ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 9 января 2020 года N 2-П

 

г. Саратов

 

 

 

 

О работе с архивнымидокументами в аппарате Губернатора Саратовской области, государственных органахСаратовской области и органах исполнительной власти Саратовской области, необладающих правами юридического лица

 

(В редакции ПостановленийПравительства Саратовской области

от21.09.2020 г. N 786-П)

 

 

В соответствии с Федеральным законом"Об архивном деле в Российской Федерации" в целях совершенствованияорганизации хранения документов, образующихся в деятельности аппаратаГубернатора Саратовской области, государственных органов Саратовской области иорганов исполнительной власти Саратовской области, не обладающих правамиюридического лица, Правительство Саратовской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о работе сархивными документами в аппарате Губернатора Саратовской области,государственных органах Саратовской области и органах исполнительной властиСаратовской области, не обладающих правами юридического лица.

2.   Контрольза исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора области –руководителя аппарата Губернатора области Пивоварова   И.И. (В редакции Постановления Правительства Саратовской области от20.07.2020 г. N 593-П)

3. Министерству информации и печатиобласти опубликовать настоящее постановление в течение десяти дней со дня егоподписания.

4. Настоящеепостановление вступает в силу со дня его подписания.

 

 

Вице-губернатор Саратовской области –

Председатель Правительства

Саратовской области                                                               А.М.Стрелюхин

 

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлениемПравительства

Саратовской области

от 9 января 2020 годаN 2-П

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о работе сархивными документами

в аппаратеГубернатора Саратовской области,

государственныхорганах Саратовской области

и органахисполнительной власти Саратовской области,

не обладающихправами юридического лица

 

(В редакции Постановлений ПравительстваСаратовской области

от21.09.2020 г. N 786-П)

 

I . Общие положения

 

1.   Положение о работе с архивнымидокументами в аппарате Губернатора Саратовской области, государственных органахСаратовской области и органах исполнительной власти Саратовской области, необладающих правами юридического лица, (далее – Положение) разработано всоответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в РоссийскойФедерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов в органах государственной власти, органах местного самоуправления иорганизациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерацииот 31 марта 2015 года N 526, (далее – Правила), на основе Примерного положенияоб архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентстваот 11 апреля 2018 года N 42.

2. Настоящее Положениераспространяется на структурные подразделения аппарата Губернатора области;государственные органы области – секретариаты вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатораобласти, вице-губернатораобласти – Председателя Правительства области, первого заместителя ПредседателяПравительства области – министра финансов области, заместителя Председателя Правительстваобласти – министра труда и социальной защиты области, заместителей Председателя Правительстваобласти; органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридическоголица, – комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительствеобласти, управление специальных программ Правительства области (в частинесекретного делопроизводства). (В редакции Постановления Правительства Саратовской области от20.07.2020 г. N 593-П)

3. Для обеспечения хранения,комплектования, учета и использования документов постоянного и временных сроковхранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельностиаппарата Губернатора области, государственных органов области, органовисполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица, иуправления делами Правительства области (за исключением подведомственныхучреждений), а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение всоответствующий государственный архив области, оборудовано архивохранилищеаппарата Губернатора области (далее – архивохранилище).

4. До передачи в архивохранилищедокументы, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппаратаГубернатора области, государственных органов области, органов исполнительнойвласти области, не обладающих правами юридического лица, и управления деламиПравительства области, хранятся по месту их формирования.

Все работы, связанные с подготовкой,транспортировкой и передачей документов в архивохранилище и соответствующийгосударственный архив области, производятся за счет и в пределах средствобластного бюджета, выделенных управлению делами Правительства области.

