Постановление Губернатора Саратовской области от 06.08.2013 № 303
Об утверждении Временного положения (регламента) о порядке работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 6 августа 2013 года N 303 г.Саратов Об утверждении Временного положения (регламента)о порядке работы с документами в системеэлектронного документооборота в органахисполнительной власти Саратовской области (В редакции Постановления Губернатора Саратовской области от 30.12.2013 г. N 543) На основании Устава (Основного Закона) Саратовской областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемое Временное положение (регламент) опорядке работы с документами в системе электронного документооборота ворганах исполнительной власти Саратовской области. 2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить наминистра области – руководителя аппарата Губернатора области ГорячевуО.В. (В редакции Постановления Губернатора Саратовской области от30.12.2013 г. N 543) 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.Губернатор области В.В.Радаев Приложение к постановлению Губернатора области от 6 августа 2013 года N 303 Временное положение (регламент) о порядке работы с документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской области I. Общие положения 1. Настоящее Временное положение (регламент) регулирует процесссоздания и обмена документами между органами исполнительной властиСаратовской области и их самостоятельными структурнымиподразделениями, в том числе подписанных электронной подписью (далее– Положение). Положение разработано в целях закрепления правовых основдокументирования, организации работы с документами как на бумажномносителе, так и в электронной форме в автоматизированной системеэлектронного документооборота "Практика". 2. Система электронного документооборота используется в органахисполнительной власти области, их самостоятельных структурныхподразделениях в целях оптимизации работы с документами путемсокращения количества документов на бумажных носителях, повышенияоперативности доставки документов адресатам, формирования единогоинформационного пространства. 3. Термины, используемые в настоящем Положении: система электронного документооборота – информационная система,обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), ихобработку, управление документами и доступ к ним; электронный документооборот органов исполнительной властиобласти, их самостоятельных структурных подразделений – процесссоздания электронных документов и обмена ими в органах исполнительнойвласти области, их самостоятельных структурных подразделениях сиспользованием системы электронного документооборота "Практика" (далее– СЭД); участники СЭД – органы исполнительной власти области, ихсамостоятельные структурные подразделения, органы местногосамоуправления и иные организации, подключенные к СЭД; служба делопроизводства участника СЭД – ответственные заделопроизводство и работу в СЭД должностные лица (должностное лицо)или структурное подразделение органа исполнительной власти; пользователь СЭД – субъект, имеющий непосредственный доступ кСЭД со своими учетной записью и персональным паролем; электронный документ – документ, в котором информацияпредставлена в электронно-цифровой форме; бумажная копия электронного документа – документ, полученныйпосредством распечатки электронного документа и заверенный лицом,обладающим полномочиями на заверение электронных документов; электронная копия документа – электронный образ документа,полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченнымдолжностным лицом на бумажном носителе; отправитель электронного документа – участник обмена электроннымидокументами, который формирует электронный документ и (или)подписывает его электронной подписью и направляет его в адресполучателя; получатель электронного документа – участник обмена электроннымидокументами, который получил адресованный ему электронный документ; реквизиты электронного документа – обязательные элементыоформления документов, которые должны содержаться в электронномдокументе для признания его подлинным; электронная регистрационная карточка – регистрационная карточкадокумента с определенным набором полей, формируемая в СЭД при егорегистрации; электронная подпись – информация в электронной форме, котораяприсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемойинформации) или иным образом связана с такой информацией и котораяиспользуется для определения лица, подписывающего информацию. II. Организация работы участников СЭД с документами, подписанными электронной подписью 4. В СЭД право использования электронной подписи имеютруководители органов исполнительной власти области и их заместители, атакже руководители (заместители) их самостоятельных структурныхподразделений (далее – руководители). Использование электронной подписи осуществляется в соответствиис требованиями законодательства Российской Федерации. 