Приказ от 28.03.2011 г № 6-17-01-01/48
Об утверждении административного регламента предоставления управлением делами правительства Саратовской области государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Саратовской области
В соответствии с постановлением Правительства Саратовской области от 17 июня 2007 г. N 268-П "О разработке административных регламентов", приказываю:
1.Утвердить административный регламент предоставления государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Саратовской области.
2.Управлению по делам архивов управления делами Правительства области обеспечить размещение текста административного регламента в официальных средствах массовой информации.
3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Управляющий делами
Е.В.КАМЕНЕВА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ДЕЛАМИ ПРАВИТЕЛЬСТВА САРАТОВСКОЙ
ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО КОНТРОЛЮ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
НА ТЕРРИТОРИИ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I.Общие положения
1.Административный регламент исполнения управлением делами Правительства Саратовской области государственной функции по осуществлению государственного контроля за соблюдением на территории Саратовской области законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, проведения в установленном порядке проверок и принятия по их результатам мер, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении государственной функции.
2.Исполнение государственной функции осуществляет управление делами Правительства Саратовской области (далее - Управление).
3.При исполнении государственной функции Управление взаимодействует с:
прокуратурой Саратовской области по вопросам согласования проведения плановых и внеплановых проверок;
управлением Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому федеральному округу;
органами государственной власти, местного самоуправления Саратовской области, государственными, муниципальными, негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями в пределах своей компетенции;
областными архивными учреждениями.
4.Исполнение государственной функции по осуществлению контроля в сфере архивного дела проводится в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 21 января 2009 г. N 7);
Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях ("Собрание законодательства Российской Федерации" 7 января 2002 г. N 1 (ч. 1), ст. 1);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации" 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации" 8 мая 2006 г. N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Собрание законодательства Российской Федерации" 29 декабря 2008 г. N 52 ч. 1, ст. 6249);
приказом Министерства экономического развития Российской федерации от 30 апреля 2009 г. N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Российская газета" от 4 мая 2009 г. N 85);
Федеральным законом РФ от 25 ноября 2009 г. N 266-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 27 ноября 2009 г. N 226);
приказом Федеральной архивной службы России от 18 февраля 2002 г. N 18 "Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона "О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 4 марта 2002 г. N 9);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14 мая 2007 г. N 20);
Основными правилами работы ведомственных архивов (одобренными решением коллегии Главархива СССР 28 августа 1985 года, (приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263);
Уставом (Основным законом) Саратовской области от 2 июня 2005 г. N 46-ЗСО ("Неделя области" от 4 июня 2005 г. N 38 (156);
постановлением Правительства Саратовской области от 10 декабря 2009 г. N 621-П "Вопросы управления делами Правительства Саратовской области" ("Собрание законодательства Саратовской области" от 17 декабря 2009 г. N 31);
постановлением Губернатора Саратовской области от 03.06.2009 N 48 "Вопросы организации и осуществления регионального государственного контроля (надзора) на территории области".
Федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами Саратовской области, регулирующими исполнение государственной функции по реализации полномочий органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
5.Государственную функцию по осуществлению контроля в сфере архивного дела исполняют должностные лица Управления, указанные в приложении N 1 к Административному регламенту.
6.Конечным результатом исполнения государственной функции является выявление фактов (отсутствия факта) нарушения законодательства об архивном деле, а также их пресечение и предупреждение.
7.По итогам проверки соблюдения законодательства об архивном деле составляется акт проверки, предписание об устранении выявленных нарушений (в случае выявления фактов административных правонарушений).
8.В случае невыполнения в срок законного предписания Управления или по факту административного правонарушения должностным лицом составляется протокол об административном правонарушении.
9.Субъектами, в отношении которых осуществляется государственная функция, являются организации, учреждения, индивидуальные предприниматели, другие юридические лица, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Саратовской области.
