Постановление Губернатора Саратовской области от 06.08.2013 № 304
О внесении изменений и дополнений в постановление Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88
ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 6 августа 2013 года N 304 г.Саратов О внесении изменений и дополненийв постановление Губернатора Саратовскойобласти от 1 июня 2006 года N 88 На основании Устава (Основного Закона) Саратовской областиПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Внести в постановление Губернатора Саратовской области от 1июня 2006 года N 88 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству ворганах исполнительной власти Саратовской области" следующиеизменения: в приложении: раздел "Основные термины, употребляемые в делопроизводстве"дополнить абзацами следующего содержания: "система электронного документооборота (СЭД) – информационнаясистема, обеспечивающая сбор документов (включение документов всистему), их обработку, управление документами и доступ к ним; электронный документооборот – документооборот с применениеминформационной системы; электронный документ – документ, в котором информацияпредставлена в электронной форме; сканирование документа – получение электронного образа документа; электронный образ документа – электронная копия документа,изготовленного на бумажном носителе."; пункт 5.11 раздела V дополнить частью четвертой следующегосодержания: "В целях учета документов в системе электронного документооборотаорганов исполнительной власти области используются обязательныесведения о документах: адресант; адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа; входящий номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа; наименование либо аннотация документа; индекс дела; сведения о переадресации документа; количество листов основного документа; количество приложений; общее количество листов приложений; указания по исполнению документа; должность, фамилия и инициалы исполнителя; отметка о конфиденциальности. В системе электронного документооборота органов исполнительнойвласти области также могут использоваться дополнительные сведения одокументах."; часть четвертую считать частью пятой; в разделе VI: в пункте 6.3.7: часть третью изложить в следующей редакции: "Над наименованием структурного подразделения (управления,комитета) указывают наименование органа исполнительной властиобласти."; в пункте 6.4.2: абзац шестнадцатый изложить в следующей редакции: "бланк постановления органа исполнительной власти Саратовскойобласти"; часть вторую исключить; часть третью после слов "в цветном и черно-белом исполнении."дополнить словами "Бланки писем органов исполнительной власти области,их структурных подразделений и самостоятельных государственныхорганов изготавливаются в черно-белом изображении."; пункт 6.4.4 дополнить частью третьей следующего содержания: "При подготовке документов в системе электронногодокументооборота в органах исполнительной власти области могутиспользоваться электронные шаблоны бланков документов."; пункт 6.4.6 изложить в следующей редакции: "6.4.6. Для бланков применяются следующие поля (мм): левое – 30; правое – 15; верхнее – 7; нижнее – 20. Второй и последующие листы документа должны иметь следующие поля(мм): левое – 30; правое – 15; верхнее – 20; нижнее – 20."; в части шестой пункта 6.6.1 слова "подлиннике и" исключить; в разделе VII: в части второй пункта 7.33 слова "или в секретариат заместителяПредседателя Правительства области – руководителя аппарата Губернатораобласти" исключить; в пункте 7.36 после слов "сети Правительства области" дополнитьсловами ", а также вносятся в систему электронного документооборота"Практика", откуда автоматически рассылаются заинтересованным органамисполнительной власти области"; пункт 7.39 признать утратившим силу; в разделе XI: наименование раздела изложить в новой редакции: "XI. Документальный фонд органа исполнительной власти области"; дополнить новым пунктом 11.1 следующего содержания: "11.1. Формирование документального фонда органа исполнительнойвласти области осуществляется службой делопроизводства путемсоставления номенклатуры дел, формирования и оформления дел,обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органаисполнительной власти области."; пункты 11.1-11.10 считать соответственно пунктами 11.2-11.11; дополнить разделом XVI следующего содержания: "XVI. Особенности работы с электронными документами в органах исполнительной власти области 16.1. В органах исполнительной власти области создаются ииспользуются: электронные документы, созданные в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе и подписанныеэлектронной подписью; электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов и хранящиеся в системе электронногодокументооборота. Электронный документ должен быть оформлен по общим правиламделопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичногодокумента на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. 16.2. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписанииэлектронных документов в системе электронного документооборота вовнутреннем документообороте органа исполнительной власти области могутиспользоваться способы подтверждения действий с электроннымидокументами, при которых электронная подпись не используется, приусловии, что программные средства, применяемые в органе исполнительнойвласти области, позволяют однозначно идентифицировать лицо,подписавшее документ. 