Приложение к Постановлению от 26.12.2006 г № 471А Инструкция
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:
Приложение
к постановлению
администрации муниципального
образования "Город Саратов"
от 2 октября 2006 года N 305АПри наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами.
7.22.При подготовке первоначальных вариантов распорядительных документов специальные бланки не применяются.
7.23.Согласование проекта распорядительного документа оформляется визами, которые включают личную подпись, должность визирующего и дату визирования.
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) обязательна.
7.24.Фамилия исполнителя, подготовившего документ, и номер его служебного телефона располагаются в левом нижнем углу листа согласований.
7.25.Подготовленный проект распорядительного документа должен пройти предварительное согласование. Визы проставляются на листе согласований, который оформляется на оборотной стороне первого листа проекта (приложение N 11).
Перед согласованием делается запись с указанием фамилии и инициалов руководителя структурного подразделения, которое вносит проект на рассмотрение.
Например: Проект внесен: Суетовым А.Н. - председателем комитета по управлению имуществом г. Саратова.
7.26.Проекты документов визируются в следующей последовательности:
- руководителями структурных подразделений или лицами, их замещающими, которые вносят проект;
- заместителем главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей;
- председателем комитета правового обеспечения;
- руководителем аппарата.
Руководитель аппарата осуществляет контроль непосредственно за соблюдением требований к оформлению документов, установленных настоящей Инструкцией.
Проекты правовых актов, поступившие в структурные подразделения для согласования, подлежат обязательному учету и сопровождаются реестром (приложение N 12).
7.27.Проекты постановлений администрации муниципального образования "Город Саратов" по вопросам архитектуры и землепользования соответственно готовятся в комитете по архитектуре и градостроительству и в комитете по земельным ресурсам.
7.28.Проекты распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов" о командировании, предоставлении отпусков заместителям главы администрации муниципального образования "Город Саратов" согласовываются заместителем главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителем аппарата администрации и председателем комитета правового обеспечения, начальником отдела муниципальной службы и кадров, начальником финансово-экономического отдела. В случае командирования или предоставления отпуска руководителю структурного подразделения администрации муниципального образования "Город Саратов" проект согласовывается и с заместителем главы администрации муниципального образования "Город Саратов", курирующим данное структурное подразделение.
Проекты распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов" о назначении на должность и об освобождении от должности муниципальных служащих администрации, а также о наложении и снятии дисциплинарных взысканий согласовываются в нижеприведенной последовательности:
а) заместителем главы администрации муниципального образования "Город Саратов", курирующим данную службу;
б) заместителем главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителем аппарата администрации;
в) начальником отдела муниципальной службы и кадров;
г) заведующим сектором по секретному делопроизводству и защите информации администрации муниципального образования "Город Саратов";
д) председателем комитета правового обеспечения администрации муниципального образования "Город Саратов".
Проекты распорядительных документов о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий или пикетирований либо в различных сочетаниях этих форм акций; о проведении спортивных, культурных и иных массовых мероприятий; о проведении мероприятий, направленных на ликвидацию незаконной торговли и незаконного оказания услуг; о проведении мероприятий по демонтажу самовольно установленных рекламных конструкций согласовываются с консультантом сектора обеспечения деятельности главы администрации муниципального образования "Город Саратов" и заместителей главы администрации в соответствии с должностными обязанностями".
7.29.Проект постановления (распоряжения) с листом предварительных согласований поступает в отдел делопроизводства управления по организации работы с документами аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - отдел делопроизводства) на бумажном и электронном носителях, где он регистрируется, редактируется и подготавливается к печати на ПЭВМ, затем переносится на гербовый бланк.
Тексты распорядительных документов и приложений к ним должны быть набраны в текстовом редакторе Word, за исключением штатных расписаний, и собраны в один файл.
7.30.Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя аппарата администрации, начальником управления по организации работы с документами.
Обязательное согласование осуществляется отделом делопроизводства. Все постановления и распоряжения передаются на подпись главе администрации муниципального образования "Город Саратов" или должностному лицу, имеющему право подписи.
Заместитель руководителя аппарата администрации, начальник управления по организации работы с документами осуществляет контроль за правильным оформлением данных документов в соответствии с настоящей Инструкцией.
7.31.Постановления и распоряжения подписываются главой администрации муниципального образования "Город Саратов", а в его отсутствие заместителем главы администрации муниципального образования "Город Саратов", исполняющим обязанности главы администрации. Глава администрации муниципального образования "Город Саратов" вправе делегировать право подписания правовых документов своим заместителям. Данная процедура оформляется отдельным документом.