5. Работас архивными документами в аппарате Губернатора области, государственных органахобласти, органах исполнительной власти области, не обладающих правамиюридического лица, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Обархивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовымиактами Российской Федерации и Саратовской области в сфере архивного дела иделопроизводства, Правилами, Перечнем типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения,утвержденным  приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 годаN 236, (далее – Перечень), Положением о постоянно действующей экспертнойкомиссии аппарата Губернатора Саратовской области, государственных органовСаратовской области и органов исполнительной власти Саратовской области, необладающих правами юридического лица, утвержденным постановлением ПравительстваСаратовской области от 9 января 2020 года N 1-П, настоящим Положением илокальными нормативными актами аппарата Губернатора области. (В редакцииПостановления Правительства Саратовской области от21.09.2020 г. N 786-П)

 

II . Состав документов архивохранилища

 

6. В архивохранилище хранятся:

а) документы постоянного и временных(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу,образовавшиеся в деятельности аппарата Губернатора области, государственныхорганов области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав приПравительстве области, а также управления делами Правительства области,включенные в утвержденные экспертно-проверочной комиссией уполномоченногооргана исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее – ЭПК) описидел;

б) документы по личному составуфондов организаций-предшественников;

в) фонд пользования (копии правовыхактов Губернатора области и Правительства области, не переданных на постоянноехранение в соответствующий государственный архив области);

г) справочно-поисковые средства кдокументам и учетные документы архивохранилища.

7. В архивохранилище поступают нахранение:

а) документы постоянного и временныхсроков хранения, в том числе с отметкой "ЭПК", документы по личномусоставу, образующиеся в деятельности структурных подразделений аппаратаГубернатора области, государственных органов области (в том числеупраздненных), комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав приПравительстве области, управления специальных программ Правительства области (вчасти несекретного делопроизводства), а также управления делами Правительстваобласти (за исключением подведомственных учреждений);

б) фонд пользования (копии правовыхактов Губернатора области и Правительства области).

 

III . Основные задачиработы с архивными документами

 

8.1. К задачам управления делопроизводстваи контроля Правительства области относятся:

8.1.1.Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом IIнастоящего Положения.

8.1.2. Комплектование архивохранилищадокументами, состав которых предусмотрен пунктом 7 раздела II настоящего Положения.

8.1.3. Учетдокументов, находящихся на хранении в архивохранилище.

8.1.4.Использование документов, находящихся на хранении в архиво-хранилище.

8.1.5. Подготовкаи своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации напостоянное хранение в соответствующий государственный архив области.

8.1.6. Методическоеруководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурныхподразделениях аппарата Губернатора области, государственных органах области иорганах исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,и своевременной передачей их в архивохранилище.

8.2. Задачей структурныхподразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области иорганов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,а также управления делами Правительства области является комплектованиеархивохранилища документами, состав которых предусмотрен подпунктом"а" пункта 7 раздела II настоящегоПоложения.

 

IV . Основные функции приработе с архивными документами

 

9. Структурнымиподразделениями аппарата Губернатора области, государственными органами областии органами исполнительной власти области, не обладающими правами юридическоголица, осуществляются:

составление номенклатуры дел иформирование дел, обеспечение сохранности документов до передачи их навременное хранение в архиво-хранилище;

представление в управлениеделопроизводства и контроля Правительства области сведений о категориях иколичестве дел, заведенных в течение календарного года (сведения итоговойзаписи номенклатуры дел);

подготовка к передаче и передача вархивохранилище на временное хранение через год после завершенияделопроизводством дел и документов по описям в соответствии с номенклатурой дел(в 7-дневный срок – в случае ликвидации структурного подразделения аппаратаГубернатора области или государственного органа области), личных делгражданских служащих области, уволенных с гражданской службы – через 10 лет содня увольнения;

участие в заседаниях постоянно действующейэкспертной комиссии аппарата Губернатора Саратовской области, государственныхорганов Саратовской области и органов исполнительной власти Саратовскойобласти, не обладающих правами юридического лица, (далее – ЭК) (принеобходимости).

9.1. Органами исполнительной властиобласти, не обладающими правами юридического лица, осуществляется:

представление на рассмотрение исогласование ЭК номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, актов овыделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов обутрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

представлениена утверждение руководителям органов исполнительной власти области, необладающих правами юридического лица, номенклатур дел, описей дел постоянногохранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожениюархивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актово неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденных (согласованных)ЭПК .

