Приложение к Постановлению от 01.06.2006 г № 88 Инструкция
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти саратовской области основные термины, употребляемые в делопроизводстве
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ - документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;
архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
I.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, министерствах области и иных органах исполнительной власти области. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делопроизводства и контроля Правительства области (далее - управление делопроизводства и контроля) может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего нормативного акта.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами, Регламентом Правительства Саратовской области.
1.3.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой документационного обеспечения управления.
В аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области эти функции выполняет управление делопроизводства и контроля.
В министерствах и комитетах области, других органах исполнительной власти области ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу, или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией и примерной должностной инструкцией ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 2 февраля 2005 г. N 15.
1.4.Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников органов исполнительной власти области и их структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях со структурой органов исполнительной власти области и с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами.
Работники аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которых отражает специфику работы аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, применяются в органах исполнительной власти области в соответствии с практикой и спецификой работы этих органов с обязательным соблюдением основных положений общих принципов организации делопроизводства.
Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делопроизводства и контроля.
1.5.Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах информируется управление делопроизводства и контроля.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.
1.6.Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется министерством информации и печати области. Передача информации другим путем запрещается.
1.7.Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора области и Правительства области, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8.Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.
1.9.Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяются только на служебные документы несекретного характера.
II.Прием поступающей корреспонденции
2.1.Корреспонденция, адресованная Губернатору области, вице-губернатору области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области и руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительства области, управляющему делами Правительства области, принимается к регистрации и дальнейшей обработке в отделе документооборота управления делопроизводства и контроля (далее - отдел документооборота).
2.2.Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, нарочным, через отдел специальной документальной связи Правительства области (далее - отдел специальной документальной связи), а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой. Вся корреспонденция регистрируется единым установленным порядком как входящий документ, независимо от вида поступления.
2.3.Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдением необходимых требований: получение заказной корреспонденции под роспись в почтовом отделении по оформленной доверенности, в реестрах к заказным письмам, на квитанциях) телеграмм и т.д.
2.4.При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ. Для доставки нарочными в комплекс зданий Правительства области (ул. Московская, 72) используется шкаф для корреспонденции, установленный в проходной Правительства области. Выемка корреспонденции производится дважды в день: в 9 часов и 14 часов. Разовый пропуск для доставки корреспонденции непосредственно в отдел документооборота может быть оформлен работникам органов исполнительной власти и их структурных подразделений и работникам учреждений связи.
К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаются следующие требования:
доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой текущего или предыдущего дня;
доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой только текущего дня;
в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.
2.5.Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается дежурными специалистами управления делопроизводства и контроля или в секретариатах Губернатора области, вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области. Если текст предполагает незамедлительное исполнение, дежурный специалист управления делопроизводства и контроля производит регистрацию путем проставления штампа входящего документа и даты (без присвоения входящего номера), оставляет себе копию, а оригинал передает для информирования соответствующих должностных лиц в секретариат адресата дежурному работнику с проставлением на копии даты, времени и фамилии получившего документ. В первый рабочий день работник секретариата передает документ (с резолюцией или без нее) в отдел документооборота для регистрации и дальнейшей обработки.
При поступлении аналогичных документов в органы исполнительной власти области дежурные работники принимают все меры для доведения документов до руководителей.
2.6.При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1 - 3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений. Телефонограммы принимаются, передаются, регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной власти области.
2.7.Корреспонденция на иностранном языке незамедлительно передается для перевода соответствующим структурам.
III.Регистрация входящих документов
3.1.Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.
3.2.Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке.
3.3.Обращения граждан, поступившие заказной почтой в отдел документооборота, регистрируются путем записи в журнал с последующей передачей под роспись работнику управления по работе с обращениями граждан Правительства области. Аналогичные письма, полученные обычной почтой, передаются туда же без регистрации.
В органах исполнительной власти области обращения граждан регистрируются и обрабатываются в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Саратовской области от 29 июля 2010 г. N 142-ЗСО "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в государственные органы Саратовской области и органы местного самоуправления", административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве области, внутриведомственными нормативными актами.
3.4.Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.
3.5.Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:
регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);
регистрируемая без постановки на контроль.
3.6.К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, руководителей федеральных округов, руководителей субъектов Российской Федерации, депутатов областной Думы, а также письма, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа.
3.7.К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
3.8.Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.
Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).