16.3. Орган исполнительной власти области с учетом Рекомендацийпо подготовке федеральными органами исполнительной власти перечнейдокументов, создание, хранение и использование которых должноосуществляться в форме электронных документов при организациивнутренней деятельности, утвержденных приказом Федерального архивногоагентства от 29 апреля 2011 года N 32, а также в соответствии сметодическими рекомендациями по осуществлению работ по переходуорганов исполнительной власти области на электронный документооборот,разработанными уполномоченным органом исполнительной власти области всфере архивного дела, разрабатывает перечни документов: создание, хранение и использование которых должно осуществлятьсяв форме электронных документов; при создании, хранении и использовании которых процессы частичноавтоматизированы; подлежащих вводу в систему электронного документооборота путемсканирования. Перечни документов утверждаются руководителем соответствующегооргана исполнительной власти области по согласованию с уполномоченныморганом исполнительной власти области в сфере архивного дела. Перечни документов пересматриваются ежегодно, а также в течениегода при существенном изменении структуры, функций органаисполнительной власти области. Дополнение перечней, исключениедокументов из перечней осуществляется органом исполнительной властиобласти по согласованию с уполномоченным органом исполнительнойвласти области в сфере архивного дела. 16.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятсяв системе электронного документооборота органа исполнительной властиобласти. Система электронного документооборота органа исполнительнойвласти области должна соответствовать требованиям к информационнымсистемам электронного документооборота федеральных органовисполнительной власти, учитывающим в том числе необходимость обработкипосредством данных систем служебной информации ограниченногораспространения, утвержденным приказом Министерства связи и массовыхкоммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 года N 221. 16.5. Прием и отправка электронных документов осуществляютсяслужбой делопроизводства. 16.6. При получении электронных документов, подписанныхэлектронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверкуподлинности электронной подписи. 16.7. При передаче поступивших электронных документов нарассмотрение руководителя органа исполнительной власти области,направлении электронных документов в структурные подразделения иответственным исполнителям органа исполнительной власти области,отправке электронных документов и хранении электронных документоввместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся)их регистрационные данные. 16.8. Документы, создаваемые в органе исполнительной властиобласти и (или) поступившие в орган исполнительной власти области набумажном носителе, включаются в систему электронного документооборотапосле сканирования и создания электронных образов документов.Включение электронного образа документа в систему электронногодокументооборота возможно после его сравнения с подлинником документа. Несовпадение данных подлинника документа на бумажном носителе иего электронной копии (электронного образа) недопустимо.Ответственность за идентичность подлинника документа на бумажномносителе и его электронной копии несет лицо, осуществляющеесканирование. Электронный образ документа, включаемый в системуэлектронного документооборота, прикрепляется крегистрационно-контрольной форме соответствующего зарегистрированногодокумента на бумажном носителе. 16.9. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе электронного документооборотаоргана исполнительной власти области. 16.10. Электронные документы формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел и индексируются в порядке, установленном вотношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде. Документы, включенные в перечень документов, при создании,хранении и использовании которых процессы частично автоматизированы,а также в перечень документов, подлежащих вводу в систему электронногодокументооборота путем сканирования, формируются в дела на бумажномносителе. 16.11. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в установленном порядке в органе исполнительной властиобласти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документовна бумажном носителе. Документы, включенные в перечень документов, при создании,хранении и использовании которых процессы частично автоматизированы, атакже в перечень документов, подлежащих вводу в систему электронногодокументооборота путем сканирования, подлежат хранению в системеэлектронного документооборота до истечения сроков хранениясоответствующих подлинников документов на бумажном носителе. 16.12. После истечения срока, установленного для храненияэлектронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта,утвержденного руководителем органа исполнительной власти области."; в приложении N 3 к Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти области наименование приложения изложить вследующей редакции:"Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"; в приложении N 4 к Инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти области наименование приложения изложить вследующей редакции: "Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации". 2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.Губернатор области В.В.Радаев