО
Экспертнойкомиссией
аппаратаГубернатора
Саратовской области
(протоколот 07.12.2017 N 2)
или
СОГЛАСОВАНО
письмомМинистерства
природныхресурсов и экологии
РоссийскойФедерации
от_________ N __
6.5.20. Виза свидетельствует о согласии илинесогласии лица, визирующего проект документа, с содержанием проекта документа.Визой оформляется внутреннее согласование документа. Визавключает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи(инициалы, фамилию) и дату визирования, например:
Руководительюридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующимобразом, например:
Замечанияприлагаются.
Руководительэкономического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При этом замечанияизлагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Если замечаний немного, они могут быть изложенынепосредственно на самом проекте документа при его визировании, а визаоформляется следующим образом:
Справками по тексту.
Руководительфинансового отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В документах, подлинники которых хранятся в органеисполнительной власти области, визы проставляются:
на последнем листе документа под подписью;
на обороте последнего листа подлинника документа;
на листе согласования (визирования), прилагаемом кдокументу.
В исходящих документахвизы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
При согласованиидокументов в системе электронного документооборота, лист согласованияформируется в СЭД.
По усмотрению органаисполнительной власти области может применяться полистное визирование документаи его приложений. При полистном визировании виза проставляется на нижнемполе документа справа и, как правило, содержит только подпись визирующего.
Ознакомительная виза применяется при необходимостиознакомления лица, визирующего документ с локальными нормативными актами,приказами по личному составу (в том числе приказ о приеме, переводе,увольнении) и оформляется следующим образом:
Сприказом ознакомлен(а).
Подпись И.О. Фамилия
Дата
6.5.21. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровкуподписи (инициалы, фамилия), например:
| Губернатор Саратовской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лицадолжность этого лица в подписи не указывается, например:
|
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке органа исполнительнойвласти области, наименование должности лица, подписавшего документ, пишетсякратко, например:
| Министр
| Подпись | И.О. Фамилия |
Или
|
Заместитель министра |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименованиедолжности включается наименование органаисполнительной власти области. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ,относительно самой длинной строки, например:
| Начальник управления делопроизводства и контроля Правительства Саратовской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами,занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой впоследовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:
Директоринститута Подпись И.О. Фамилия
Главныйбухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равныхдолжностей их подписи располагаются на одном уровне, например:
| Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия | Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия |
или
| Министр культуры Саратовской области Подпись И.О. Фамилия | Министр образования Саратовской области Подпись И.О. Фамилия |
В документах, составленных комиссией, в подписиуказывается статус лица в составе комиссии, например:
| Председатель комиссии | Подпись | И.О. Фамилия
|
| Члены комиссии | Подпись | И.О. Фамилия |
|
| Подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанностируководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица всоответствии с приказом (распоряжением), например:
И.о.министра финансов
Саратовскойобласти Подпись И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности
министрафинансов
Саратовскойобласти Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи вслучае временного отсутствия руководителя,исправления в наименование должности и расшифровку фамилии ужеподготовленного и согласованного проекта документавносятся от руки или с использованием технических средств.
Не допускается ставитькосую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица вподписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Подпись располагается синтервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Реквизит "подпись"допускается выделять полужирным шрифтом.
Правоподписания документов должностными лицами органа исполнительной власти областиопределяется положением об органе исполнительной власти области; локальныминормативными актами органа исполнительной власти области, устанавливающимипорядок деятельности органа исполнительной власти области и его структурныхподразделений; распорядительными документами о делегировании полномочийруководителя органа исполнительной власти области; доверенностями на выполнениеопределенных действий от имени органа исполнительной власти области.
Документы от имениоргана исполнительной власти области подписываютсяруководителем, его заместителями или иными уполномоченными руководителем органа исполнительной властиобласти должностными лицами, документы на бланках структурных подразделений –руководителями структурных подразделений или их заместителями, документыинформационно-справочного или аналитического характера могут бытьподписаны непосредственным составителем(ями) документа, если решаемые вопросы не выходят за пределыего компетенции или если за содержание документа ответственны несколькодолжностных лиц.
Документыпредставляются на подпись должностным лицам полностью оформленными,проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основаниикоторых документ готовился.
