Приложение к Приказу от 31.07.2013 г № 365-П Правила
Правила обработки персональных данных
1.Настоящие Правила обработки персональных данных в управлении по делам ЗАГС Правительства Саратовской области (далее - Управление) и его структурных подразделениях (отделы ЗАГС, территориальные отделы ЗАГС, специализированные отделы) (далее - отделы ЗАГС), устанавливающие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований разработаны в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими отношения в данной сфере деятельности (далее - Правила).
2.Правила устанавливают единый порядок действий оператора, совершаемых с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов.
3.Целью Правил является обеспечение защиты прав и свобод при обработке персональных данных граждан, установление ответственности должностных лиц Управления, отделов ЗАГС за невыполнение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
4.В Правилах используются основные понятия, установленные статьей 3 Федерального закона "О персональных данных".
5.Под субъектами персональных данных в настоящих Правилах понимаются физические лица, направившие в Управление, отделы ЗАГС письменное предложение, заявление или жалобу в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
6.Непосредственно обработку персональных данных осуществляют служащие Управления, служащие отделов ЗАГС, которые в соответствии с резолюцией начальника Управления, соответственно начальников отделов ЗАГС осуществляют рассмотрение поступивших обращений граждан.
7.При рассмотрении обращений граждан должностными лицами Управления, отделов ЗАГС могут обрабатываться следующие персональные данные, указанные субъектом персональных данных в обращении:
1) фамилия, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, номер телефона, семейное положение;
2) фамилия, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
3) иные персональные данные, содержащиеся в обращениях граждан.
8.Объем обрабатываемых персональных данных вышеуказанных категорий субъектов персональных данных определяется должностными лицами Управления, отделов ЗАГС самостоятельно исходя из решаемых задач и полномочий в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами, регулирующими его деятельность.
9.Субъект персональных данных, указывая в обращении свои персональные данные, принимает решение о предоставлении его персональных данных и тем самым дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются.
10.Должностные лица Управления, отделов ЗАГС, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных или его представителя, если иное не предусмотрено федеральным законом.
11.Обработка персональных данных допускается в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных", в том числе:
1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
3) обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве.
12.Обработка персональных данных в Управлении, отделах ЗАГС осуществляется на основе принципов, установленных статьей 5 Федерального закона "О персональных данных".
13.Мерами, направленными на выявление и предотвращение нарушений, предусмотренных законодательством в сфере персональных данных, являются:
1) назначение ответственного (ответственных) за организацию обработки персональных данных;
2) издание правовых актов по вопросам обработки персональных данных, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
3) применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона "О персональных данных";
4) осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных нормам Федерального закона "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным актам Управления;
5) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона "О персональных данных", соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных указанным Федеральным законом;
6) ознакомление должностных лиц Управления, отделов ЗАГС, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) обучение ответственных должностных лиц.
14.Обработка персональных данных осуществляется должностными лицами Управления, должностными лицами отделов ЗАГС без использования средств автоматизации в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".
15.Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители) - на бумажных носителях в виде документов и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.
16.При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.
17.При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:
1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используются (распространяется) копия персональных данных;
2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
18.Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
19.Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом.
20.Персональные данные (материальные носители), обработка которых осуществляется в различных целях, хранятся раздельно.
21.Для хранения документов, содержащих персональные данные, используются помещения структурных подразделений оператора.
22.Внутренний доступ к персональным данным субъекта персональных данных имеют должностные лица оператора, которым эти данные необходимы для выполнения должностных обязанностей.
23.Внешний доступ со стороны третьих лиц к персональным данным субъекта персональных данных осуществляется только с письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда такой доступ необходим в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных или других лиц, и иных случаев, установленных законодательством.
24.Оператор обязан сообщать персональные данные субъекта персональных данных по надлежаще оформленным запросам суда, прокуратуры, правоохранительных органов.
25.Для защиты персональных данных субъектов персональных данных оператор:
1) избирательно и обоснованно распределяет документы и информацию между должностными лицами оператора;
2) рационально размещает рабочие места служащих, исключая бесконтрольное использование защищаемой информации;
3) обеспечивает ознакомление служащих с требованиями документов по защите персональных данных;
4) обеспечивает соответствие необходимых условий в помещении для работы с персональными данными.
26.При обработке персональных данных необходимо принимать организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
27.Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных влечет ответственность должностных лиц Управления, отделов ЗАГС в соответствии с законодательством Российской Федерации.
28.Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных, в том числе обязаны:
1) осуществлять внутренний контроль за соблюдением должностными лицами оператора законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
2) доводить до сведения должностных лиц Управления, должностных лиц отделов ЗАГС положения законодательства Российской Федерации, Саратовской области о персональных данных, правовых актов оператора по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.
29.Должностными лицами, ответственными за сбор, использование, хранение персональной информации, содержащейся в документах, представляемых субъектами персональных данных, являются служащие Управления и отделов ЗАГС в соответствии с утвержденными должностными инструкциями.
30.Обработка, защита, а также хранение персональных данных осуществляется с помощью информационной системы АИС "Находка - ЗАГС" в соответствии с приказом управления по делам ЗАГС Правительства области от 18 апреля 2013 г. N 195-П "Об утверждении документов в сфере защиты персональных данных и назначении ответственных лиц".