Приложение к Постановлению от 25.06.2010 г № 01-06/49-П Информация
Информация об организации работы территориальных избирательных комиссий лысогорского, татищевского и энгельсского муниципальных районов саратовской области, октябрьского района Г. Саратова по документационному обеспечению их деятельности
В соответствии с Планом работы избирательной комиссии Саратовской области (далее - Комиссия) на первое полугодие 2010 года комиссией в составе: члена Комиссии с правом решающего голоса Киреева А.В., начальника отдела организационно-документационного обеспечения аппарата Комиссии Бакурской Т.Ю. и референта отдела взаимодействия с избирательными комиссиями аппарата Комиссии Иноземцевой Л.А. в мае - июне 2010 года была проведена проверка организации работы территориальных избирательных комиссий Лысогорского, Татищевского и Энгельсского муниципальных районов Саратовской области, Октябрьского района г. Саратова (далее - территориальные избирательные комиссии) по документационному обеспечению их деятельности.
Проверка показала, что организация делопроизводства, хранения, передачи в архив, порядок уничтожения документов, не подлежащих дальнейшему хранению, территориальных избирательных комиссий, в основном, соответствуют требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации и Саратовской области.
Делопроизводство в территориальных избирательных комиссиях ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии, принятой на основании Типовой инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии, утвержденной постановлением Комиссии от 27 августа 2009 г. N 01-06/57-П "О типовых документах, регламентирующих организацию делопроизводства территориальных избирательных комиссий Саратовской области". На основании постановлений Комиссии решениями территориальных избирательных комиссий в инструкцию по делопроизводству своевременно вносились изменения, касающиеся порядка проведения личного приема граждан и направления в прокуратуру Саратовской области нормативных правовых актов, принятых территориальными избирательными комиссиями.
Номенклатуры дел на 2010 год утверждены на основании Типовой номенклатуры дел территориальной избирательной комиссии, утвержденной постановлением Комиссии от 27 августа 2009 г. N 01-06/57-П.
Во всех территориальных избирательных комиссиях приняты Положения о работе с архивными документами.
В территориальных избирательных комиссиях еженедельно председателями проводится прием граждан на основании утвержденных графиков приема граждан. Однако, в территориальных избирательных комиссиях Татищевского и Энгельсского муниципальных районов в нарушение пункта 17.3 Типового регламента территориальной избирательной комиссии график приема граждан был утвержден решением территориальной избирательной комиссии, а должен утверждаться ежемесячно председателем территориальной избирательной комиссии не позднее чем за 2 дня до начала очередного месяца.
Графики приема граждан председателями территориальных избирательных комиссий размещены на информационных стендах территориальных избирательных комиссий, а также на сайте Комиссии в сети Интернет.
В территориальных избирательных комиссиях ведутся журналы регистрации входящих документов. На входящей корреспонденции проставляются регистрационные штампы с указанием номера и даты поступления документов. Письменные обращения граждан регистрируются отдельно от других видов документов, поступающих в комиссию, в журнале регистрации обращений.
Исходящие письма регистрируются в журналах регистрации исходящих документов. В ответных документах проставляется ссылка на регистрационный номер и дату соответствующего документа.
Дела в территориальных избирательных комиссиях формируется в соответствии с номенклатурой дел. В территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Саратова и Энгельсского муниципального района не вся входящая и исходящая корреспонденция была сформирована в дела по номенклатуре дел, однако в процессе проверки указанные недостатки были устранены.
Порядок организации деятельности комиссий, процедура подготовки и проведения заседаний территориальных избирательных комиссий регулируется регламентом, принятым соответствующей комиссией.
Заседания комиссий оформляются протоколами, к которым прилагаются подлинные экземпляры решений и документы, послужившие основанием для их принятия. Решения комиссий регистрируются в журналах регистрации решений.
Оформление протоколов заседаний территориальных избирательных комиссий ведется достаточно подробным образом: фиксируются дата и место проведения заседания, фамилии присутствующих, повестка дня заседания, констатируется процесс обсуждения вопросов повестки дня и решение по каждому обсуждаемому вопросу, заносятся результаты голосования. Территориальным избирательным комиссиям Татищевского и Энгельсского муниципальных районов следует обратить внимание на оформление текста протокола по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии.
Решения, протоколы заседаний, распоряжения, письма печатаются на бланках установленной формы, соответствующих требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Бланки документов территориальных избирательных комиссий изготавливаются компьютерным способом.
Организован учет печатей территориальных и участковых избирательных комиссий и порядок их использования. Печати и штампы комиссий регистрируются в журнале регистрации печатей и штампов.
Проверка показала, что хранение избирательной документации в целом обеспечивается на должном уровне. Документация избирательных комиссий хранится в закрытых охраняемых помещениях, печати и личные дела хранятся в сейфах.
Для хранения избирательной документации территориальной избирательной комиссии Лысогорского муниципального района выделено отдельное помещение в здании кинотеатра "Луч" (здание принадлежит администрации района); в Татищевском муниципальном районе выделено отдельное помещение в здании типографии, расположенной рядом со зданием администрации муниципального района; в Энгельсском муниципальном районе в помещении территориальной избирательной комиссии имеется вместительное архивохранилище; в Октябрьском районе г. Саратова имеется отдельное помещение в здании администрации района.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение в территориальных избирательных комиссиях созданы постоянно действующие экспертные комиссии, утверждены Положения о них. По согласованию с муниципальными архивными учреждениями в состав экспертных комиссий включены работники архивов.
В связи с истечением сроков хранения документации в территориальных избирательных комиссиях проводится работа по выделению документов краткосрочного хранения на уничтожение, составляются соответствующие акты.
Необходимо отметить работу территориальных избирательных комиссий Лысогорского и Татищевского муниципальных районов, в которых документы за 2007 - 2009 годы сформированы и прошиты в дела. Кроме того, в территориальной избирательной комиссии Лысогорского муниципального района на документы постоянного срока хранения за 2007 - 2009 годы составлены описи, которые согласованы с постоянно действующей экспертной комиссией территориальной избирательной комиссии, с управлением по делам архивов Правительства Саратовской области. Указанные документы за 2007 - 2008 годы переданы на хранение в архив по актам приема-передачи. Документы территориальной избирательной комиссии Энгельсского муниципального района постоянного срока хранения за 2007 - 2009 годы проходят обработку работником архива. В территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Саратова указанные документы подготовлены для проведения полного оформления дел (архивной обработки дел).
Территориальными избирательными комиссиями налажено хорошее взаимодействие с архивными учреждениями района, районные администрации оказывают содействие в выделении помещений для хранения избирательной документации.
Ведение кадрового делопроизводства, в т.ч. формирование и ведение личных дел председателя территориальной избирательной комиссии и специалиста - главного бухгалтера (в случае его работы на штатной основе), табели учета использования рабочего времени, оформление распоряжений осуществляется председателем территориальной избирательной комиссии.
Необходимо отметить, что в территориальных избирательных комиссиях достаточное внимание уделяется вопросам планирования работы избирательной комиссии. Так, в территориальной избирательной комиссии Лысогорского муниципального района и Октябрьского района г. Саратова планы работы составляются регулярно на полугодие, а также на каждый месяц. Ежемесячные планы работы уточняют и конкретизируют полугодовой плана работы. В территориальной избирательной комиссии Октябрьского района г. Саратова планируется работа еще и по основным видам деятельности, в т.ч. по правовому просвещению избирателей, по работе с избирателями с ограниченными физическими возможностями и т.д. Разработан и реализуется рабочий план мероприятий по подготовке к проведению в марте 2011 года выборов депутатов Саратовской городской Думы на территории Октябрьского района г. Саратова. В указанных территориальных избирательных комиссиях информация о выполнении планов работы рассматривается на заседаниях территориальных избирательных комиссий.
В целом, выезды в муниципальные районы Саратовской области показали, что работа территориальных избирательных комиссий организована на должном уровне, выявленные недостатки устранены.