5. Электронная подпись обеспечивает: однозначную идентификацию автора документа; защиту документа от несанкционированного изменения(фальсификации). 6. Документы, направляемые в организации, не являющиесяучастниками СЭД, должны подписываться руководителями собственноручно. 7. Прием, регистрация и отправка электронных документов,поступающих участнику СЭД, осуществляются службой делопроизводстваучастника СЭД. 8. Электронные документы в службах делопроизводства участниковСЭД проходят первичную обработку и регистрацию. При первичномрассмотрении документов служба делопроизводства участника СЭД принеобходимости готовит проект резолюции к документу для утвержденияруководителем. 9. Первичная обработка поступающих электронных документоввключает проверку правильности адресования (доставки) электронныхдокументов, наличия указанных в содержании документа приложений.Неправильно оформленные или ошибочно доставленные электронныедокументы в течение одного рабочего дня подлежат возврату авторудокумента с помощью функционала возврата в СЭД ("Вернуть") суказанием причины отказа в регистрации. 10. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронногодокумента, его регистрационный номер, сведения об отправителедокумента (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименованиеучастника СЭД). III. Регистрация входящих и исходящих документов в СЭД 11. Регистрация документов в СЭД осуществляется в соответствии спринципом однократности регистрации документа (записи информации одокументе). Документ, зарегистрированный в СЭД, имеет единую карточку,в которую каждым конкретным участником СЭД добавляется тольковходящий номер и дата регистрации документа. 12. При регистрации документа в СЭД: формируется электронная регистрационная карточка документа, вкоторую путем заполнения полей карточки заносятся сведения одокументе; документу присваивается регистрационный номер. Регистрация созданных или поступающих документов на бумажномносителе включает в себя также создание электронных копий данныхдокументов и прикрепление их к электронной регистрационной карточкедокумента в сроки, установленные пунктом 14.3 настоящего Положения. 13. Электронная регистрационная карточка документа содержитполный набор реквизитов, предусмотренных нормативными актамиРоссийской Федерации. Поля электронной регистрационной карточки, заполнение которых непредусмотрено путем выбора значений из справочников, заполняютсяпутем ввода данных с клавиатуры. Поле "Краткое содержание" можетзаполняться в произвольной форме, в нем допускаются сокращения слов всоответствии с разделом II приложения N 5 к Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области,утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 1 июня2006 года N 88 (далее – Инструкция по делопроизводству). 14. Регистрация входящих документов. 14.1. При поступлении уже созданного электронного документа отодного участника СЭД к другому регистрация документа заключается вприсвоении ему входящего номера и даты регистрации. 14.2. Резолюция вышестоящего должностного лица на документе,поступившем через СЭД, в электронную регистрационную карточку вводитсяслужбой делопроизводства. 14.3. Проверка поступления и регистрация электронных документов,поступающих к участнику СЭД, осуществляется не реже одного часа втечение рабочего дня. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня,регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего дня.Электронные документы, поступившие в праздничные дни, регистрируютсяв течение первой половины следующего рабочего дня. В случае поступления ошибочно направленного документа (не поназначению) служба делопроизводства получателя обязана в течениеодного рабочего дня оформить возврат отправителю согласно пункту 9настоящего Положения. 15. Регистрация исходящих документов. 15.1. Регистрация исходящих документов в СЭД включает в себяследующие действия: заполнение полей электронной регистрационной карточки документа; присвоение номера исходящему документу в соответствии сноменклатурой дел; создание электронной копии документа и прикрепление ее кэлектронной регистрационной карточке документа (для документов,созданных на бумажных носителях). При регистрации ответа на входящий документ исполнитель обязануказать в соответствующем поле электронной регистрационной карточкиномер документа, на который подготовлен ответ. 15.2. Временем отправки документа считается момент времени, когдав электронной регистрационной карточке документа сохраняются всенеобходимые сведения о документе. 15.3. Регистрация ранее отправленных документов, вернувшихсяотправителю. Если из организации, не являющейся участником СЭД, отправителюдокумента был осуществлен возврат ошибочно отправленного документа,новая электронная регистрационная карточка для поступившего документане создается. Для регистрации такого документа необходимо войти вэлектронную регистрационную карточку отправленного документа,зарегистрировать его как поступивший документ, используя специальныеполя электронной регистрационной карточки, а также внести содержаниерезолюции при ее наличии в документе. IV. Предотвращение дублирования документов 16. Если документ на бумажном носителе направляется отправителем,не являющимся участником СЭД, нескольким участникам СЭД, тоэлектронная регистрационная карточка документа должна быть заполнена вСЭД только один раз (участником СЭД, который получил документпервым). Остальные участники СЭД должны войти в эту карточку дляосуществления регистрации в своей организации. 17. Поиск поступившего документа необходимо осуществлять сиспользованием функционала СЭД "Расширенный поиск". Если документ небыл ранее зарегистрирован в СЭД, он подлежит регистрации. 18. Во всех случаях, когда при регистрации поступающего документаСЭД автоматически выдается предупреждение о существовании документас совпадающими реквизитами, необходимо выяснить причину возникновенияпредупреждения. Осуществлять регистрацию документа до выяснения причинвозникновения предупреждения запрещается. Данное предупреждениеозначает, что электронная карточка документа уже существует в СЭД изаведена одним из участников СЭД, при этом доступ к документу открытдля всех адресатов, внесенных в электронную регистрационную карточку всоответствии с резолюцией или указанием адресата. Если документпрошел регистрацию одним из участников СЭД, для других она становитсяв очередь на регистрацию. 19. Участник СЭД, получивший документ первым, должен правильнозарегистрировать его с заполнением всех полей электроннойрегистрационной карточки и с указанием всех адресатов, причемнеобходимо вносить их в той последовательности, в которой они указаныв документе. V. Рассмотрение и исполнение документов 20. Рассмотрение и исполнение документа включает в себя: внесение проектов резолюций и их утверждение; внесение содержания резолюций в электронные регистрационныекарточки; направление документа исполнителям (по принадлежности); исполнение документа; внесение отметок об исполнении (с указанием номера документаответа при наличии его в СЭД). 21. Документы рассматриваются руководителем и в соответствии сего поручением (резолюцией) направляются исполнителям автоматически свнесением соответствующей отметки в электронную регистрационнуюкарточку. В СЭД все резолюции и отметки об исполнении автоматическивыстраиваются в "дерево резолюций" согласно иерархии и указаннойруководителем последовательности исполнителей. При получении документав соответствии с резолюцией вышестоящего лица исполнитель добавляетсвою резолюцию или отметку об исполнении, пользуясь соответствующимифункциями СЭД "Добавить подрезолюцию" и "Исполнение". 22. Дальнейшая работа с документами осуществляется в соответствиис Инструкцией по делопроизводству. VI. Работа с организационно-распорядительными документами 23. Регистрация принятых правовых актов Губернатора области иПравительства области, органов исполнительной власти области(постановления, распоряжения, приказы, соглашения, договоры)осуществляется в блоке "Организационно-распорядительные документы"(далее – блок "ОРД"). 24. Регистрация в СЭД правовых актов (далее – ОРД) позволяетосуществлять: поиск документа по любому из реквизитов или по комбинацииреквизитов; внесение резолюций (поручений) по исполнению документа вэлектронную регистрационную карточку; контроль исполнения поручений по документу. 25. Регистрация ОРД осуществляется аналогично регистрациивходящих документов. При регистрации формируется электроннаярегистрационная карточка, в которую вносятся сведения о документе. 26. Правовые акты Губернатора области и Правительства областирегистрируются управлением делопроизводства и контроля Правительстваобласти в блоке "ОРД". Регистрация правовых актов Губернатора области и Правительстваобласти включает в себя следующие действия: заполнение полей электронной регистрационной карточки документа; сканирование и прикрепление средствами СЭД электронного образадокумента к электронной регистрационной карточке документа; рассылка заинтересованным органам исполнительной власти области. После заполнения реквизитов электронной регистрационной карточкидокумента, создания страниц и сохранения карточки документавтоматически направляется адресату. Запрещается осуществлять создание карточки, регистрацию исканирование правовых актов Губернатора области и Правительстваобласти в органах исполнительной власти области. Регистрация правовых актов Губернатора области и Правительстваобласти, поступивших в орган исполнительной власти области вэлектронном виде, включает в себя присвоение входящего номерапоступившему документу и проставление его в соответствующем полеэлектронной регистрационной карточки входящего документа. Входящий номер, присваиваемый органом исполнительной властиобласти поступившему правовому акту Губернатора области иПравительства области, не должен совпадать с номером, присвоеннымдокументу в управлении делопроизводства и контроля Правительстваобласти. Поступившие в орган исполнительной власти области правовые актыГубернатора области и Правительства области на бумажном носителесканированию и внесению в СЭД не подлежат. 