3.9.Входящие контрольные документы регистрируются путем проставления в нижнем правом углу первой страницы документа регистрационного штампа с указанием даты поступления и индекса соответствующего секретариата. Далее контрольный документ проходит электронную регистрацию, заполняется регистрационная карточка с автоматическим присвоением регистрационного номера.
3.10.Корреспонденция на иностранном языке регистрируется после ее перевода на русский язык; входящий номер и дата проставляются на день окончания перевода и поступления ее в отдел документооборота. Дальнейшая работа с документом происходит в соответствии с порядком прохождения входящей корреспонденции.
3.11.Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируется путем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журнал входящих документов и передается под роспись в соответствующий секретариат в нераспечатанном виде.
3.12.Регистрационная карточка заполняется по установленной форме (приложение N 1) и распечатывается в одном экземпляре для ведения картотеки в отделе документооборота.
Секретариаты Губернатора области, вице-губернатора области и структурных подразделений аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области могут вести аналогичные картотеки.
3.13.Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция распределяется по рабочим папкам руководителей для последующей передачи в соответствующие секретариаты. При этом учитывается тематика изложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имели место, содержание предыдущих резолюций, а также соответствие распределению обязанностей, утвержденному постановлением Губернатора области.
Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции, независимо от содержания, адресуется Губернатору области, работник отдела документооборота имеет право распределять корреспонденцию в вышеприведенном порядке вне зависимости от фамилии адресата.
3.14.Губернатору области направляется корреспонденция от:
Президента Российской Федерации;
Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей;
Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей;
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, избранных от Саратовской области;
федеральных министров и руководителей федеральных агентств;
полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;
глав администраций регионов Российской Федерации;
иерархов религиозных конфессий;
руководителей партий и крупных общественных организаций, деятелей науки, культуры, искусства и т.д.;
письма, исполнение которых предполагает координацию действий нескольких министерств, ведомств, отраслей, должностных лиц;
письма, содержащие личное приглашение Губернатору области, предложение лично выступить на предполагаемом мероприятии;
письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личную договоренность;
письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфере правопорядка, радиационной и химической защиты, экологии, природопользования и др.
В органах исполнительной власти области руководитель может принимать к рассмотрению корреспонденцию согласно требованиям, установленным в данном органе власти.
3.15.В период отсутствия Губернатора области и исполнения его обязанностей вице-губернатором области или другим должностным лицом ежедневная корреспонденция Губернатору области комплектуется в отделе документооборота в установленном порядке и в полном объеме в отдельной папке передается в секретариат должностного лица, исполняющего в данный момент обязанности Губернатора области.
Если необходимо личное ознакомление Губернатора области с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается в отдел документооборота с пометкой "Ознакомить Губернатора" с указанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области. В день, когда Губернатор области приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке.
Если документ требует незамедлительного исполнения, и в то же время должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанности Губернатора области, считает целесообразным личное ознакомление Губернатора области с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области, для личного доклада Губернатору области.
В период отсутствия вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области и исполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей ежедневная корреспонденция систематизируется в отделе документооборота в установленном порядке и передается на рассмотрение в секретариаты, в том числе и в секретариат отсутствующего должностного лица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятся руководителем секретариата по согласованию с заинтересованными должностными лицами. Контроль за исполнением документов остается за должностным лицом, в секретариат которого направлен документ непосредственно из отдела документооборота.
3.16.При передаче контрольного документа из отдела документооборота в секретариаты руководителей получатель расписывается в правом нижнем углу регистрационной карточки. Кроме того, регистрационная карточка направляется в секретариат руководителя в электронном виде посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" сразу после ее регистрации.
3.17.После рассмотрения корреспонденции руководителем секретариат вносит резолюцию руководителя в электронную регистрационную карточку документа посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" и в соответствии с резолюцией пересылает электронную карточку исполнителю и ставит документ на контроль. Затем документ с резолюцией направляется исполнителю через отдел документооборота.
3.18.На документы без постановки на контроль регистрационные карточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящих документов" с указанием порядкового номера и даты поступления, наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткого содержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются под роспись в журнале в соответствующие секретариаты.
3.19.Правительственная почта, поступившая по каналам фельдъегерской связи: федеральные законы, правовые акты и поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления и протоколы комиссий при Правительстве Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, регистрируется в управлении делопроизводства и контроля. На каждый документ заполняется регистрационная карточка установленной формы (приложение N 2).