10.В случае, если основанием для исполнения государственной функции является поступление в Управление обращения гражданина, юридического лица, индивидуального предпринимателя информации от органов государственной власти, местного самоуправления, из средств массовой информации (далее - заявитель), по результатам исполнения государственной функции заявителю направляется ответ в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и в соответствии с административным регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Саратовской области, утвержденным распоряжением Губернатора Саратовской области от 28 декабря 2007 г. N 1115-р.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
11.На официальном портале Правительства Саратовской области на странице управления делами Правительства области www.saratov.gov.ru размещается следующая информация:
настоящий Административный регламент;
сведения о месте нахождения управления делами Правительства области, почтовый адрес, контактные телефоны для справок (приложение 2 к Административному регламенту);
адрес электронной почты ud@saratov.gov.ru
информация о месте нахождения управления по делам архивов управления делами Правительства области, днях и часах работы, контактные телефоны, телефоны для справок (приложение N 2 к Административному регламенту);
адрес электронной почты uprarh@saratov.gov.ru
Режим работы управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области:
понедельник, вторник, среда, четверг - с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут;
пятница с 9 часов 00 минут до 17 часов 00 минут;
перерыв на обед с 13 часов 00 минут до 14 часов 00 минут.
12.Информация о порядке исполнения государственной функции представляется по электронной почте, по телефону и (или) непосредственно должностным лицом, ответственным за исполнение государственной функции.
13.Перечень предоставляемой информации по вопросам исполнения государственной функции:
входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства материалы проверки и иные документы;
решения по конкретному заявлению и прилагающимся материалам;
нормативные правовые акты по вопросам исполнения государственной функции, в том числе настоящий Административный регламент (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);
перечень документов, представление которых необходимо для исполнения государственной функции;
информация о наименовании, месте нахождения Управления, графике работы, об административных процедурах, о порядке и формах контроля за исполнением государственной функции, о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также о порядке принимаемого им решения при исполнении государственной функции и иная интересующая информация по вопросам исполнения государственной функции.
14.Основными требованиями к информированию заявителей являются:
достоверность предоставляемой информации;
четкость в изложении информации;
полнота предоставляемой информации;
удобство и доступность получения информации;
своевременность и актуальность предоставляемой информации.
15.Информирование заявителей о процедурах исполнения государственной функции осуществляется как в письменной, так и в устной форме.
16.Специалист, ответственный за исполнение государственной функции, принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других сотрудников.
При ответе на телефонные звонки специалист, ответственный за исполнение государственной функции, сняв трубку, должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения Управления. В конце информирования специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать).
Специалисты, ответственные за исполнение государственной функции (по телефону или лично), должны корректно и внимательно относиться к заявителям, не нарушать их прав и законных интересов.
17.Ответ на письменное обращение заявителя по существу поставленных в обращении вопросов предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя за подписью управляющего делами Правительства области либо заместителя управляющего делами Правительства области - начальника управления по делам архивов управления делами (далее - заместитель) в течение 15 рабочих дней со дня регистрации обращения.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса и истребования дополнительных документов, управляющий делами либо его заместитель вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 15 рабочих дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего обращение.
Ответ на обращение направляется в письменном виде по почте, электронной почтой либо через официальные сайты в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ на обращение заявителя, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
18.Консультации предоставляются по следующим вопросам:
права юридического лица, в отношении которого проводится проверка, ведется производство по делу об административном правонарушении;
права и обязанности должностных лиц Управления, уполномоченных на проведение проверки;
порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции;
порядок направления в Управление письменного обращения;
порядок исполнения предписания об устранении нарушений и иным вопросам.
19.В помещениях, занимаемых должностными лицами Управления, ответственными за исполнение государственной функции, размещаются информационные стенды для ознакомления пользователей с информацией о правилах исполнения государственной функции.
На информационных стендах размещается следующая информация:
порядок работы Управления, включая порядок приема граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления;
номера кабинетов Управления, где проводятся прием и информирование заявителей, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием и информирование заявителей о порядке исполнения государственной функции;
номера телефонов, почтовые и электронные адреса Управления;
перечень документов, которые могут быть предъявлены заявителями в качестве удостоверяющих личность;
нормативные правовые акты, которые регламентируют деятельность и порядок исполнения государственной функции, включая текст настоящего Административного регламента.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.
20.Срок проведения каждой из проверок, предусмотренных настоящим Административным регламентом, не может превышать двадцать рабочих дней.
В отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать пятьдесят часов для малого предприятия и пятнадцать часов для микропредприятия в год.