27. ОРД органов исполнительной власти области регистрируютсяслужбой делопроизводства органа исполнительной власти области в блоке"ОРД". Регистрация ОРД, созданных в органе исполнительной властиобласти, включает в себя следующие действия: заполнение полей электронной регистрационной карточки документа; создание и прикрепление средствами СЭД электронного образадокумента к электронной регистрационной карточке документа; рассылка заинтересованным структурным подразделениям(исполнителям). После заполнения реквизитов электронной регистрационной карточкидокумента, создания страниц и сохранения карточки, документавтоматически направляется адресату. 28. Управлением делопроизводства и контроля Правительства областитакже ведется работа по нормативным и распорядительным актамГубернатора области и Правительства области в системе электронногодокументооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот": в отделе компьютерного оформления документов – с использованиемподсистемы "Кодекс: Система подготовки документов", позволяющейсохранять подготовленные документы в банке документов; в отделе нормативных и распорядительных актов и архива – сиспользованием подсистемы "Кодекс: Регистрация документов",позволяющей регистрировать постановления и распоряжения Губернатораобласти и Правительства области на основе документов, подготовленныхв подсистеме "Кодекс: Система подготовки документов". На основе указанных подсистем формируется электронная базаправовых актов Губернатора области и Правительства области "Кодекс:Банк служебных документов", доступная пользователям корпоративной сетиПравительства области. В подсистеме "Кодекс: Регистрация документов" отделом нормативныхи распорядительных актов и архива управления делопроизводства иконтроля Правительства области вносится информация об изменениях вдокументах или о признании их утратившими силу. В подсистеме "Кодекс: Регистрация документов" формируютсястатистические отчеты, ведется справочно-аналитическая работа подокументам. VII. Работа с внутренними документами 29. Для создания и направления внутренних документов (служебныеи докладные записки, акты, заявления, планы, отчеты, справки,информации) адресатам в органе исполнительной власти области, минуяблок согласования, используется блок СЭД "Внутренние документы". 30. Регистрация внутренних документов в СЭД включает в себяследующие действия: заполнение полей электронной регистрационной карточки документа; формирование страниц внутреннего документа из файлов или текста(для внутренних документов, создаваемых в электронной форме); прикрепление средствами СЭД электронного образа документа кэлектронной регистрационной карточке документа (для внутреннихдокументов, созданных на бумажных носителях). Поля электронной регистрационной карточки, заполнение которых непредусмотрено путем выбора значений из справочников, заполняютсяпутем ввода данных с клавиатуры. После заполнения реквизитов электронной регистрационной карточкидокумента, создания страниц и сохранения карточки документавтоматически направляется адресату. Внутренние документы, создаваемые в электронной форме, могут бытьподписаны электронной подписью. 31. Внутренние документы, подписанные руководителями органовисполнительной власти области и руководителями самостоятельныхструктурных подразделений органов исполнительной власти области,регистрируются в соответствующих структурных подразделениях органаисполнительной власти области. VIII. Согласование документов 32. Блок "Согласование документов" предназначен для внесения вСЭД проекта документа, направление его на согласование и регистрациипосле завершения согласования. 33. Подготовка документов к согласованию и согласованиедокументов в СЭД включает в себя следующие действия: выбор документа (исходящий, исходящий в ответ на обращениегражданина, внутренний, ОРД); создание проекта соответствующего документа; заполнение полей электронной регистрационной карточки проектадокумента; создание страниц документа (при этом автоматически на каждойстранице документа формируется запись о дате, времени и исполнителедокумента); редактирование электронной регистрационной карточки документа; удаление или добавление файла; редактирование страниц документа; создание листа согласования; выбор типа согласования (последовательное, параллельное,смешанный тип); заполнение листа согласования документа; согласование документов; направление на рассмотрение исполнителю (перенаправление); направление на повторное согласование после внесения изменений вдокумент; контроль прохождения процесса согласования. 