Постановление Правительства Саратовской области от 05.02.2014 № 52-П
О системе электронного документооборота Правительства области
Утратило силу – Постановление
Правительства Саратовской области
от 16.06.2015 г. N 292-П
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 февраля 2014 года N 52-П
г. Саратов
О системе электронного документооборота
Правительства области
На основании Устава (Основного Закона) Саратовской области
Правительство области ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение о системе электронного документооборота
Правительства области согласно приложению.
2. Возложить на комитет по информатизации области функции
оператора системы электронного документооборота Правительства области,
осуществляющего обслуживание и поддержку указанной системы.
3. Органам исполнительной власти области назначить ответственных
за работу в системе электронного документооборота Правительства
области, распределить права и обязанности.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя Председателя Правительства области Большеданова П.В.
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор области В.В.Радаев
Приложение к постановлению
Правительства области от
5 февраля 2014 года N 52-П
Положение
о системе электронного документооборота Правительства области
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок обмена электронными
документами, защищенными средствами электронной подписи (далее – ЭП),
в системе электронного документооборота Правительства области.
2. Термины, используемые в настоящем Положении:
электронный документооборот – движение электронных документов с
момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки
адресату или на хранение;
электронный документ – документ, в котором информация
представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими
идентифицировать эту информацию и ее автора;
бумажная копия электронного документа – документ, полученный
посредством распечатки электронного документа из системы электронного
документооборота Правительства области и заверенный лицом, обладающим
полномочиями на заверение электронных документов;
система электронного документооборота Правительства области
(далее – СЭД) – государственная информационная система, обеспечивающая
сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним;
участники СЭД – органы исполнительной власти области и
подведомственные им организации, а также органы местного
самоуправления (по согласованию) и Саратовская областная Дума (по
согласованию) после заключения с оператором системы электронного
документооборота Правительства области (далее – Оператор системы)
соглашения об информационном взаимодействии и участвующие в
электронном документообороте;
служба делопроизводства участника СЭД – ответственные за
делопроизводство и работу в СЭД должностные лица (должностное лицо)
или структурное подразделение участника СЭД;
пользователь СЭД – физическое лицо, имеющее в СЭД учетную запись
и персональный пароль, обращающееся к СЭД для получения необходимой
ему информации и проведения различных операций с электронными
документами.
II. Порядок работы участников СЭД
с электронными документами, подписанными ЭП
3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в СЭД.
4. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях,
когда работа с электронными копиями бумажных документов не
противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную
обработку и использование информации, содержащейся в бумажном
документе.
5. Для подписания электронных документов участников СЭД
используются ЭП.
6. Каждый участник СЭД определяет уполномоченное лицо
(уполномоченных лиц), имеющее (имеющих) ЭП, при помощи которой
подписываются электронные документы.
7. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных
документов в СЭД должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать их
только с помощью ЭП.
8. Прием и отправка электронных документов осуществляется
службами делопроизводства участников СЭД.
9. Регистрация электронных документов в СЭД осуществляется в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах
исполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлением
Губернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88.
10. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного
документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе
документа (фамилия, имя, отчество, наименование участника СЭД).
11. Доставка и отправка электронных документов осуществляются
средствами СЭД.
12. Участник СЭД обязан регистрировать электронные документы,
поступившие посредством СЭД, в течение одного дня с момента
поступления электронных документов в организацию.
13. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего
дня, регистрируются в течение первых трех часов следующего рабочего
дня. Электронные документы, поступившие в выходные и праздничные дни,
регистрируются в течение первой половины следующего рабочего дня.
14. Электронные документы, поступающие участнику СЭД, проходят в
службах делопроизводства участников СЭД первичную обработку и
регистрацию.
15. В СЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с
их регистрационными данными.
16. Единицей учета электронного документа является электронный
документ, зарегистрированный в СЭД.
17. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел участников СЭД.
18. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в
СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для
аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.
19. Хранение электронных документов должно сопровождаться
хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного
обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых
электронных документов.
20. После истечения установленного срока хранения электронных
документов на основании акта о выделении их к уничтожению,
утверждаемого руководителем участника СЭД, указанные электронные
документы подлежат уничтожению (удалению).
21. В СЭД службой делопроизводства участника СЭД ведется учет
поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.
22. В целях учета и поиска электронных документов в СЭД
используются следующие обязательные сведения об электронных
документах:
адресант;
адресат;
должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;
вид документа;
тип документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
количество листов основного документа;
количество листов и количество приложений;
фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
В СЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных
документах.
23. Участники СЭД обязаны обеспечить соблюдение требований
действующего законодательства об ЭП.
24. Оператор системы осуществляет следующие функции:
организационное и методическое обеспечение СЭД;
формирование и актуализация глобальных адресных справочников СЭД;
обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры
СЭД;
обеспечение информационной безопасности СЭД в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
III. Порядок работы участников СЭД с бумажными
копиями электронных документов
25. Электронный документ может быть распечатан при необходимости
получения его бумажной копии.
26. Бумажная копия электронного документа должна содержать
следующую обязательную отметку:
"Копия электронного документа. Электронный документ подписан
электронной подписью ______________________________________________
(указать должность, фамилию и инициалы лица,
______________________________________________________________________
подписавшего электронный документ электронной подписью)".
Также электронный документ должен содержать на каждом листе
следующие обязательные данные:
номер и дата регистрации электронного документа;
дата и время распечатки бумажной копии электронного документа с
указанием наименования организации, фамилии и инициалов лица,
заверившего бумажную копию электронного документа.
27. Электронный документ и его копии на бумажном носителе должны
быть аутентичными.
28. Заверение бумажных копий электронных документов
осуществляется уполномоченными лицами из числа сотрудников
соответствующей организации, выпустившей электронный документ.
29. В целях учета лиц, имеющих право заверять документы,
полученные посредством распечатки электронных документов из СЭД,
Оператором системы формируется реестр уполномоченных лиц (далее –
Реестр).
30. Объектами учета Реестра являются уполномоченные лица, которые
приказом (решением) соответствующих участников CЭД уполномочены на
заверение бумажных копий электронных документов (далее –
Уполномоченные лица).
31. Основаниями для включения Уполномоченных лиц в Реестр и
исключения из него является приказ (решение) о наделении сотрудника
соответствующего участника СЭД полномочиями на заверение бумажных
копий электронных документов.
32. Для внесения сведений об Уполномоченном лице в Реестр,
исключения Уполномоченного лица из Реестра участник СЭД направляет в
адрес Оператора системы следующие документы:
копия приказа (решения), заверенная в установленном порядке, о
наделении сотрудника соответствующего участника СЭД полномочиями по
заверению бумажных копий электронных документов;
заявление о включении сведений о сотруднике, уполномоченном
заверять бумажные копии электронных документов, в Реестр согласно
приложению N 1 к настоящему Положению;
заявление об исключении сотрудника из Реестра согласно
приложению N 2 к настоящему Положению.
33. На основании поступивших от участников СЭД и
зарегистрированных в установленном порядке документов в Реестр
вносятся следующие сведения об Уполномоченном лице:
должность, фамилия, имя, отчество;
дата начала и истечения срока полномочий по заверению документов,
полученных посредством распечатки электронных документов из СЭД,
реквизиты приказа (решения) участника СЭД.