10. Управлениемделопроизводства и контроля Правительства области осуществляются:

10.1. Ежегодноеуточнение и составление сводной номенклатуры дел аппарата Губернатора области, государственныхорганов области.

10.2. Прием через год послезавершения делопроизводством (в 7-дневный срок – в случае ликвидацииструктурного подразделения аппарата Губернатора области или государственногооргана области) документов постоянного и временных сроков хранения, в том числес отметкой "ЭПК", документов по личному составу, образовавшихся вдеятельности аппарата Губернатора области, государственных органов области,органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица;прием личных дел гражданских служащих области, уволенных с гражданской службы,– через 10 лет со дня увольнения.

10.3. Ведение учета документов ифондов, находящихся на хранении в архивохранилище.

10.4. Представлениев соответствующий государственный архив области учетных сведений об объеме исоставе хранящихся в архивохранилище документов Архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в соответствии с порядкомгосударственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

10.5. Систематизацияи размещение документов, поступающих на хранение в архивохранилище.

10.6.Подготовка и представление:

а) нарассмотрение и согласование ЭК сводной номенклатуры дел аппарата Губернатораобласти, государственных органов области, описей дел постоянного хранения,описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личномусоставу, а также актов о выделении к уничтожению архивных документов, неподлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимыхповреждениях архивных документов;

б) наутверждение ЭПК описей дел постоянного хранения;

в) насогласование ЭПК описей дел по личному составу;

г) насогласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых поврежденияхархивных документов;

д) на согласование ЭПК актов овыделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК" в Перечне, неподлежащих хранению;

е) наутверждение вице-губернатору области – руководителю аппарата Губернатораобласти сводной номенклатуры дел аппарата Губернатора области, государственныхорганов области, описей дел постоянного хранения, описей дел временных (свыше10 лет) сроков хранения, в том числе описей дел по личному составу, актов овыделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов обутрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов,образовавшихся в деятельности  аппарата Губернатора области игосударственных органов области, утвержденных (согласованных) ЭПК. (В редакцииПостановления Правительства Саратовской области от20.07.2020 г. N 593-П)

10.7. Организацияпередачи документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации,на постоянное хранение в соответствующий государственный архив области,источником комплектования которого являются аппарат Губернатора области, органыисполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица.

10.8. Организацияпроведения экспертизы ценности документов временных сроков хранения,находящихся на хранении в архивохранилище, в целях отбора документов длявключения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявлениядокументов, не подлежащих дальнейшему хранению.

10.9. Проведениемероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении вархивохранилище.

10.10. Информированиеруководства и работников аппарата Губернатора области, государственных органов,органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,управления делами Правительства области о составе и содержании документовархивохранилища.

10.11. Информированиеграждан и организаций по вопросам местонахождения архивных документов.

10.12.Выдача документов и дел во временное пользование  работникам структурныхподразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области иорганов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,управления делами Правительства области.

10.13. Исполнениезапросов пользователей, выдача архивных копий документов, архивных выписок иархивных справок.

10.14. Ведениеучета использования документов, хранящихся в архиво-хранилище.

10.15. Использованиефонда пользования копий правовых актов Губернатора области и Правительстваобласти.

10.16. Ведениесправочно-поисковых средств к документам, хранящимся в архивохранилище.

10.17.Участие в разработке документов по вопросам архивного дела и делопроизводства.

10.18.Оказание методической помощи:

а) работникам структурныхподразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области иорганов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,ответственным  за ведение делопроизводства, в составлении номенклатурыдел, формировании и оформлении дел;

б) работникамструктурных подразделений аппарата Губернатора области, государственных органовобласти и органов исполнительной власти области, не обладающих правамиюридического лица, в подготовке документов к передаче в архивохранилище.