В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированных предложений должностных лиц, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен управляющим делами Правительства области или его заместителем, но не более чем на двадцать рабочих дней, в отношении малых предприятий, микропредприятий не более чем на пятнадцать часов.
В отношении одного юридического лица плановое мероприятие по контролю проводится не более чем один раз в три года.
21.Плановые проверки соблюдения законодательства об архивном деле организациями (индивидуальными предпринимателями) - источниками комплектования государственных архивов области, проводятся по истечении трех лет:
со дня государственной регистрации;
окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя.
Плановые проверки соблюдения законодательства об архивном деле органами местного самоуправления, осуществляющими постоянное хранение документов Архивного фонда области, государственными и муниципальными архивными учреждениями области проводятся не чаще, чем один раз в три года.
22.Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя или уполномоченного представителя юридического лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении, либо об отказе в ознакомлении с актом проверки акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в Управлении.
23.В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после завершения мероприятий по контролю, и вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле Управления.
24.В случае выявления при проведении проверки нарушений юридическим лицом соблюдения законодательства об архивном деле специалист Управления, проводивший проверку, выдает предписание на устранение нарушений с указанием сроков их устранения вместе с актом.
25.Акт проверки с предписанием передается должностному лицу Управления, уполномоченному составлять протоколы, на следующий день после истечения срока, указанного в предписании об устранении выявленных в ходе проверочных мероприятий административных нарушений и не устраненных в срок. Субъект проверки, которому было выдано предписание, должно известить Управление о его выполнении или невыполнении и указать причины.
26.Порядок и сроки исполнения административных процедур, осуществляемых при производстве по делам об административных правонарушениях, устанавливаются Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
27.Основаниями приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции являются:
установление факта проведения проверки соблюдения одних и тех же обязательных требований законодательства в отношении одного юридического лица или одного индивидуального предпринимателя другими органами государственного контроля (надзора);
установление на день проверки факта неистечения трех лет со дня государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя, а также начала предпринимательской деятельности;
наличие по одному и тому же факту совершения противоправных действий (бездействия) лицом, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, постановления о назначении административного наказания, либо постановления о прекращении производства по делу об административном правонарушении, либо постановления о возбуждении уголовного дела.
28.Центральный вход в помещение Управления должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей сведения о наименовании и графике работы.
Помещение, в котором проводится прием заявителей, должно быть оборудовано информационными стендами, столами, стульями, канцелярскими принадлежностями, а также оргтехникой, телефонной связью.
Рабочие места сотрудников, осуществляющих прием, регистрацию и учет обращений граждан, оборудуются необходимыми средствами вычислительной техники и оргтехникой.
29.Обращение о фактах нарушения законодательства об архивном деле, в том числе содержащее сведения о возникновении угрозы и (или) причинения вреда документам Архивного фонда области, составляется в произвольной форме и должно содержать следующую информацию: фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя, наименование юридического лица, обращающегося в Управление, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. В случае необходимости заявитель прилагает к обращению копии документов, подтверждающих факт нарушения законодательства в сфере архивного дела.
30.При личном обращении в Управление представители юридических лиц предъявляют документы, подтверждающие полномочия выступать от имени юридических лиц, физические лица - документы, удостоверяющие личность.
31.Субъекты проверки по запросу Управления предоставляют документы юридического лица, индивидуального предпринимателя, устанавливающие их организационно-правовую форму, документы, используемые при осуществлении их деятельности и связанные с исполнением ими обязательных требований, исполнением предписаний и постановлений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля, письменные пояснения.
Перечень документов, предоставляемых субъектами проверки:
1) для организаций - источников комплектования Архивного фонда области (организации, в деятельности которых образуются документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах):
положение об архиве организации, согласованное экспертно-проверочной комиссией, постоянно действующей при управлении по делам архивов управления делами;
положение об экспертной комиссии организации, согласованное экспертно-проверочной комиссией при управлении по делам архивов управления делами;
инструкция по делопроизводству в организации, согласованная экспертно-проверочной комиссией при управлении по делам архивов Управления;
копия приказа о назначении руководителя архива организации или должностного лица, ответственного за архив (в свободной форме);
копия приказа о создании экспертной комиссии (в свободной форме);
информация о составе и количестве документов архива по состоянию на 1 декабря года, предшествующего году, в котором проводится проверка;
акты приема-передачи дел при смене руководителя архива или должностного лица, ответственного за архив;
номенклатура дел;
описи дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу;
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2) для органов местного самоуправления, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда области, государственных и муниципальных архивных учреждений области:
документы, установленные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
3) для организаций, учреждений, индивидуальных предпринимателей, других юридических лиц, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда области:
описи документов долговременного и временного сроков хранения.