После регистрации вся правительственная почта вместе с регистрационными карточками передается в секретариат Губернатора области (в отсутствие Губернатора области - в секретариат вице-губернатора области) и после рассмотрения возвращается в управление делопроизводства и контроля для дальнейшей работы в соответствии с требованиями Положения об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области, утвержденного постановлением Губернатора Саратовской области от 1 августа 2011 г. N 131. За каждый документ получатель расписывается в реестре.
3.20.Договоры и соглашения, заключаемые Правительством области и подписанные Губернатором области, вице-губернатором области, заместителями Председателя Правительства области, регистрируются в отделе документооборота, их тексты хранятся там же и передаются в установленном порядке в архив Правительства области. Регистрация осуществляется путем присвоения порядкового номера согласно записи в "Журнале регистрации договоров и соглашений"; номер и дата регистрации располагаются под подписью должностного лица Правительства области.
IV.Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1.Корреспонденция, поступившая в Правительство области, в министерства области или иные органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2.На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату".
4.3.Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату.
4.4.Порядок и сроки представления документов для рассмотрения и принятия по ним решения определяется руководителем органа исполнительной власти области. В ежедневных планах работы руководитель обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.
4.5.Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый, следующий за ним, рабочий день. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя.
4.6.Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется секретариатами руководителей, куда первоначально направлен документ из отдела документооборота, либо поступил в соответствующий секретариат с резолюцией Губернатора области. Если документ с резолюцией Губернатора области адресован нескольким должностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностного лица, фамилия которого стоит первой.
4.7.Если резолюция Губернатора области адресована непосредственно в органы исполнительной власти области или структурные подразделения аппарата Губернатора области, то отдел документооборота передает в секретариат курирующего руководителя копию письма (без приложений) с резолюцией Губернатора для оперативного контроля за исполнением документа.
4.8.При получении руководителем информации от исполнителя о выполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение.
4.9.Закрытие документа и его списание "В дело" производится министром области - руководителем аппарата Губернатора области, а также в секретариатах вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставит отметку "В дело", а работник секретариата переносит реквизиты ответа в электронную карточку посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция".
V.Регистрация и отправка документов
5.1.Исходящие документы, изготовленные на бланках Губернатора области или Правительства области, подлежат регистрации в отделе документооборота. Документы, изготовленные на бланках вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области регистрируется в соответствующих секретариатах в журнале учета исходящей корреспонденции.
5.2.Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в отдел документооборота.
При получении документов для отправки работники отдела документооборота проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.
5.3.Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе документооборота на электронных карточках (приложение N 1). Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 1-07-03-845.
5.4.Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе документооборота. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя.
После регистрации документы отправляются отделом документооборота адресату. Способ отправки документа адресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта) определяется сотрудником отдела документооборота по согласованию с отправителем. Если документ отправляется адресату нарочным, то на втором экземпляре документа, остающегося в отделе документооборота, делается запись "Первый экземпляр получил..." с указанием фамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях по требованию работника отдела - времени получения документа.
Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в отделе документооборота или переданных на хранение в архив, в случае необходимости могут быть выданы по требованию руководителей секретариатов Губернатора области, вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области или исполнителя соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается.
5.5.В администрации муниципальных районов области корреспонденция отправляется заказной почтой один раз в неделю (пятница). В день отправки корреспонденции документы принимаются отделом документооборота до 11 часов.
5.6.В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней.
Исходящая корреспонденция, передаваемая в отдел документооборота для отправки простой и заказной почтой, должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа.
Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, в следующем порядке:
для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах.
Часть пятая исключен
5.7.Доставка корреспонденции Губернатору области, вице-губернатору области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительства области и управляющему делами Правительства области осуществляется работниками соответствующих секретариатов, а также сотрудниками управления делами Правительства области, ответственными за ведение делопроизводства, которые получают документы под расписку в журнале или реестре.
Допускается вызов в отдел документооборота работников органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.
5.8.Документы, изготовленные на бланках областных министерств, комитетов, управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в соответствующих органах исполнительной власти. Переписка между областными министерствами, комитетами, управлениями осуществляется самостоятельно.
5.9.Органы исполнительной власти области, пользующиеся маркировальной техникой отдела документооборота, отправляют свою корреспонденцию самостоятельно через почтовое отделение связи N 42.
5.10.Телеграммы за подписью должностных лиц посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции.
Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности, установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Право подписи телеграмм категории "Правительственная", отправляемых за пределы Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору области.
Право подписи обычных телеграмм и телеграмм категории "Правительственная", отправляемых в пределах Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительства области, управляющему делами Правительства области. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.
При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилии, имени и отчества получателя.
5.11.Для эффективного использования всего массива документов (входящих и исходящих) создаются поисковые системы. Они существуют как в традиционном, так и электронном виде.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, из которых можно составить следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и т.д.);
контрольно-справочные (по срокам исполнения, по исполнителям и т.д.);
а также алфавитные, по обращениям граждан, тематические, кодификационные и другие, в зависимости от поставленных задач.
Помимо обязательной номенклатуры дел для удобства поиска можно разрабатывать классификационные справочники: классификатор вопросов деятельности органа исполнительной власти, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, классификатор резолюций, классификатор исполнителей, классификатор результатов исполнения документов и т.д.
В целях учета документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти области используются обязательные сведения о документах:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
наименование либо аннотация документа;
индекс дела;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
В системе электронного документооборота органов исполнительной власти области также могут использоваться дополнительные сведения о документах.
Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, виду документа, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или по любой комбинации реквизитов.
VI.Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1.Нормативные, организационно-распорядительные, информационные и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся в органах исполнительной власти области и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений органов исполнительной власти области, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.
6.2.При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" могут использоваться следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб Саратовской области;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код органа исполнительной власти области или Правительства области, подготовившего документ;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации, подготовившей документ;
09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
6.3.Требования к оформлению реквизитов документов (приложения N 3, 4 ):
6.3.1.Для изготовления документов Губернатора области и Правительства области используются номерные бланки с гербом Саратовской области. Структурные подразделения аппарата Губернатора, управления делами Правительства области, министерства и иные органы исполнительной власти области имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.
6.3.2.Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланках органов исполнительной власти области и должностных лиц не допускается.
6.3.3.Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся структурными подразделениями органов исполнительной власти области, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным знаком.
6.3.4.Код подразделения органа исполнительной власти области, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.5.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.3.6.Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7.Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Саратовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области (о его структурном подразделении).
Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации.
Над наименованием структурного подразделения (управления, комитета) указывают наименование органа исполнительной власти области.
6.3.8.Справочные данные об организации - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
6.3.9.Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами.
6.3.10.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15 (приложение N 5 ).
6.3.11.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
6.3.12.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
6.3.13.Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Саратов.
В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Саратова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14.Гриф ограничения доступа к документу ("Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.
6.3.15.Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии.
Реквизит "Адресат" располагается на уровне реквизита 08 "Наименование организации, подготовившей документ". Исключение составляет объемный реквизит "Адресат", который может быть расположен на одну строку выше.
Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательстваДолжность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Л.П.Николаевойили
Генеральному директору
ОАО "Энергия"
А.А.ГалкинуЕсли документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Саратовской областиВ состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Борисовой В.А.
ул. Московская, д. 45, кв. 4,
г. Саратов, 4100006.3.16.Гриф утверждения - реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО "Полюс К"
________________ В.С.Попов
(личная подпись)
7 августа 2005 годаПри утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министра финансов
Саратовской области
от 15.05.2005 N 12Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.
6.3.17.Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
Н.Н.Жукову
Прошу подготовить проект распоряжения
Губернатора области по данному вопросу
к 24.08.2005
Личная подпись
20.08.2005Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.18.Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания".
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.".
Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2 - 3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.19.Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
6.3.20.Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным законом "О государственном языке Российской Федерации", действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал. Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов исполнительной власти области, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила", "министерство полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "Правительство Саратовской области направляет").
Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
6.3.21.Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например:
Приложение: на 4 л. в 2-х экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о комитете по управлению имуществом
Саратовской области на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная численность комитета по
управлению имуществом Саратовской области на 3 л.
в 1 экз.Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в министерстве
транспорта области и приложения к ней, всего на 3 л.
в 1 экз.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям, распоряжениям Губернатора (Правительства) области, к распоряжениям и приказам руководителей органов исполнительной власти области на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к распоряжению
Губернатора области от
14 июля 2005 г. N 458-рДопускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.