7.32.Проекты постановлений нормативного характера в обязательном порядке проходят экспертизу в комитете правового обеспечения, письменное заключение прилагается к проекту документа.
По вопросам, связанным с финансированием, должно быть представлено финансово-экономическое обоснование и заключение комитета по финансам в письменном виде.
7.33.Приложения готовятся в структурных подразделениях и подписываются заместителем Главы администрации муниципального образования "Город Саратов" или руководителем структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей.
7.34.К проекту документа прилагаются исходные материалы, в том числе справка с изложением мотивов принятия проекта распорядительного документа, письменные заключения юридической службы структурного подразделения, которое вносит проект на рассмотрение, реестр на рассылку, составленный и завизированный исполнителем, с указанием адресов рассылки и количества экземпляров, копия распорядительного документа администрации в действующей редакции (в случае внесения изменений, дополнений в такой распорядительный документ).
7.35.В приемных заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителей структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" поступающие на согласование проекты постановлений и распоряжений администрации записываются в специальный регистрационный журнал по форме:
| N п/п | Дата | Название документа | Наименование органа, внесшего проект, Ф.И.О., телефон исполнителя | Результат рассмотрения (подписано не подписано) | Подпись исполнителя в получении и дата |
Проекты постановлений, распоряжений формируются в отдельную от других документов папку и представляются на рассмотрение руководителю не реже 1 раза в день.
7.36.Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры по устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу в комитет правового обеспечения администрации муниципального образования "Город Саратов". Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.
7.37.Должностные лица, указанные в настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречий действующему законодательству. В этом случае проект подлежит переработке.
7.38.Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов" управлением по организации работы с документами к переносу на номерной гербовый бланк не принимаются.
При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту, перенесенному на гербовый бланк, начальник управления по организации работы с документами вправе возвратить материалы исполнителю для разрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовый бланк с текстом возвращается в отдел делопроизводства.
7.39.Срок согласования или заключения по проектам постановлений (распоряжений) у должностного лица не должен превышать двух дней (для комитета правового обеспечения - трех дней; в отношении нормативных правовых актов и по вопросам землепользования - пяти дней). Проекты постановлений и распоряжений о финансировании за счет средств федерального и областного бюджета, о результатах ревизии финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов", муниципальных предприятий и учреждений, а также о наложении дисциплинарного взыскания визируются должностными лицами незамедлительно.
Ответственность за соблюдение сроков согласования несут руководители администрации муниципального образования "Город Саратов" и ее структурных подразделений.
Имеющиеся у должностного лица возражения по тексту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа. При этом виза на проекте не ставится до согласования текста.
Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он после решения заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителя аппарата подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных организаций.
Внесение изменений и дополнений в действующие распорядительные документы, внесение проектов распорядительных документов об отмене или признании утратившими силу действующих распорядительных документов осуществляется структурным подразделением, которое вносило на рассмотрение первоначальный проект. Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в действующие распорядительные документы, внесение проектов распорядительных документов об отмене или признании утратившими силу действующих распорядительных документов в связи с изменением действующего законодательства несет структурное подразделение, которое вносило на рассмотрение первоначальный проект.
7.40.Постановления, распоряжения по основной деятельности и по личному составу после их подписания регистрируются в отделе делопроизводства. Постановлениям, распоряжениям администрации муниципального образования "Город Саратов" присваиваются порядковые регистрационные номера.
Распоряжениям по основной деятельности - порядковые регистрационные номера, с буквой "р" (например: 236-р), по личному составу с буквами "лс" (например: 132-лс).
Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений, распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов" по основной деятельности и по личному составу.
7.41.Все зарегистрированные постановления, распоряжения тиражируются отделом делопроизводства в соответствии с реестром рассылки, который определяется ответственным исполнителем при подготовке проекта этого нормативного акта. Допускается корректировка реестра рассылки работниками отдела делопроизводства. Затем отделом делопроизводства в трехдневный срок рассылаются согласно реестру на рассылку.
7.42.Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов" удостоверяются печатью протокольной части отдела делопроизводства управления по организации работы с документами администрации муниципального образования "Город Саратов" (в исключительных случаях - гербовой печатью).
7.43.Постановления и распоряжения администрации муниципального образования "Город Саратов" систематизируются работниками отдела делопроизводства с ежемесячным составлением оглавлений.