32.В Управление предоставляются подлинники документов либо копии, заверенные печатью (при ее наличии) и подписью руководителя, иного должностного лица юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя. Не требуется нотариального удостоверения копий документов, представляемых в Управление, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
33.Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.
III.Административные процедуры
34.Административные процедуры исполнения государственной функции по контролю за исполнением законодательства в сфере архивного дела включают в себя:
организацию исполнения государственной функции и составление ежегодного плана проведения проверок;
подготовку решения о проведении проверки;
проведение документарной проверки и оформление ее результатов;
проведение выездной проверки и оформление ее результатов;
контроль за исполнением выданных предписаний и принятие мер по результатам проверки.
Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении N 3 к Административному регламенту.
Организация исполнения государственной функции и составление
ежегодного плана проведения проверок
35.Организация и проведение проверок осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Административном регламентом.
36.В настоящем Административном регламенте под проверкой понимается совокупность мероприятий по контролю, проводимых уполномоченными должностными лицами Управления в рамках осуществления предусмотренной законодательством Российской Федерации государственной функции для оценки соблюдения юридическим лицом обязательных требований.
37.Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
38.Плановые проверки проводятся на основании ежегодного плана Управления, разрабатываемого в соответствии с полномочиями Управления и утверждаемого управляющим делами Правительства области или его заместителем.
39.Плановые проверки проводятся в форме документарной и выездной проверки.
40.Проверка, не включенная в планы проверок, является внеплановой. Внеплановые проверки проводятся в форме документарной и выездной проверки.
41.Основанием для проведения внеплановой проверки является:
истечение срока исполнения юридическим лицом раннее выданного предписания об устранении выявленного нарушения законодательства в сфере архивного дела.
42.Основанием для составления ежегодного плана проведения плановых проверок (далее - план проверок), является наступление плановой даты - 1 июля года, предшествующего году проведения плановых проверок.
43.Должностное лицо, ответственное за составление плана проверок:
в срок до 15 июля текущего года направляет запрос в подведомственные учреждения о предложениях в проект плана проверок на следующий год;
с учетом полученных от подведомственных учреждений предложений составляет проект плана проверок по форме, установленной Правительством Российской Федерации, и сопроводительное письмо в прокуратуру области.
В план проверок включаются следующие субъекты проверки:
организации - источники комплектования Архивного фонда области, в отношении которых установлен факт истечения трех лет со дня их государственной регистрации, со дня окончания проведения последней плановой проверки;
органы местного самоуправления, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда области, в отношении которых установлен факт истечения трех лет со дня окончания проведения последней плановой проверки;
государственные и муниципальные архивные учреждения области, в отношении которых установлен факт истечения трех лет со дня проведения последней плановой проверки;
организации, учреждения, индивидуальные предприниматели, другие юридические лица, осуществляющие комплектование, учет и использование архивных документов, не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в отношении которых установлен факт истечения трех лет со дня их государственной регистрации, со дня окончания проведения последней плановой проверки.
В срок до 1 августа должностное лицо передает проект плана проверок и сопроводительное письмо заместителю управляющего делами.
44.Заместитель управляющего делами, рассматривает проект плана и принимает решение о его согласовании не позднее 20 августа года, предшествующего планируемому, и передает согласованный проект плана и сопроводительное письмо должностному лицу Управления для отправки в прокуратуру области.
45.Должностное лицо, ответственное за проведение проверок, направляет проект плана проверок и сопроводительное письмо в прокуратуру области в срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
46.Должностное лицо, ответственное за проведение проверок, после получения из прокуратуры области согласованного проекта плана проверок передает его и сопроводительное письмо заместителю управляющего делами.
47.Заместитель управляющего делами рассматривает проект плана проверок и принимает решение:
об утверждении проекта плана проверок в форме приказа в случае его соответствия предложениям прокуратуры области.
о внесении изменений в проект плана проверок в соответствии с предложениями прокуратуры области и возвращает его должностному лицу, ответственному за составление проекта плана проверок с указанием причин возврата.
48.Должностное лицо, ответственное за составление проекта плана проверок, в течение 10 рабочих дней вносит в проект плана проверок соответствующие изменения и направляет его управляющему делами или его заместителю для утверждения.
49.Управляющий делами или его заместитель утверждает проект плана проверок в форме приказа не позднее 25 октября года, предшествующего планируемому.
50.Должностное лицо, ответственное за проведение проверок, направляет приказ об утверждении плана проверок и сопроводительное письмо в прокуратуру области в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
51.После публикации ежегодного сводного плана проведения плановых проверок, размещенного на официальном сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации в сети Интернет, должностное лицо, ответственное за составление плана проверок, в течение 10 дней доводит план проверок Управления до сведения заинтересованных лиц путем размещения его на официальном сайте Правительства области в сети Интернет.
52.Результатом исполнения административной процедуры является размещение плана проверок на официальном сайте Правительства области в сети Интернет.
Подготовка решения о проведении проверки
53.Основаниями для подготовки решения о проведении проверки, являются:
наступление даты, на 5 дней предшествующей дате проведения плановой проверки;
наступление даты, на 5 дней предшествующей сроку истечения исполнения субъектом проверки ранее выданного предписания об устранении выявленных нарушений законодательства в сфере архивного дела;
поступление приказа управления делами, изданного в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
поступление должностному лицу, ответственному за подготовку решения о проведении проверки, акта проверки по результатам документальной проверки, содержащего сведения о недостаточности информации для проведения оценки соответствия обязательным требованиям от специалиста, ответственного за проведение проверки.
54.Проверки документарные и выездные (как плановые так и внеплановые) проводятся на основании приказа управляющего делами или его заместителя о проведении проверки, которые оформляются в соответствии с Типовой формой, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".
55.Должностное лицо, ответственное за подготовку решения о проведении проверки, готовит проект решения о проведении плановой (документарной или выездной) проверки в форме приказа управляющего делами или его заместителя.
56.В случае проведения внеплановой выездной проверки, основанием которой является истечение срока исполнения юридическим лицом ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований, должностное лицо, ответственное за подготовку решения о проведении внеплановой выездной проверки, готовит проект решения о проведении внеплановой выездной проверки.
57.Должностное лицо, ответственное за подготовку решения о проведении проверки, передает подготовленный проект приказа о проведении проверки, управляющему делами или его заместителю на подпись.
58.Должностное лицо, ответственное за проведение проверки, получив подписанный приказ, направляет копию приказа о начале проведения проверки, с уведомлением субъекту проверки:
не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом (посредством факсимильной, электронной или почтовой связи) в случае проведения внеплановой выездной проверки;
не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом (посредством факсимильной, электронной или почтовой связи) в случае проведения плановой проверки.
59.По результатам проверки должностным лицом, проводившим проверку, составляется акт в соответствии с Типовой формой акта проверки, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".
60.При проведении проверки должностные лица Управления не вправе:
проверять выполнение обязательных требований, контроль и надзор за соблюдением которых не отнесен действующим законодательством к компетенции Управления;
осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя;
требовать представления документов, информации, не относящихся к предмету проверки, а также изымать оригиналы документов, относящихся к предмету проверки;
препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
превышать установленные сроки проведения проверки;
61.Результатом исполнения административной процедуры является приказ управляющего делами или его заместителя о проведении проверки.
Проведение документарной проверки и оформление
ее результатов
62.Основанием для начала проведения документарной проверки является получение должностным лицом Управления, ответственным за проведение проверки, приказа о проведении документарной проверки.
63.В процессе проведения документарной проверки должностное лицо, ответственное за проведение проверки, рассматривает документы юридического лица, индивидуального предпринимателя, имеющиеся в распоряжении Управления, акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленных в отношении этого юридического лица, индивидуального предпринимателя государственного контроля.
64.В случае, если рассмотренные сведения позволяют оценить исполнение субъектом проверки обязательных требований, должностное лицо, ответственное за проведение проверки, готовит акт проверки в 2 экземплярах непосредственно после завершения проверки.
65.В случае, если сведения, содержащиеся в документах, имеющихся в распоряжении Управления, не позволяют оценить исполнение субъектом проверки обязательных требований, должностное лицо Управления, ответственное за проведение проверки:
готовит в адрес субъекта проверки мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы согласно перечню, приведенному в пункте 31 Административного регламента, заверяя его своей подписью. К запросу прилагается заверенная печатью копия приказа управляющего делами или его заместителя о проведении документарной проверки;
специалист управления направляет подготовленный запрос, копию приказа заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении субъекту проверки;
уведомляет субъекта проверки посредством телефонной или электронной почтой о направлении запроса.
66.В течение пяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны направить в Управление указанные в запросе документы.
67.Указанные в запросе документы представляются субъектом проверки в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя юридического лица или иного, уполномоченного им должностного лица.
68.Не допускается требовать нотариального удостоверения копий документов, представляемых в Управление, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.
69.При поступлении ответа на запрос от субъекта проверки должностное лицо, ответственное за проведение проверки, устанавливает факт соответствия и достаточности, представленных документов запросу.
70.В случае, если рассмотренные сведения позволяют оценить исполнение субъектом проверки обязательных требований, должностное лицо, ответственное за проведение проверки, производит их оценку и готовит акт проверки в 2 экземплярах непосредственно после завершения проверки.
71.В случае, если в ходе проведения документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных субъектом проверки документах либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления документах и (или) полученным в ходе осуществления государственного контроля, должностное лицо, ответственное за проведение проверки:
готовит письмо субъекту проверки с требованием представить в течение пяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме, содержащее перечень вопросов, требующих пояснения;
направляет подготовленное письмо заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
уведомляет субъекта проверки посредством телефонной или электронной почтой о направлении письма.
72.При поступлении пояснений субъекта проверки в письменной форме должностное лицо, ответственное за проведение проверки, устанавливает факт соответствия и достаточности представленных пояснений для оценки фактов. В случае, если рассмотренные сведения позволяют оценить исполнение субъектом проверки обязательных требований, должностное лицо, ответственное за проведение проверки, производит их оценку и готовит акт проверки в 2 экземплярах.
73.В случае, если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений были установлены признаки нарушения обязательных требований, должностное лицо Управления вправе провести выездную проверку.
74.При проведении документарной проверки должностные лица Управления не вправе требовать у юридического лица, индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки, а также сведения и документы, которые могут быть получены Управлением от иных органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля.
75.Результатом исполнения административной процедуры является акт проверки.
Проведение выездной проверки и оформление ее результатов
76.Основанием для начала проведения выездной проверки (как плановой, так и внеплановой) является получение должностным лицом управления, ответственным за проведение проверки, приказа о проведении выездной проверки.
77.Проверка проводится в сроки, установленные в приказе управляющего делами о проведении проверки и должностными лицами, указанными в приказе о проведении проверки.
78.Должностное лицо, ответственное за проведение проверки, и специалисты, участвующие в проведении проверки, выезжают по месту нахождения юридического лица, месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя и (или) по месту фактического осуществления их деятельности.
79.Должностное лицо, ответственное за проведение проверки:
предъявляет служебное удостоверение и знакомит под роспись руководителя или иное должностное лицо юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя с копией приказа о назначении выездной проверки и с полномочиями проводящих выездную проверку лиц, с информацией об Управлении в целях подтверждения своих полномочий (положение об Управлении), с настоящим Административным регламентом;
предлагает руководителю или иному должностному лицу юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке специалистов на территорию, в используемые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для хранения документов Архивного фонда области и других социально значимых архивных документов здания и помещения.