34. Текст согласованного проекта переносится на соответствующийбланк для подписания руководителем собственноручно. 35. После согласования проекта документа всеми согласующимилицами он автоматически помещается во вкладку "Без номеров"соответствующего блока СЭД. Документы, находящиеся во вкладках "Без номеров" и "Без номеровс ЭЦП", не зарегистрированы, им не присвоены номера и они неотправлены адресату. 36. Для регистрации подписанный документ выбирается из спискадокументов, находящихся во вкладке "Без номеров" и "Без номеровс ЭЦП". 37. Регистрация подписанных документов осуществляется всоответствующих блоках аналогично регистрации входящих документов. XI. Порядок работы с документами, созданными на бумажном носителе 38. На бумажном носителе создаются и подписываются документы: адресованные должностным лицам и государственным органамРоссийской Федерации и субъектов Российской Федерации; адресованные органам власти иностранных государств имеждународным организациям; адресованные юридическим и физическим лицам; удостоверяющие наделение полномочиями (доверенности) илификсирующие договоренности (договоры и соглашения); требующие строгой финансовой отчетности; направляемые адресатам, не являющимся участникам СЭД; содержащие персональные данные; имеющие ограничение "ДСП"; содержащие сведения, составляющие государственную тайну; обращения граждан. 39. В случаях невозможности передачи адресату электронногодокумента в СЭД и (или) подтверждения подлинности электронныхдокументов, подписанных электронной подписью, документы оформляются набумажном носителе и подписываются собственноручной подписьюруководителя. Документ на бумажном носителе, подписанныйсобственноручной подписью руководителя, направляется адресату. В СЭДсохраняется электронная копия данного документа. 40. Включение электронной копии документа в СЭД происходит послеподтверждения соответствия данной электронной копии документаподлиннику документа на бумажном носителе. Документ на бумажномносителе после его исполнения помещается и хранится в соответствующемделе, а движение (передача) документа и его рассмотрение участникамиСЭД осуществляется с использованием его электронной копии. X. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов 41. При необходимости использования информации электронногодокумента на бумажном носителе может быть изготовлена его бумажнаякопия. 42. Содержание электронного документа и его бумажной копии должнобыть идентичным. 43. Бумажная копия электронного документа должна содержатьследующую обязательную отметку: Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью ______________________________________________________________ (указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего электронный документ электронной подписью) Также бумажная копия электронного документа должна содержатьуказание на каждом листе следующих обязательных данных: номер и дата регистрации электронного документа; дата и время распечатки бумажной копии электронного документа суказанием наименования организации, фамилии и инициалов лица,заверившего бумажную копию электронного документа. Указанные отметки формируются в СЭД автоматически. 44. Заверение бумажных копий электронных документовосуществляется сотрудниками служб делопроизводства, уполномоченныхзаверять копии электронных документов. XI. Особенности работы с документами при осуществлении контрольных функций 45. В СЭД осуществляется контроль исполнения документов иобеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюцийруководителей различных уровней управления. На контроль может бытьпоставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнениедокумента в целом. При этом автоматически отслеживаются срокиисполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы систекшими сроками исполнения. 46. Контроль исполнения документов и поручений руководителей вСЭД включает в себя: постановку документов на контроль; внесение текста резолюции руководителя; внесение сроков исполнения документов; адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями; проверку своевременности доведения документов до конкретныхисполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; внесение данных о выполнении документа; просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены; снятие документов с контроля; построение отчетов об исполнительской дисциплине; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. 47. Во время постановки документа на контроль в верхнем полебланка резолюции проставляется отметка о контроле словом "Контроль". ВСЭД контрольные документы обозначаются значком в виде часов. 48. Исполнение документа контролируется с момента постановки наконтроль. При этом служба контроля или сотрудник, ответственный законтроль, имеют возможность провести проверку своевременностидоведения документа до конкретного исполнителя. 