IV. Обеспечение технико-технологической инфраструктуры
и информационной безопасности СЭД
34. Информационная безопасность при осуществлении электронного
документооборота обеспечивается Оператором системы за счет выполнения
комплекса следующих мероприятий:
организация и использование средств защиты информации в полном
объеме их функциональных возможностей;
обеспечение целостности обрабатываемых данных;
обеспечение антивирусной защиты информации;
контроль выполнения требований нормативных документов,
регламентирующих обеспечение защиты информации;
установление порядка резервного копирования, восстановления и
архивирования баз данных, а также порядка обновления антивирусных баз;
установление порядка допуска для проведения
ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;
организация режимных мероприятий в отношении помещений, в
которых размещены аппаратно-программные средства СЭД;
ведение электронного журнала СЭД обо всех действиях, совершаемых
пользователями СЭД, с указанием даты и времени их совершения.
35. Поддержание технико-технологической инфраструктуры СЭД в
работоспособном состоянии осуществляется Оператором системы
посредством выполнения комплекса работ, включающих:
обеспечение работоспособности программно-технических средств;
анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок
программно-технических средств;
ремонт или замену вышедших из строя программно-технических
средств.
V. Подключение к СЭД и условия ее использования
36. Подключение органов местного самоуправления, Саратовской
областной Думы к СЭД осуществляется на основании соглашения об
информационном взаимодействии, заключаемого с Оператором системы.
Условия использования СЭД определяются указанным соглашением по форме
согласно приложению N 3 к настоящему Положению.
VI. Разграничение доступа к электронным документам в СЭД
37. Разграничение доступа к электронным документам в СЭД
осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей,
закрепленных за пользователями СЭД.
38. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут
пользователи СЭД.
39. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей
СЭД осуществляется Оператором системы на основании представленных
обращений участников СЭД с указанием номеров и дат соответствующих
приказов участников СЭД.
40. По умолчанию пользователи СЭД получают доступ к электронным
документам, в которых пользователь СЭД является отправителем или
получателем.
41. Доступ ко всем документам участника СЭД с правами на внесение
изменений или уничтожение электронного документа предоставляется
Оператором системы пользователю СЭД исключительно на основании приказа
участника СЭД о наделении его соответствующими правами.
Приложение N 1
к Положению о системе электронного
документооборота Правительства области
Заявление
о включении сотрудника, уполномоченного заверять бумажные копии
электронных документов
_____________________________________________________________________,
(полное наименование органа, организации)
в областной реестр уполномоченных лиц,
заверяющих электронные документы
На основании приказа (решения) __________________________________
(полное наименование органа,
организации)
____________________________ от "___"____________20___ года N_________
прошу включить в областной реестр уполномоченных лиц, заверяющих
электронные документы, _______________________________________________
(должность, Ф.И.О. сотрудника)
_____________________________________________________________________.
Контактный телефон:________ факс: _________ e-mail: _____________
Достоверность сведений подтверждаю.
Руководитель органа,
организации:
_________________ _____________ ______________________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П. "___"___________ 20___ года
Сотрудник органа, организации:
_________________ _____________ ______________________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П. "___"___________ 20___ года
Приложение N 2
к Положению о системе электронного
документооборота Правительства области
Заявление
об исключении сотрудника из областного реестра уполномоченных
лиц, заверяющих электронные документы
Прошу Вас исключить из областного реестра уполномоченных лиц,
заверяющих электронные документы, ____________________________________
(должность, Ф.И.О.
уполномоченного лица)
_____________________________________________________________________.
Причина исключения сотрудника, уполномоченного заверять бумажные
копии электронных документов из областного реестра уполномоченных лиц,
заверяющих электронные документы:_____________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Руководитель органа,
организации:
_________________ ___________ _________________________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П. "___"___________ 20___ года
Сотрудник органа, организации:
_________________ ___________ _________________________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П. "___"___________ 20___ года
Приложение N 3
к Положению о системе электронного
документооборота Правительства области
Соглашение
об информационном взаимодействии между комитетом по информатизации
области и ____________________________________________________________
(наименование органа, организации)
г.Саратов "___"___________201__ года
Комитет по информатизации области, именуемый в дальнейшем
"Оператор", в лице __________________________________________________,
(Ф.И.О.)