Подписывается только экземпляр документа, отсылаемыйадресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя,визируется исполнителем. Допускаетсяизготавливать ксерокопию подписанного документа, которая также остаетсяв деле.
При оформлении документа, направляемого несколькимадресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или несколькихгосударственных органов, подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылкекопий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый вделе отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
В подписанные документыне допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
6.5.22. Отметка обэлектронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа приобмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированнойэлектронной подписью. Отметка обэлектронной подписи используется с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручнойподписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны бытьвидимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки обэлектронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг надруга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должныперекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи(при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации включает фразу "Документ подписан электроннойподписью", номер сертификата электронной подписи, фамилию, имя, отчествовладельца сертификата, срок действия сертификата электронной подписи.
Отметка об электроннойподписи может выглядеть следующим образом:
Начальникуправления А.И. Глазунов
6.5.23. Печать заверяет подлинность подписидолжностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,связанные с финансовыми средствами, а такжена иных документах, предусматривающих заверение подписипечатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Примерныйперечень документов, заверяемых печатью, представлен в приложении N 18 кнастоящей Инструкции.
Печать проставляется, не захватывая собственноручнойподписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП"("Место печати"). Печать может захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ.
6.5.24. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя иотчество исполнителя, номер его телефона.Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности,структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой сторонепоследнего листа документа от границы левогополя или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева,например:
БорисовБорис Борисович
+7(495)956-43-21
или
БорисовБорис Борисович,
Отделкадров, ведущий специалист,
+7(495)956-43-21, BorisovBB@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижнийколонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
6.5.25. Отметка о заверении копииоформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки издокумента) подлиннику документа. Отметка о заверении копиивключает слово "Верно", наименование должности лица, заверившегокопию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию),дату заверения копии (выписки из документа) и заверяется печатью органаисполнительной власти области.
Если копия выдается для представления в другуюорганизацию, отметка о заверениикопии дополняется записью о месте хранения документа, с которогобыла изготовлена копия, например:
Подлинник документа находится в министерстве финансовобласти в деле N 02-01 за 2015 год.
Верно
Ведущий специалист отдела кадров Подпись Б.Б. Борисов
Дата
Отметка о заверении копиипроставляется под реквизитом "подпись". Допускается отметку о заверении копиипроставлять на свободном от текста месте.
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляетсяна каждом листе документа или на последнем листе прошитого документа.Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листедокумента.
Для заверения копии документа,изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копия электронного документа, представленная в видедокумента на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящейИнструкцией для заверения копий документов на бумажномносителе, с указанием, в какойинформационной системе хранится электронный документ.
Копии электронных документов на физически обособленныхносителях высылаются получателю ссопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документовуказывается:
наименованиеинформационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляютсяполучателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов иобъема каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физическиобособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложениек письму от …(дата) N ...".
Копии электронных документов, направляемых поинформационно-телекоммуникационной сетиИнтернет, заверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти области или иного уполномоченногоим лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронногодокумента.
6.5.26. Отметка о поступлении документа служит дляподтверждения факта поступления документа в орган исполнительной власти областии включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. Принеобходимости отметка о поступлении может дополняться указанием временипоступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа проставляется в нижнемправом углу первого листа документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться спомощью штампа.
6.5.27. Резолюция содержит указание по исполнениюдокумента. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, набланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронногодокументооборота.
Резолюциявключает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение подокументу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка целирассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица,вынесшего резолюцию, дату резолюции, например:
Васильеву В.В.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.
Подпись
Дата
Текст резолюции формулируется предельно кратко. При этом,если содержание того, что должно бытьсделано в результате исполнения документа, совершено определенно вытекает из текста документа, по которомувыносится резолюция, руководитель в резолюции может ограничиться толькоуказанием исполнителя (исполнителей).
Срок исполнения поручения не должен указываться, если онназван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимымизменить его в сторону сокращения или является типовым для данного видадокумента.
При указании нескольких исполнителей фамилияответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначаетсясловом "отв." ("ответственный").
Для оформления резолюции могут использоваться специальныебланки резолюций формата А5 или А6.
6.5.28. Отметка о контроле свидетельствуето постановке документа на контроль,проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
6.5.29. Отметка о направлении документа в дело определяетместо хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова"В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаетсядокумент на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку,подписи, даты, например:
В дело N 01-18 за 2018 год
Начальник отдела контроля
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополнятьсякраткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направленответ (дата) (N)", "Дан устный ответ", "Учтено присоставлении заявки", "Вопрос решен по телефону".
Отметка о направлении документа в дело проставляется нанижнем поле листа документа непосредственно исполнителем или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ.
6.6. Бланки документов.
6.6.1. Бланки документов изготавливаются на белой бумагеили бумаге светлых тонов.
Для изготовления бланков документов используется бумагаформатов A4 (210 x
6.6.2. Для бланковорганов исполнительной власти области применяются следующие поля:
левое –
правое –
верхнее –
нижнее –
При оформлении многостраничных документов на бланкепечатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового сбланком формата, цвета и качества.
Второй и последующиелисты документа должны иметь следующие поля:
в книжном формате:
левое –
правое –
верхнее –
нижнее –
в альбомном формате:
левое –
правое –
верхнее –
нижнее –
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должныиметь левое поле не менее
6.6.3. Органы исполнительной власти области могутиспользовать бланки документов, изготовленные типографским способом или спомощью средств оперативной полиграфии на бумажномносителе, и/или электронные шаблоны бланков.
При подготовке документов в системе электронногодокументооборота в органах исполнительнойвласти области используются электронные шаблоны бланков документов,защищенные от несанкционированных изменений.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланковдолжны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения,гарнитурам шрифта.
6.6.4. Бланки документов органов исполнительной власти области на бумажномносителе и электронные шаблоны бланков органов исполнительной власти области(за исключением бланков аппарата Губернатора области и его структурныхподразделений) изготавливаются на основании образцов бланков, представленных вприложении N 16 к настоящей Инструкции, и утверждаются руководителем органаисполнительной власти области после согласования с управлением делопроизводстваи контроля.
6.6.5. БланкиГубернатора области, Правительства области, вице-губернатора области,первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области и ихсекретариатов, бланки аппарата Губернатора области и его структурныхподразделений оформляются всоответствии с образцами, представленными в приложении N 16 к настоящейИнструкции.
6.6.6. В зависимости отрасположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков:
угловой (приложение N 3 к настоящей Инструкции);
продольный (приложение N 4 кнастоящей Инструкции).
На бланках постановлений, распоряжений, приказовприменяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем,бланках конкретных видов других документов и бланках резолюций допускается дваварианта расположения реквизитов – угловой и продольный.
6.6.7. Реквизит "герб" располагается на верхнемполе документа над реквизитом "наименование организации – авторадокумента" посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизиты "наименование организации – авторадокумента", "наименование структурного подразделения – авторадокумента", "наименование должности лица – автора документа","справочные данные об организации", "наименование видадокумента", "место составления (издания) документа", ограничительныеотметки для реквизитов "дата документа", "регистрационный номердокумента", "ссылка на регистрационный номер и дату поступившегодокумента" в пределах границ зон расположения реквизитов размещаютсяцентрированным способом (начало и конец каждой строкиреквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
6.6.8. Общепринятымиявляются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланкиспользуется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк содержит реквизиты:
01 – герб;
05 – наименование организации – автора документа;
13 – место составления (издания) документа;
ограничительные отметки для реквизитов: 10 "датадокумента", 11 "регистрационный номер документа", 16 "гриф утверждения документа", 17"заголовок к тексту".
Бланк письма включает реквизиты:
01 – герб;
05 – наименование организации – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
ограничительные отметки для реквизитов: 10 "датадокумента", 11 "регистрационный номер документа", 12"ссылка на регистрационный номер и датупоступившего документа", 15 "адресат", 17 "заголовок ктексту".
Бланк письма структурного подразделения дополнительновключает реквизит 06 "наименованиеструктурного подразделения – автора документа".
Бланк конкретного видадокумента, кроме письма, включает реквизиты:
01 – герб;
05 – наименование организации – автора документа;
09 – наименование вида документа;
13 – место составления (издания) документа;
ограничительные отметки для границ зон расположенияреквизитов: 10 "дата документа", 11 "регистрационный номердокумента", 16 "гриф утверждения документа", 17 "заголовокк тексту".
6.6.9. В органах исполнительной власти областиустанавливаются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Саратовской области;
бланк распоряжения Губернатора Саратовской области;
бланк поручения Губернатора Саратовской области;
бланк постановления Правительства Саратовской области;
бланк распоряжения Правительства Саратовской области;
бланк протокола постоянно действующего совещания(выездного совещания в муниципальномобразовании области, другого совещания с участием Губернатора области);
бланк письма Губернатора Саратовской области (должностнойбланк);
бланк письма Правительства Саратовской области;
бланк письма вице-губернатора Саратовской области(должностной бланк);
бланк письма первого заместителя ПредседателяПравительства Саратовской области (должностной бланк);
бланк письма заместителя Председателя ПравительстваСаратовской области (должностной бланк);
бланк письма секретариатов Губернатора области,вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительстваобласти, заместителей Председателя Правительства Саратовской области;
бланк приказа органа исполнительной власти Саратовскойобласти;
бланк постановленияоргана исполнительной власти Саратовской области;
бланк распоряженияоргана исполнительной власти Саратовской области;
бланк письма органа исполнительной власти Саратовскойобласти;
бланк письма самостоятельногоструктурного подразделения органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк резолюции;
общий бланк органа исполнительной власти Саратовскойобласти.
Образцы бланковдокументов приведены в приложении N 16к настоящей Инструкции.
6.6.10. Бланки писем Губернатора области, Правительстваобласти могут быть в цветном и черно-белом исполнении.
Бланки писем министерств, комитетов, иных органов исполнительной власти области, ихструктурных подразделений и самостоятельных государственных органовизготавливаются в черно-белом изображении.
6.6.11. Бланки постановления Губернатора области и распоряжения Губернатора области,постановления Правительства области и распоряжения Правительства области, писем Губернатора области и Правительства области являются номерными.
Вице-губернатор области, первый заместитель ПредседателяПравительства области, заместители Председателя Правительства области,министерства, комитеты и иные органы исполнительной власти области, ихструктурные подразделения и самостоятельные государственные органы используютне номерные бланки.
6.6.12. В органах исполнительной власти областииспользуются бланки документов на русском языке.
6.6.13. Бланки хранятсяв надежных шкафах и подлежат строгому учету.
6.6.14. Контроль за использованиеми хранением номерных бланков Губернатора области и Правительства областиосуществляет начальник управления делопроизводства и контроля, контроль заправильным оформлением, использованием и хранением бланков органаисполнительной власти области – служба делопроизводства в соответствии слокальным нормативным актом.
6.7. Особенностиоформления документов, направляемых за рубеж.
6.7.1. Служебные письма,направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств –бывших республик в составе СССР), составляютсяна русском языке и оформляются на бланке письма (с реквизитами нарусском языке).
6.7.2. Служебное письмо, направляемое зарубежнымадресатам, должно пройтисогласование со всеми заинтересованными лицами.
6.7.3. Письма, направляемыезарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: "адресат", "датадокумента", "регистрационный номер документа", "текстдокумента", "подпись".
При необходимости могут оформляться реквизиты "ссылкана регистрационный номер и дату поступившего документа" и "заголовокк тексту". На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляетсяреквизит "отметка об исполнителе".
6.7.4. Реквизит "адресат" оформляется справа подреквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретноелицо.
Если письмо адресовано организации, сначала дается еенаименование, затем – почтовый адрес в последовательности: номер дома илиздания, название улицы; название города; страна.
Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке.Название города, как правило, печатается прописными буквами, например:
Brook & Son Toymakers
61 -
BR61 7RE
U.S.A.
Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.
При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентампунктуация не применяется.
При адресовании писем необходимоучитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобританиипосле указания города может быть указано графство, в США – название штата).
Если в названии фирмы присутствуетфамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd),перед названием фирмы принято ставить слово Messrs(сокращение от Messieurs – господа).
Если письмо адресуетсяконкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию идолжность работника или его должность, например:
Mr. Andrew Roach
Sale Manager
Super Toys Ltd
NE12 OLD
6.7.5. В письмах зарубежным адресатам дата оформляетсясловесно-цифровым способом впоследовательности: день месяца, месяц, год, например:
24 января 2017 года.
При составлении письма на английском языке допускаетсяоформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:
2017, January 24.