11. Управлениемделами Правительства области осуществляются:

обеспечениефинансовых, материально-технических и иных условий, необходимых длякомплектования, хранения, учета и использования, проведения экспертизы ценностии упорядочения архивных документов аппарата Губернатора области, государственныхорганов области, органов исполнительной власти области, не обладающих правамиюридического лица, а также управления делами Правительства области;

представление в управлениеделопроизводства и контроля Правительства области сведений о категориях иколичестве дел, заведенных в течение календарного года (сведения итоговойзаписи номенклатуры дел);

подготовка к передаче и передача дел идокументов в архиво-хранилище на временное хранение в течение трех лет послезавершения делопроизводством по описям в соответствии с номенклатурой дел;

представление на рассмотрение исогласование экспертной комиссии управления делами Правительства областиноменклатур дел, описей дел постоянного хранения, актов о выделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утратедокументов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

представлениена утверждение управляющему делами Правительства области описей дел постоянногохранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению архивныхдокументов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов онеисправимых повреждениях архивных документов, образовавшихся в деятельностиуправления делами Правительства области, утвержденных (согласованных) ЭПК;

участие в заседаниях ЭК (принеобходимости).

12. Государственным архивом области,источниками комплектования которого являются аппарат Губернатора области,органы исполнительной власти области, не обладающие правами юридического лица,осуществляются:

оказание консультационной и методическойпомощи в работе с архивными документами в аппарате Губернатора области,государственных органах области, органах исполнительной власти области, необладающих правами юридического лица, и управлении делами Правительстваобласти;

проведение экспертизы ценности документоввременных сроков хранения с отметкой "ЭПК", находящихся на хранении вархивохранилище, в целях отбора документов для включения в состав Архивногофонда Российской Федерации и выявления документов, не подлежащих дальнейшемухранению, а также упорядочение управленческой документации.

 

V . Права управления делопроизводства и контроля

Правительстваобласти при организации работы

с архивнымидокументами

 

13. Длявыполнения задач и функций при организации работы с архивными документами управлениеделопроизводства и контроля Правительства области имеет право:

а) представлять вице-губернаторуобласти – руководителю аппарата Губернатора области, руководителяморганов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,и управления делами Правительства области предложения по совершенствованиюорганизации хранения, комплектования, учета и использования архивных документовв архивохранилище; (В редакции Постановления Правительства Саратовской области от20.07.2020 г. N 593-П)

б) запрашиватьв структурных подразделениях аппарата Губернатора области, государственныхорганах области, органах исполнительной власти области, не обладающих правамиюридического лица, управлении делами Правительства области сведения,необходимые для работы архивохранилища;

в) даватьрекомендации структурным подразделениям аппарата Губернатора области,государственным органам области, органам исполнительной власти области, необладающим правами юридического лица, управлению делами Правительства областипо вопросам, относящимся к деятельности архивохранилища;

г) информироватьструктурные подразделения аппарата Губернатора области, государственные органыобласти, органы исполнительной власти области, не обладающие правамиюридического лица, и управление делами Правительства области о необходимостипередачи дел и документов в архивохранилище после завершения ихделопроизводством;

д) контролировать выполнениеустановленных правил работы с архивными документами в аппарате Губернатораобласти, государственных органах области и органах исполнительной властиобласти, не обладающих правами юридического лица;

е) требовать от структурныхподразделений аппарата Губернатора области, государственных органов области,органов исполнительной власти области, не обладающих правами юридического лица,управления делами Правительства области своевременной передачидокументов в архивохранилище;

ж) информировать вице-губернатора области – руководителя аппарата Губернатораобласти, руководителей государственных органов области, органов исполнительнойвласти области, не обладающих правами юридического лица, и управления деламиПравительства области о фактах хищения, укрытия, порчи, незаконного уничтожениядокументов и нарушения требований организации работы с архивными документами; (В редакции Постановления ПравительстваСаратовской области от20.07.2020 г. N 593-П)

з) участвовать в мероприятиях,проводимых специально уполномоченным Правительством Российской Федерациифедеральным органом исполнительной власти в области архивного дела,уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела, повопросам архивного дела и документационного обеспечения управления;

и) приниматьучастие в заседаниях ЭПК.