49. В течение срока исполнения документа в соответствии сразделом VI Положения об организации контроля исполнения документов ваппарате Губернатора и Правительстве области, утвержденногопостановлением Губернатора Саратовской области от 1 августа 2011 годаN 131 (далее – Положение об организации контроля), должныосуществляться предварительные проверки и регулирование ходаисполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются вэлектронной регистрационной карточке. Ответственность за правильностьпредставленной информации несут исполнители. 50. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную втексте, или документ входит в перечень документов с типовыми срокамиисполнения, контроль ставится сразу при регистрации. 51. Входящие документы с индивидуальными сроками исполненияставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который всвоей резолюции определяет конкретный срок исполнения, которыйвносится в электронную регистрационную карточку документа. 52. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель,установивший контроль, или по его поручению служба контроля. Снятиедокумента с контроля оформляется отметкой об исполнении документа вэлектронной регистрационной карточке. 53. Документ считается исполненным и снимается с контроля послефактического выполнения поручений по существу, документированногоподтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам, если в представленных по нему материалах овыполнении не дано дополнительных поручений и (или) материалы невозвращены на доработку. 54. Для осуществления контрольно-аналитических функций органамиисполнительной власти области предусмотрен мониторинг исполнительскойдисциплины, который отражается в составлении отчетов при помощипрограммных средств. 55. Для осуществления контрольных функций в предупредительномрежиме, а также для анализа исполнительской дисциплины используетсяпечать списков и статистических данных для рассылки должностным лицам,органам исполнительной власти области, осуществляющим контроль. 56. Контроль исполнения тех документов, который организуютсекретариат Губернатора области и управление делопроизводства иконтроля Правительства области, а также потоковое сканирование этихдокументов продолжает осуществляться в системе электронногодокументооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот" спомощью подсистемы "Кодекс. Контроль исполнения документов" всоответствии с требованиями Положения об организации контроля. С помощью подсистемы "Кодекс: Контроль исполнения документов"секретариатом Губернатора области и отделом контроля управленияделопроизводства и контроля Правительства области осуществляетсяпостановка документа на контроль, вносится информация о ходе егоисполнения и снятия с контроля, а также формируются статистическиеотчеты по контрольным документам. Обмен нормативными и распорядительными документами Губернатораобласти и Правительства области продолжает осуществляться с помощьюподсистем "Кодекс: Контроль исполнения документов" и "Кодекс:Регистрация документов". XII. Особенности работы в СЭД с документами по вопросам управления и распоряжения государственным и муниципальным имуществом 57. Документы (письма, договоры, акты приема-передачи и другие)по вопросам управления и распоряжения государственным имуществомРоссийской Федерации, государственным имуществом Саратовской области имуниципальным имуществом (списание, передача, закрепление,согласование, предоставление прав, отнесение к особо ценному имуществуи другое) составляются на бумажном носителе и подписываютсясобственноручно соответствующим должностным лицом. 58. Отправитель включает в СЭД электронную копию указанногодокумента в день его подписания и регистрации на бумажномносителе. Документ на бумажном носителе направляется получателю. Отправитель обязан в течение следующего рабочего дня послевключения в СЭД электронной копии документа представить получателюдокумент на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписьюуполномоченного должностного лица. 59. Регистрация в СЭД электронной копии поступившего документаосуществляется получателем в день поступления указанного документа набумажном носителе. При этом документ на бумажном носителе долженсоответствовать его электронной копии. 