6.7.6. В письмах зарубежным адресатам используютсявступительные обращения по должности или по фамилии адресата, например:
Уважаемый господин Торговый советник!
Уважаемый господин Ангелов!
Заканчивается письмозаключительной этикетной фразой "С уважением, ..." и подписью.
6.7.7. На подпись руководителю представляются:
экземпляр письмазарубежному корреспонденту, оформленный на бланке;
проект данного письма на стандартном листе бумаги с визамизаинтересованных лиц;
копия письма, на которое дается ответ, – если проектписьма является ответным.
6.7.8. После подписания письма руководителем или инымуполномоченным им лицом:
на стандартном листе бумаги составляется идентичный по содержанию текста на русском языке неофициальный переводписьма на один из иностранных языков (язык адресата или английскийязык);
письмо, оформленное набланке и подписанное руководителем, регистрируется и вместе снеофициальным переводом направляется адресату;
копия письма, проектписьма со всеми визами и копия неофициального перевода письма помещаютсяв дело.";
в разделе VII"Подготовка проектов законов области, постановлений областной Думы,постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области":
в пункте 7.6 цифры "08, 10" заменить словами"05 "наименование организации – автора документа" и 09"наименование вида документа";
в пункте 7.17:
часть первую изложить в следующей редакции:
"7.17. Проект документа должен быть согласовансо всеми заинтересованными органами государственной власти и организациями.Согласование оформляется визой, которая включает дату поступления и визированиядокумента, должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визыпроставляются на листе согласования, который оформляется на оборотной сторонепоследнего листа проекта.";
дополнить частью второй следующего содержания:
"Не допускается при согласовании проектов законовобласти, вносимых Губернатором области и Правительством области, проектов постановлений и распоряжений Губернатораобласти и Правительства области, проектов договоров и соглашений, заключаемых Правительством области или органамиисполнительной власти области, использовать факсимиле должностных лиц,согласовывающих проект.";
часть вторую считать частью третьей;
в пункте 7.18:
дополнить частями первой-третьей следующего содержания:
"7.18. Обязательномусогласованию подлежат проекты законов области, вносимых Губернаторомобласти и Правительством области, проектыпостановлений и распоряжений Губернатора области и Правительстваобласти, постановлений, распоряжений и приказов органов исполнительной властиобласти, договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительства области илиорганов исполнительной власти области.
В отношении подготовкии согласования проектов договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительства области, применяется порядокподготовки и согласования проектовпостановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области.
Порядок согласования проектов правовых актов органа исполнительной власти области определяется локальным нормативным актом органаисполнительной власти области.";
часть первую считать частьючетвертой;
в разделе XV "Обеспечениесохранности печатей и бланков" пункт 15.5 признать утратившим силу;
приложения N 3, 4 к Инструкциипо делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской областиизложить в редакции согласно приложениям N 1, 2;
в приложении N 5 к Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области:
в пункте 1:
в части третьей слова "втекстах" исключить;
дополнить приложениями N 15, 16,17, 18 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной властиСаратовской области согласно приложениям N 3, 4, 5, 6.
2. Министерству информации и печати области опубликовать настоящеепостановление в течение десяти дней со дня его подписания.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области В.В.Радаев
Приложение N 1 к постановлению
Губернатора области от
9 января 2019 года N 1
"Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
".
Приложение N 2 к постановлению
Губернатора области от
9 января 2019 года N 1
"Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
".
Приложение N 3 к постановлению
Губернатора области от
9 января 2019 года N 1
"Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Расположениереквизитов на титульном листе документа
Наименование органа исполнительной власти области
Гриф согласованиядокумента Гриф утверждения документа
Наименование вида документа
Заголовок к тексту
Гриф согласованиядокумента
Место составления (издания) документа - год издания документа".
Приложение N 4 к постановлению
Губернатора области от
9 января 2019 года N 1
"Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Образцыбланков документов
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от N
г. Саратов
| * |
| 000000 |
Образец бланка конкретного вида документа должностного лица
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от N
г. Саратов
| * |
| 000000 |
Образец бланка конкретного вида документа должностного лица
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПО Р У Ч Е Н И Е
от _________N _________
г. Саратов
Образец бланка конкретного вида документа должностного лица
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от N
г. Саратов
| * |
| 000000 |
Образец бланкаконкретного вида документа органа исполнительной власти области
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от N
г. Саратов
| * |
| 000000 |
Образец бланка конкретноговида документа органа исполнительной власти области
|
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ П Р О Т О К О Л ___________ N ________ г. Саратов постоянно действующего совещания |
|
Образец бланкаконкретного вида документа органа исполнительной власти области
|
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 27-37-30; Факс: (845-2) 23-68-51
______________ N ________________ на N _____________ ОТ ____________ | |
| * |
| 000000 |
Образец углового бланка письмадолжностного лица
|
ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-00-18; Факс: (845-2) 21-08-50 ________________ N __________________ на N ________________________________ | |
Образец углового бланка письмадолжностного лица
|
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-02-12; Факс (845-2) 21-09-42 ______________ N ___________________ на N ________________________________ | |
Образец углового бланка письмадолжностного лица
|
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-08-01; факс (845-2) 21-08-81 ________________ N _________________ на N _______________________________ | |
Образец углового бланка письмадолжностного лица
|
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 27-37-30; Факс: (845-2) 23-68-51 ________________ N _________________ на N _______________________________ | |
| * |
| 000000 |
Образец углового бланка письмадолжностного лица
|
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-00-10; Факс (845-2) 23-68-51 ___________________ N _____________ на N ______________________________ |
|
Образец углового бланкаписьма органа исполнительной власти области
|
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ СЕКРЕТАРИАТ ГУБЕРНАТОРА ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-00-07; факс (845-2) 23-68-51 ____________________ N _________________ на N _______________________________ |
|
Образец угловогобланка письма структурного подразделения
|
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И КОНТРОЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-00-20; факс (845-2) 21-01-71 _____________________ N ___________________ на N __________________________________ |
|
Образец угловогобланка письма структурного подразделения
|
СЕКРЕТАРИАТ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПИВОВАРОВА И.И. ул. Московская, Тел.: (845-2) 21-00-18; факс (845-2) 21-08-50 _________________ N ________________ на N _______________________________ | |
Образец угловогобланка письма государственного органа
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПР И К А З
от _________ N _________
г. Саратов
Образец бланкаконкретного вида документа органа исполнительной власти области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РА С П О Р Я Ж Е Н И Е
от ____________ N ________
г.Саратов
Образец бланкаконкретного вида документа органа исполнительной власти области
КОМИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕГУЛИРОВАНИЯТАРИФОВ
САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПО С Т А Н О В Л Е Н И Е
от ______________ N ________
г.Саратов
Образец бланкаконкретного вида документа органа исполнительной власти области
|
Губернатор Саратовской области В.В. Радаев |
| |
"___"_______________ 20__ г.
Образец бланкарезолюции (форматА5 или А6)
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ВИД ДОКУМЕНТА
от __________N_____
г. Саратов
Образец общего бланка органа исполнительной властиобласти".
Приложение N 5 к постановлению
Губернатора области от
9 января 2019 года N 1
"Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Примерныйперечень утверждаемых документов
1. Акты (в том числеакты проверок, ревизий, списания, экспертиз).
2. Графики (в том числеграфики отпусков).
3. Инструкции,должностные регламенты (инструкции).
4. Классификаторыинформации, документов.
5. Методическиерекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел.
7. Описи дел(постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
8. Перечни (в томчисле перечни должностей, организаций, видов информации, документов).
9. Положения (в томчисле положения о премировании, аттестации).
10. Правила.
11. Регламенты (втом числе административные регламенты).
12. Уставы.
13. Штатноерасписание.".
Приложение N 6 к постановлению
Губернатора области от
9 января 2019 года N 1
"Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Саратовской области
Примерный переченьдокументов, заверяемых печатью
1. Архивныесправки.
2. Акты (в томчисле акты выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выпискииз документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Карточки образцовподписей.
5. Поручения (в томчисле бюджетные, банковские, платежные).
6. Наградные листы.
7. Реестры (в том числепоручений, представляемых в банк).
8. Справки (одоходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимостиосновных фондов, по персонифицированному учету, по запросам организаций, подокументам, предоставляемым в суд, – по необходимости).
9. Служебныеудостоверения.
10. Доверенности.".