80.Должностное лицо, ответственное за проведение проверки, а также специалисты, участвующие в проведении проверки, осуществляют действия по рассмотрению документов субъекта проверки, указанных в пункте 31 Административного регламента, и проверяют:
1) в отношении организаций - источников комплектования Архивного фонда области:
соблюдение требований к учету образующихся в их деятельности документов и формирование их в дела по согласованным с экспертно-проверочной комиссией Управления номенклатурам;
соблюдение требований обеспечения сохранности документов, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с установленными сроками хранения;
соблюдение требований к проведению экспертизы согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, описания документов постоянного и временного хранения и представления описей соответственно на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Управления;
соблюдение требований к созданию и организации работы архивов организаций или подразделений, на которые возложены их функции для временного хранения документов Архивного фонда области до передачи их на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы;
соблюдение требований к подготовке и передаче документов Архивного фонда области на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы области;
соблюдения правил комплектования архива организации;
соблюдения правил использования документов архива и доступа пользователей к документам, установленных законодательством;
наличие фактов утраты и несанкционированного уничтожения документов;
2) в отношении органов местного самоуправления, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда области, государственных и муниципальных архивных учреждений:
соблюдение требований, установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
3) в отношении организаций, учреждений, индивидуальных предпринимателей, других юридических лиц, осуществляющих комплектование, учет и использование архивных документов, не входящих в состав Архивного фонда области:
соблюдения требований по обеспечению сохранности документов временного и долговременного сроков хранения.
81.В случае, если рассмотренные сведения и факты позволяют оценить исполнение субъектом проверки обязательных требований, должностное лицо, ответственное за проведение проверки, производит их оценку и готовит акт проверки непосредственно после ее завершения. К акту проверки прилагаются (при наличии) документы, подтверждающие результаты проверки (замечания, объяснения).
82.Должностное лицо, ответственное за проведение проверки:
составляет акт проверки;
непосредственно после завершения проверки вручает акт проверки с копиями документов, прилагаемых к акту (при наличии таковых), руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки;
осуществляет запись о проведенной проверке, содержащую сведения о наименовании Управления, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях в журнале учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора) с указанием фамилии, имени, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводящих проверку, заверяя ее своей подписью. При отсутствии журнала учета проверок должностное лицо, ответственное за проведение проверки, в акте проверки делает соответствующую запись;
осуществляет запись о проведенной проверке в Журнале учета проведения проверок, проведенных Управлением (приложение N 4 к Административному регламенту).
83.В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, должностное лицо управления, ответственное за проведение проверки, направляет акт проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на следующий день после его составления.
84.В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, акт проверки составляется в срок не превышающий трех рабочих дней и вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его полномочному представителю под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении на следующий день после его составления.
85.При поступлении уведомления о вручении акта проверки должностное лицо, ответственное за проведение проверки, приобщает его к экземпляру акта проверки.
86.В случае выявления при проведении проверки нарушений субъектом проверки обязательных требований должностное лицо, ответственное за проведение проверки, одновременно с актом готовит и выдает предписание субъекту проверки об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения. Принимает меры по контролю за устранением выявленных нарушений и их предупреждению.
87.Субъект проверки в случае несогласия с выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений в течение 15 дней с даты получения акта проверки вправе представить в Управление в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений.
88.Результатом исполнения административной процедуры является составление акта, уведомление субъекта проверки о результатах проверки, а также предписание об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения.
Контроль за исполнением выданных предписаний и принятие
мер по результатам проверки
89.Предписание об устранении выявленного нарушения обязательных требований подлежит исполнению в установленные в нем сроки.
90.Невыполнение в установленный срок предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
91.Контроль за исполнением предписаний об устранении выявленных нарушений осуществляют должностные лица Управления.
92.В случае обнаружения должностными лицами Управления, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях, достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения, предусмотренного Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, составляется протокол об административном правонарушении.
93.Должностными лицами Управления, уполномоченными составлять протоколы в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, являются:
заместитель управляющего делами - начальник управления по делам архивов управления делами Правительства области;
заместитель начальника управления по делам архивов управления делами Правительства области - начальник отдела формирования архивного фонда и использования документов;
начальник отдела организации сохранности и государственного учета документов управления по делам архивов управления делами Правительства области.
94.Должностное лицо Управления, составивший протокол об административном правонарушении, передает протокол специалисту Управления, который делает соответствующую запись в Журнале регистрации протоколов об административных правонарушениях (приложение N 5 к настоящему Административному регламенту).
Приложения
2011-03-28 Приложение к Приказу от 28 марта 2011 года № 6-17-01-01/48 Регламент
2011-03-28 Приложение к Приказу от 28 марта 2011 года № 6-17-01-01/48 Регламент
2011-03-28 Приложение к Приказу от 28 марта 2011 года № 6-17-01-01/48 Регламент