действующего на основании Положения, и _______________________________
(наименование органа,
организации)
_____________________________________________________________________,
именуемое в дальнейшем "Участник", в лице ____________________________
(наименование должности,
Ф.И.О.)
______________________________________________________________________
действующего на основании ___________________________________________,
(наименование документа)
совместно именуемые в дальнейшем "Стороны", заключили настоящее
Соглашение о нижеследующем:
1. Предмет Соглашения
1.1. Оператор предоставляет возможность, а Участник
присоединяется к работе в системе электронного документооборота
Правительства области (далее – СЭД) с целью обмена электронными
документами с другими участниками СЭД.
2. Права и обязанности Оператора
2.1. Оператор имеет право приостановить работу Участника в СЭД
при наличии фактов или признаков нарушения информационной безопасности
СЭД с уведомлением об этом Участника.
2.2. Оператор обязан:
2.2.1. Обеспечить надежное бесперебойное функционирование СЭД.
2.2.2. Организовать выдачу сертификатов ключей электронных
цифровых подписей (далее – ЭЦП) уполномоченных лиц Участника, в
установленном порядке.
2.2.3. Обеспечить сохранность и достоверность электронных
документов, а также электронных протоколов сеансов обмена информацией
в СЭД в течение срока, установленного действующим законодательством.
2.2.4. С целью исключения возможности использования СЭД лицами,
не имеющими доступа к ней, а также с целью разграничения прав доступа
к электронным документам различных категорий сотрудников Участника
СЭД (далее – Пользователей) организовать режим функционирования СЭД в
соответствии с регламентом доступа к СЭД, приведенным в разделе 4
настоящего Соглашения.
3. Права и обязанности Участника
3.1. Участник имеет право:
3.1.1. Осуществлять обмен электронными документами с другими
участниками СЭД, а также использовать возможности СЭД для организации
электронного документооборота.
3.1.2. В случае наличия у Участника претензий к другому участнику
СЭД, связанных с принятием или непринятием и (или) исполнением или
неисполнением электронного документа, требовать от Оператора
проведения технической экспертизы.
3.2. Участник обязан:
3.2.1. Принимать к исполнению поступившие посредством СЭД
электронные документы, подписанные ЭЦП уполномоченных лиц других
участников СЭД.
3.2.2. Формировать электронные документы и использовать ЭЦП
в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
3.2.3. Представлять по требованию другого участника СЭД документ
на бумажном носителе, если этот документ подлежит обязательному
дальнейшему хранению на бумажном носителе в соответствии с
законодательством.
4. Регламент доступа к СЭД
4.1. Разграничение доступа к СЭД осуществляется на основе
уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за Пользователями.
4.2. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут
Пользователи. Для обеспечения информационной безопасности СЭД Оператор
не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей
Пользователей.
4.3. Создание, изменение, удаление учетных записей Пользователей
осуществляется Оператором на основании представленных официальных
обращений Участника со ссылкой на соответствующие приказы по личному
составу.
4.4. По умолчанию Пользователи получают доступ к электронным
документам, отправителями и получателями которых они являются.
4.5. Доступ ко всем документам Участника с правами на изменение
и уничтожение электронного документа предоставляется Оператором
Пользователям исключительно на основании приказа Участника о наделении
Пользователей соответствующими правами.
5. Срок действия Соглашения
5.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его
подписания Сторонами и действует до ___________ включительно.
5.2. Соглашение считается продленным на следующий год, если одна
из Сторон не предупредит другую Сторону о прекращении использования
СЭД не менее чем за тридцать календарных дней до даты окончания срока
действия настоящего Соглашения.
5.3. Все изменения и дополнения к настоящему Соглашению являются
действительными, если они составлены в письменном виде и подписаны
Сторонами.
5.4. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах,
по одному для каждой из Сторон.
6. Местонахождение и реквизиты Сторон
Оператор: Участник: