Приложение к Приказу от 28.06.2017 г № 229 Блок-схема
Исчерпывающий перечень документов и (или) информации, истребуемых в ходе проверки у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя, органа местного самоуправления
1.Для организаций - источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации (организаций, в деятельности которых образуются документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах):
учредительные, правоустанавливающие документы (устав и (или) положение об организации);
положение об архиве организации, согласованное экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела, утвержденное руководителем организации;
приказ учреждения о назначении ответственного за архив и должностная инструкция ответственного за архив;
инструкция об охранном режиме архива и (или) порядок сдачи помещения архива под охрану и снятия с охраны;
документы по проверке наличия и состояния архивных документов (акты проверки наличия, листы проверки наличия, и др.);
документы по выдаче дел из хранилища (книга выдачи дел, акты о выдаче дел во временное пользование);
план мероприятий, регламентирующий порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов;
основные (обязательные) учетные документы архива (книга поступления и выбытия документов, список фондов (в случае хранения в архиве документов нескольких организаций - фондообразователей), лист фонда, описи дел документов постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу);
архивные документы;
паспорт архива (приложение N 4 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденному приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (далее - Регламент учета));
акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
положение об экспертной (центральной экспертной) комиссии, согласованное экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела, утвержденное руководителем организации;
приказ организации о создании экспертной (центральной экспертной) комиссии;
номенклатура дел организации, согласованная экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела, утвержденная руководителем организации;
книга учета архивных справок, выписок, копий документов выданных при исполнении социально-правовых запросов;
копии архивных справок, выписок, копий документов выданных при исполнении социально-правовых запросов.
2.Для органов местного самоуправления, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, муниципальных архивных учреждений области:
положение об архиве, как о структурном подразделении органа местного самоуправления, или устав муниципального учреждения, создаваемого этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации, и других архивных документов;
акты приема-передачи дел при смене руководителя архива или должностного лица, ответственного за архив;
приказ (распоряжение, постановление) об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности;
инструкция о порядке осуществления охраны архива (инструкция об охранном режиме), согласованная с организацией, осуществляющей охрану архива;
договор между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов;
перечень помещений оборудованных средствами охранной сигнализации;
журнал регистрации ключей к замкам помещений архива;
список лиц, имеющих право доступа в архивохранилища;
журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов температуры и влажности;
план (схема) размещения архивных фондов, утвержденный руководителем;
пофондовый и постеллажный топографические указатели;
перспективный план проверки наличия и состояния архивных документов;
документы по проверке наличия и состояния архивных документов (акты и листы проверки наличия, акты о технических ошибках в учетных документах, акты об обнаружении архивных документов, акты о неисправимом повреждении архивных документов, картотека (книга) учета физического (технического) состояния архивных документов);
документы о розыске необнаруженных архивных документов (акты необнаружения архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, картотека необнаруженных дел, справки о розыске, приказ руководителя о снятии с учета архивных документов);
документы по выдаче архивных документов (книги выдачи архивных документов из архивохранилища, раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи, заказы (требования) на выдачу архивных документов, описей дел);
порядок и схема учета архивных документов, утвержденные приказом (распоряжением, постановлением) руководителя;
основные (обязательные) учетные документы архива (книга учета поступлений документов, список фондов, листы фондов, описи дел, документов, реестр описей, паспорт архивохранилища, дело фонда, листы-заверители дела);
архивные документы, документы Архивного фонда Российской Федерации;
паспорт архива (приложение N 1 к Регламенту учета);
программный комплекс "Архивный фонд";
список организаций-источников комплектования архива, согласованный экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела, утвержденный руководителем;
сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования районных архивов на 0 декабря 20__ года (приложение N 6 к Регламенту учета);
наблюдательные дела организаций-источников комплектования;
положение об экспертно-методической комиссии, утвержденное руководителем;
акты приема-передачи документов на хранение;
материалы методических семинаров с организациями-источниками комплектования (программы семинаров, списки участников, конспекты лекций выступлений);
копии архивных справок, архивных выписок, сопроводительных писем к архивным копиям, подготовленных в рамках исполнения социально-правовых и тематических запросов пользователей;
социально-правовые и тематические запросы пользователей;
журналы регистрации социально-правовых и тематических запросов пользователей;
личные дела пользователей читального зала (заявление (письмо направившей организации), анкета, требования на выдачу архивных документов);
журнал регистрации пользователей читальным залом; журнал учета посещений читального зала;
журнал учета заказов на копирование архивных документов;
журнал учета использования архивных документов;
документы по использованию архивных документов (тематико-экспозиционные планы выставок, тексты теле- и радиопередач, газетных статей и др.).
3.Для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации:
управленческая документация и документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.".