60. Работа с правовыми актами Губернатора области и Правительстваобласти, касающимися вопросов управления и распоряжениягосударственным и муниципальным имуществом осуществляется всоответствии с разделом VI настоящего Положения и Инструкцией поделопроизводству. При необходимости документы направляются участникамСЭД как в электронном виде, так и на бумажном носителе. XIII. Разграничение прав доступа пользователей СЭД 61. Разграничение доступа к документам между пользователями СЭД. Пользователи органа исполнительной власти области могут получитьдоступ только к документам, зарегистрированным в данном органеисполнительной власти области или направленным в него. 62. Разграничение доступа к документам в органе исполнительнойвласти области. Пользователи СЭД разделяются на три категории: руководители,служба делопроизводства, сотрудники. Каждая категория имеет наборправ, определенных в пунктах 62.1, 62.2, 62.3 настоящего Положения. Категория, к которой относится сотрудник органа исполнительнойвласти области, утверждается приказом органа исполнительной властиобласти. 62.1. Пользователи СЭД, относящиеся к категории "Руководители",имеют доступ к просмотру электронных регистрационных карточек исканированных изображений всех документов, зарегистрированных в данноморгане исполнительной власти области. Руководитель имеет правосоздавать/утверждать резолюции, направлять документы своим подчиненнымдля исполнения, устанавливать контрольные сроки. Руководитель имеетправо делегировать права, указанные в настоящем пункте, другомупользователю СЭД (замещающему лицу). При этом лицо, которомуделегированы права руководителя, получит доступ ко всем документамруководителя, возможность создавать резолюции и направлять документыкак от своего имени, так и от имени руководителя. Факт передачи правфиксируется в СЭД для каждого действия, совершаемого замещающим лицом. 62.2. Пользователи СЭД, относящиеся к категории "Службаделопроизводства", имеют права на: просмотр документов, поступивших для регистрации в электронномвиде; присвоение номера документу; заполнение полей электронной регистрационной карточки документа; прикрепление электронного образа документа или электронногодокумента к электронной регистрационной карточке документа; внесение текста резолюции руководителя; внесение контрольных сроков, их отслеживание и снятие документовс контроля при постановке его на контроль руководителем данногоучастника СЭД. 62.3. Пользователи СЭД, относящиеся к категории "Сотрудники",имеют права на: просмотр электронных регистрационных карточек и графическихобразов документов, адресованных либо направленных сотруднику наисполнение, а также всех связанных с ними документов; направление документа для исполнения подчиненным; внесение данных о исполнении документа. Каждому пользователю СЭД по согласованию с руководителем могутбыть предоставлены дополнительные права из перечисленных в настоящемПоложении. 63. Пользователи каждого участника СЭД могут получить доступтолько к документам, зарегистрированным в данном структурномподразделении или направленным в него, создавать документы в блоке"Внутренние документы" и создавать проекты документов в блоке"Согласование". 64. Передача прав на документы. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни,увольнения или перемещения сотрудник обязан передать другомусотруднику по согласованию с непосредственным руководителем всенаходящиеся на исполнении документы. Для осуществления передачи прав на документы в соответствующейвкладке "Передача прав на документы" следует указать фамилиюсотрудника, которому передаются права на документы. XIV. Ответственность при электронном взаимодействии в СЭД 65. Участник СЭД, являющийся автором электронного документа,несет ответственность за содержание электронного документа, полнотусостава и правильность оформления реквизитов, создание электронногообраза (копии) документа на бумажном носителе, правильностьадресования, легитимность использования ключа электронной подписи. 66. Отправитель несет ответственность за дублирование электроннойрегистрационной карточки, ошибки, допущенные при регистрации,сканировании и неправильном направлении электронного документаадресату. 67. Получатель электронного документа несет ответственность заневнесение или несвоевременное внесение сведений об исполненииэлектронных документов в электронную регистрационную карточку,достоверность вносимых сведений. 68. Служба делопроизводства несет ответственность задостоверность (идентичность) содержания резолюции, вносимой вэлектронную регистрационную карточку, соблюдение последовательности,своевременность и правильность осуществления всех технологическихопераций, предусмотренных настоящим Положением. XV. Защита информации с ограниченным доступом в СЭД 69. В целях сохранения единой валовой нумерации входящих иисходящих документов в СЭД регистрируются в том числе документы,содержащие персональные данные, имеющие ограничение "ДСП", обращенияграждан. При этом в электронной регистрационной карточке указываетсянеполный состав реквизитов (дата, исходящий номер, корреспондент,заголовок, дата регистрации, входящий номер). Электронные копии(графические образы) документов, содержащих информацию ограниченногодоступа, в СЭД не вводятся. 70. Документы, содержащие сведения, составляющие государственнуютайну, в СЭД не вводятся. Их регистрация в СЭД не осуществляется. _______________________