7.44.Один экземпляр градостроительного плана земельного участка на бумажном носителе, утвержденного распоряжением администрации муниципального образования "Город Саратов" и зарегистрированного комитетом по архитектуре и градостроительству администрации муниципального образования "Город Саратов", передается в отдел делопроизводства администрации муниципального образования "Город Саратов" с отметкой в отдельной графе журнала регистрации (журнал регистрации ведется по форме согласно приложению N 17).
На первом листе градостроительного плана в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп (приложение N 18).
По окончании календарного года указанные документы передаются на хранение в архивный отдел администрации муниципального образования "Город Саратов".
8.Подготовка и оформление проектов
решений Саратовской городской Думы, иных вопросов
(информации, отчетов, планов), вносимых
на рассмотрение в Саратовскую городскую Думу
8.1.Проекты решений Саратовской городской Думы разрабатываются на основании федерального законодательства, законов Саратовской области, решений Саратовской городской Думы, а также иных нормативных правовых актов.
Проекты решений разрабатываются структурными подразделениями администрации муниципального образования "Город Саратов" в соответствии с их компетенцией, согласно функциональным обязанностям.
8.2.Проекты решений вносятся на рассмотрение в Саратовскую городскую Думу в порядке, определенном Регламентом Саратовской городской Думы, утвержденным решением Саратовской городской Думы от 27.03.2006 N 1-4.
8.3.Ответственность за качество проектов решений, формирование пакета документов, определенных Регламентом Саратовской городской Думы, за нарушение порядка и сроков подготовки и предоставления на подпись главе администрации муниципального образования "Город Саратов" несут руководители структурных подразделений, которые являются разработчиками проектов.
8.4.Предоставление проектов решений, иных материалов главе администрации муниципального образования "Город Саратов" осуществляется через управление по организации работы с документами аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов".
8.5.Формирование пакета документов, представляемых одновременно с проектом решения, осуществляется в следующем порядке:
8.5.1.Разработчик проекта решения составляет пояснительную записку, финансово-экономическое обоснование, перечень правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие проекта.
В целях получения квалифицированной помощи при составлении финансово-экономического обоснования структурные подразделения администрации муниципального образования "Город Саратов" без прав юридического лица вправе обращаться в комитет по экономике администрации муниципального образования "Город Саратов" и комитет по финансам администрации муниципального образования "Город Саратов".
8.5.2.Проекты решений Думы направляются разработчиками на заключения в следующей последовательности:
- профильному, а также другому задействованному структурному подразделению администрации муниципального образования "Город Саратов" по вопросам, входящим в их компетенцию;
- комитету по финансам администрации муниципального образования "Город Саратов" для выводов по вопросам, входящим в его компетенцию;
- комитету по экономике администрации муниципального образования "Город Саратов" для выводов по вопросам, входящим в его компетенцию;
- комитету правового обеспечения администрации муниципального образования "Город Саратов" для выводов по вопросам, входящим в его компетенцию.
8.5.3.Срок подготовки заключений комитетом по экономике, комитетом по финансам, комитетом правового обеспечения администрации муниципального образования "Город Саратов" по представленным проектам решений - десять дней, для остальных структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" - три дня.
8.5.4.Руководители структурных подразделений, являющиеся ответственными за подготовку и внесение вопросов (информации, отчетов, проектов решений, планов) на рассмотрение в городскую Думу, представляют подготовленные материалы главе администрации муниципального образования "Город Саратов" не позднее чем за две недели до даты, определенной Планом работы или иным документом городской Думы.
9.Подписание документов и снятие копий
9.1.Отпечатанные и согласованные с заинтересованными лицами документы передаются на подпись.
При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
9.2.Подпись ставится на первом экземпляре документа. В состав подписи входит: наименование должности, инициалы и фамилия руководителя, подписавшего документ. Подпись может выделяться жирным шрифтом или курсивом.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. В этом случае необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию.
Факсимиле ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.
9.3.На документах, требующих особого удостоверения их подлинности: удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, титульных списках, финансовых и в других предусмотренных нормативными актами случаях ставится гербовая печать.
9.4.Копия соответствующего документа администрации воспроизводится на бланке, заверяется подписью начальника соответствующего отдела и печатью.
Архивные копии выдаются в соответствии с Положением об архивном отделе.
10.Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
10.1.Печатание служебных документов за подписью главы администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителей выполняется в соответствующих структурных подразделениях.
Выдачу бланков постановлений, распоряжений, писем и их учет осуществляет отдел делопроизводства.
10.2.Для печатания принимаются только служебные материалы.
Печатание под диктовку не допускается.
Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в соответствующих структурных подразделениях.
10.3.Все документы для печатания должны быть тщательно отредактированы, исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат.
Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.
10.4.Письма за подписью руководителей структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов", которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на бланках структурных подразделений.
10.5.Служебные документы, подлежащие размножению на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены, оригиналы печатаются на белой бумаге.
10.6.Копировально-множительные работы (размножение служебных документов) в аппарате администрации муниципального образования "Город Саратов" выполняет копировально-множительное бюро.
Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А4) размножаются в типографии.
10.7.Размножение документов производится по заявке, подписанной руководителем структурного подразделения (приложение N 13). Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. В отдельных случаях при необходимости срочного размножения документов очередность определяется заместителем руководителя аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов", начальником управления по организации работы с документами. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.
Размножение постановлений и распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов" производится в соответствии с реестром на рассылку.
Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
10.8.Размножение бланков не допускается.
10.9.Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации муниципального образования "Город Саратов" и его заместителями, осуществляется отделом автоматизированных систем управления и связи.
Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения по согласованию организаторов с начальником отдела организационной работы.
10.10.Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по выполнению машинописных работ.
На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.
11.Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний
11.1.Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителями осуществляется отделом организационной работы.
11.2.Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов осуществляют соответствующие структурные подразделения.
11.3.В протоколе указываются дата, время и место проведения заседаний и совещаний, состав участников, обсуждаемые вопросы, инициалы, фамилия и должность председательствующего.
11.4.По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок исполнения.
11.5.Общие требования к оформлению протокола совещания (заседания).
11.5.1.В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание
11.5.2.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
11.5.3.Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний коллегии администрации могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные".
В разделе протокола "Председатель" указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания.
В разделе протокола совещания "Присутствовали" при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".
11.5.4.Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1.СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ;
2.СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделе "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилии спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения.
11.6.Протоколы заседаний и совещаний при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителем для организации работы по выполнению решения.
11.7.При необходимости делаются выписки из протоколов совещаний и заседаний. В правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА". Выписка заверяется секретарем совещания.
12.Регистрация и отправка документов
12.1.Корреспонденция, отправляемая из администрации, подлежит регистрации. Номером ответного документа является индекс структурного подразделения администрации, номер дела по номенклатуре и входящий номер документа. В регистрационной карточке делается соответствующая отметка. Исходящим номером ответа на обращение граждан или направления его в другие организации является регистрационный номер жалобы, индекс структурного подразделения и первая буква фамилии заявителя.
12.2.Вторые экземпляры (копии документов) адресованных Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, Председателю Совета Федерации и Председателю Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, губернатору области должны быть завизированы должностным лицом не ниже заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов" или лицом, его замещающим, в другие адреса - исполнителем.
12.3.Исходящие инициативные письма и письма, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в секторе служебной корреспонденции на ПЭВМ и заполняются карточки. Исходящие номера этих документов состоят из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера.
12.4.Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос), сделать соответствующие отметки в карточке после этого передать отправление в сектор служебной корреспонденции. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".
12.5.Исходящая корреспонденция отправляется в день ее получения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
При получении документов для отправки работники сектора служебной корреспонденции проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.
12.6.Исходящая корреспонденция для отправки почтой должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа, составлен реестр по форме, утвержденной органами связи.
12.7.Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется работниками сектора служебной корреспонденции, которые вручают документы под роспись в реестре.
В исключительных случаях допускается вызов в администрацию работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции.
13.Основные положения работы с письмами граждан
13.1.Письменные заявления, жалобы и предложения граждан (далее письменные обращения), поступившие в администрацию муниципального образования "Город Саратов", регистрируются в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан (далее отдел) в автоматизированном режиме ПЭВМ по специальной программе.
Реквизиты регистрации вносятся в учетную карточку: фамилия, имя, отчество заявителя, дата поступления, подробный адрес заявителя, регистрационный номер обращения, состоящий из индекса структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" и порядкового номера, краткое содержание вопроса, фамилия руководителя администрации муниципального образования "Город Саратов" в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации муниципального образования "Город Саратов", кому направляется обращение для рассмотрения.
13.2.Все обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день их поступления и проверяются на:
- определение правильности адресования. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением обращений не поддающихся прочтению;
- наличие указанных приложений, документов и других материалов.
13.3.Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок его рассмотрения, или заявитель не согласен с ответом на его обращение.
Повторное обращение, а также обращение одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленное им в различные адреса, а затем поступившие в отдел, учитывается под регистрационным номером первого обращения.
13.4.Конверты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации.
13.5.Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. По истечении пяти лет документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.
13.6.Зарегистрированные обращения, в зависимости от их содержания, направляются главе администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителям согласно распределению обязанностей и другим должностным лицам. Копии поручений с письмами граждан и материалами по результатам исполнения поручений и с копиями ответов заявителям возвращаются в обработанном состоянии в отдел для учета и хранения.
13.7.Если поручение по обращению дано нескольким руководителям, то работу по его рассмотрению координирует руководитель, указанный в резолюции первым.
13.8.Передача обращений от одного руководителя органа местного самоуправления другому или в другое структурное подразделение осуществляется по их согласованию с отметкой о движении документов в реестре поступающих обращений и только через отдел.
13.9.Ежедневно специалисты отдела готовят реестр на зарегистрированные обращения граждан и направляют их в структурные подразделения администрации муниципального образования "Город Саратов". Работники структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов", ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированные обращения граждан под роспись.
13.10.Письменные обращения граждан, поступившие с поручением руководителей органов государственной власти, регистрируются в отделе и контролируются в приемных заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов".
13.11.Письменные обращения рассматриваются в структурных подразделениях администрации муниципального образования "Город Саратов" в сроки установленные в сопроводительном письме или резолюции. При необходимости допустимо продление сроков в соответствии с ч. 2 ст. 12 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" с уведомлением заявителя и отдела.
13.12.Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление. Ответ на обращение должен быть полным, обоснованным, содержать, при необходимости, ссылки на нормативные правовые акты, разъяснять дальнейший порядок действий гражданина. При этом в ответах на обращения должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Ответ на обращение подписывается руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. Представляемые на подпись ответы на обращения граждан должны быть завизированы исполнителем, ответственным за их подготовку, с указанием его фамилии, имени, отчества, номера служебного телефона и даты.
13.13.Ответы заявителям оформляются и печатаются на бланках формата А4, А5, шрифтом Times New Roman, размер N 14 через один интервал. При направлении ответа заявителю реквизиты адресата должны включать полный почтовый адрес и быть оформлены в следующей последовательности:
- имя, отчество, фамилия заявителя (в дательном падеже);
- индекс;
- полный адрес (название населенного пункта, улица, номер дома, номер квартиры).
13.14.Обращения граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, заявителю дан ответ в письменной или устной форме, при необходимости результаты рассмотрения сообщены заинтересованным организациям или должностным лицам, а также, если документально подтверждено их исполнение.
13.15.Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены со всеми относящимися к ним материалами в отдел для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
13.16.Прием граждан главой администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителями, а также другими должностными лицами проводится в установленные и доведенные до сведения граждан дни и часы согласно графику, утверждаемому главой администрации муниципального образования "Город Саратов". На личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
13.17.Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется в отделе.
13.18.В целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан и устранения недостатков отдел проводит анализ работы с обращениями граждан и ежемесячно представляет отчет руководящим работникам администрации муниципального образования "Город Саратов".
14.Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков
14.1.Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела, с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения, должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой. Перечень индексов прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре.
14.2.Администрацией муниципального образования "Город Саратов" используются следующие печати:
- круглая печать с изображением герба города Саратова ставится на подпись главы администрации и его заместителей в договорах, свидетельствах, актах, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств;
- малая круглая печать с изображением герба города Саратова ставится на удостоверения работников администрации, назначенных главой администрации муниципального образования "Город Саратов";
- круглая печать "Отдел муниципальной службы и кадров" ставится на документы по личному составу;
- круглая печать "Управление по организации работы с документами" ставится на копиях постановлений, распоряжений администрации муниципального образования "Город Саратов";
- круглая печать "Для документов N I" ставится на подпись руководителя структурного подразделения, подпись которого необходимо удостоверить печатью;
- круглая печать "Для документов N 2" ставится на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и спецсвязь, при оформлении телеграмм;
14.3.Оттиск печати ставится на документах в указанных местах.
При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.
14.4.Изготовление печатей производится по указанию заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителя аппарата с обязательным согласованием с комитетом правового обеспечения администрации муниципального образования "Город Саратов". Заявки на их изготовление направляются в административно-хозяйственный отдел для размещения и исполнения заказов.
14.5.Ответственность за хранение, правильное использование печатей, штампов и бланков документов администрации муниципального образования "Город Саратов" возлагается:
- круглых печатей: с гербом города Саратова, "Управление по организации работы с документами", "Для документов N 1", - на заместителя руководителя аппарата, начальника управления по организации работы с документами администрации муниципального образования "Город Саратов";
- малой круглой печати с гербом города Саратова, круглой печати "Отдел муниципальной службы и кадров" - на начальника отдела муниципальной службы и кадров администрации муниципального образования "Город Саратов";
- круглой печати "Для документов N 2" - на заведующего сектором служебной корреспонденции управления по организации работы с документами администрации муниципального образования "Город Саратов";
- круглых печатей структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" соответственно на их руководителей;
- бланков писем, постановлений, распоряжений - на начальника отдела делопроизводства.
Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах.
14.6.В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заместитель главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководитель аппарата администрации.
14.7.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются заместителю руководителя аппарата администрации, руководителю начальнику управления по организации работы с документами администрации муниципального образования "Город Саратов".
14.8.Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах гербовых бланков.
На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера, а в необходимых случаях - серии этих номеров.
Гербовые бланки изготавливаются в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Заказ исполняется административно-хозяйственным отделом аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов" в установленном порядке.
15.Составление номенклатуры дел.
Формирование дел, последующее хранение
и использование документов
15.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации муниципального образования "Город Саратов" и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения.
Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она способствует единой системе формирования дел, обеспечения их учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлении документов в дела.
Номенклатура дел в администрации муниципального образования "Город Саратов" и ее структурных подразделениях составляется по структурному признаку.
15.2.Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложение N 14).
15.3.Номенклатура дел ежегодно разрабатывается начальником архивного отдела и ответственными за делопроизводство структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов". Не позднее 1 декабря соответствующие разделы сводной номенклатуры утверждаются руководителями структурных подразделений.
15.4.Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности администрации муниципального образования "Город Саратов" и ее структурных подразделений.
Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько резервных номеров для внесения вновь образовавшихся дел.
15.5.Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов власти и органов местного самоуправления, располагаются перед заголовками дел с организационно-распорядительной документацией структурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
15.6.Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер.
Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером.
15.7.Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.
15.8.На основании номенклатуры дел структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов", не имеющих статуса юридического лица, составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности администрации муниципального образования "Город Саратов".
15.9.Сводная номенклатура дел на следующий год утверждается заместителем главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителем аппарата не позднее 15 декабря.
Архивным отделом администрации муниципального образования "Город Саратов" в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел.
В течение года при соответствующих согласованиях с заместителем Главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителем аппарата администрации в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
15.10.Структурные подразделения администрации муниципального образования "Город Саратов", имеющие статус юридического лица, при помощи архивного отдела разрабатывают собственную номенклатуру дел по аналогии со сводной номенклатурой дел администрации муниципального образования "Город Саратов", учитывая специфику структурного подразделения.
15.11.Номенклатура дел на следующий год в структурных подразделениях администрации муниципального образования "Город Саратов", имеющих статус юридического лица, согласованная с начальником архивного отдела, утверждается руководителем структурного подразделения не позднее 15 декабря текущего года.
15.12.При оформлении дел необходимо:
- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;
- проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года;
- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии;
- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;
- документы в делах располагать в хронологическом порядке.
В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема выделять в отдельные тома).
15.13.В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись.
15.14.Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.
15.15.Для структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" предельные сроки временного хранения архивных документов - пять лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
15.16.Во всех структурных подразделениях со статусом юридического лица должна быть создана приказом или распоряжением руководителя структурного подразделения постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается для организации и подготовки документов к передаче в архив, либо уничтожению, а также в случае необходимости продления сроков временного хранения документов.
15.17.Документы пятилетнего и менее сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях администрации муниципального образования "Город Саратов" по акту, согласованному с экспертной комиссией и утвержденному руководителем структурного подразделения (приложение N 15)
15.18.Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника ответственного за делопроизводство.
15.19.Документы со сроком хранения более пяти лет передаются на хранение в архивный отдел администрации муниципального образования "Город Саратов" на основании акта. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр, заверенный печатью и подписью начальника архивного отдела, возвращается в структурное подразделение. (Приложение N 16)
Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для дооформления.
15.20.Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам администрации муниципального образования "Город Саратов" для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива.
Подлинники постановлений и распоряжений для работы вне архивохранилища не выдаются.