Приложение к Постановлению от 26.12.2006 г № 471А Инструкция

Приложения к документам отдельно не регистрируются.
3.4.При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняется новая электронная регистрационная карточка со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В первичной электронной регистрационной карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.
Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, переданная в электронную базу данных, хранится в ней не менее трех лет.
3.5.После регистрации карточка вместе с документом передается работниками сектора служебной корреспонденции руководящим работникам администрации муниципального образования "Город Саратов" в соответствии с распределением обязанностей. Доставка документов адресатам в рабочее время осуществляется в течение 3 часов после их регистрации.
Документы с грифом "срочно" доставляются незамедлительно.
Если документ направлен в подведомственную структуру, контроль за исполнением, отметка об исполнении и списание документа "в дело" осуществляется приемной данной структуры. Регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в сектор служебной корреспонденции для снятия с контроля.
Наиболее важные документы вышестоящих органов, документы по принципиальным вопросам деятельности администрации муниципального образования "Город Саратов", исполнение которых требует решения руководства, а также документы, находящиеся в компетенции нескольких руководителей, представляются непосредственно главе администрации муниципального образования "Город Саратов", а в его отсутствие - заместителю главы администрации муниципального образования "Город Саратов", исполняющему обязанности главы администрации.
3.6.Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция распределяется по рабочим папкам главы администрации и его заместителей для резолюции и последующей передачи в соответствующие структурные подразделения. При этом учитывается тематика изложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имели место, содержание предыдущих резолюций.
3.7.В период отсутствия кого-либо из заместителей главы администрации, ежедневная корреспонденция передается в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным постановлением администрации муниципального образования "Город Саратов".
Если необходимо личное ознакомление главы администрации муниципального образования "Город Саратов" с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается в сектор служебной корреспонденции с пометкой "Ознакомить главу администрации" с указанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанности главы администрации муниципального образования "Город Саратов". В день, когда глава администрации муниципального образования "Город Саратов" приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке.
Если документ требует незамедлительного исполнения и в то же время должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанности главы администрации муниципального образования "Город Саратов" считает целесообразным личное ознакомление главы администрации муниципального образования "Город Саратов" с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у должностного лица, исполняющего обязанности главы администрации муниципального образования "Город Саратов", для личного доклада главе администрации муниципального образования "Город Саратов".
В период отсутствия заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов" и исполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей ежедневная корреспонденция систематизируется в секторе служебной корреспонденции в установленном порядке и передается на рассмотрение в приемные, в том числе и в приемную отсутствующего должностного лица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятся ответственным за делопроизводство в приемной заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов" по согласованию с заинтересованными должностными лицами. Контроль за исполнением документов остается за должностным лицом, в приемную которого направлен документ непосредственно из сектора служебной корреспонденции.
3.8.При передаче контрольного документа из сектора служебной корреспонденции в структурные подразделения получатель расписывается в правом нижнем углу контрольной карточки.
3.9.После рассмотрения корреспонденции главой администрации муниципального образования "Город Саратов" и его заместителями она возвращается в сектор служебной корреспонденции, где вносится резолюция руководителя в электронную регистрационную карточку документа. Сектор служебной корреспонденции передает документы исполнителю.
3.10.Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к руководителям администрации муниципального образования "Город Саратов", после их рассмотрения передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации.
3.11.Регистрация федеральных законов, правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в секторе служебной корреспонденции администрации (приложение N 4).
3.12.Договоры и соглашения, подписываемые главой администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителями или по их письменному поручению другими должностными лицами, заверяются печатью и регистрируются у заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителя аппарата администрации путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) или, в исключительных случаях, его копия хранится у заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителя аппарата администрации.
4.Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов
4.1.Зарегистрированные документы представляются на рассмотрение главе администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителям согласно функциональным обязанностям. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно. Корреспонденция, поступившая в администрацию муниципального образования "Город Саратов", должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2.В ежедневных планах работы руководитель обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки.
4.3.Указания по исполнению документов даются руководящими работниками администрации муниципального образования "Город Саратов" в форме резолюции.
После рассмотрения и вынесения резолюции документы возвращаются в сектор служебной корреспонденции, откуда передаются на исполнение или для ознакомления.
Документы, рассмотренные главой администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителями, направляются в соответствии с резолюцией на исполнение в координируемые и контролируемые ими структурные подразделения через сектор служебной корреспонденции администрации муниципального образования "Город Саратов". При этом прохождение документов фиксируется в секторе служебной корреспонденции и структурных подразделениях.
Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым, ему же передается оригинал документа.
В случаях, когда поручение дается исполнителям и требует дополнительной проработки или контроля, с документа снимается необходимое количество копий для направления исполнителям.
Исполненные структурными подразделениями документы представляются на визу главе администрации муниципального образования "Город Саратов", предварительно согласованные его заместителями по вопросам, входящим в их компетенцию. Срок согласования данных документов составляет один день. Ответственность за обеспечение сроков согласования исполненных документов возлагается на заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов", курирующих соответствующие вопросы, заместителя руководителя аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов", сектор обеспечения деятельности главы администрации муниципального образования "Город Саратов" и заместителей главы администрации", сектор обеспечения документооборота главы администрации муниципального образования "Город Саратов".
Проекты документов, в том числе информации, направляемой в средства массовой информации, по вопросам проведения собраний, митингов, демонстраций, шествий или пикетирований либо в различных сочетаниях этих форм акций; проведения спортивных, культурных и иных массовых мероприятий; проведения мероприятий, направленных на ликвидацию незаконной торговли и незаконного оказания услуг; проведения мероприятий по демонтажу самовольно установленных рекламных конструкций согласовываются с консультантом сектора обеспечения деятельности главы администрации муниципального образования "Город Саратов" и заместителей главы администрации в соответствии с должностными обязанностями.
4.4.Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации муниципального образования "Город Саратов", не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.
4.5.На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".
4.6.Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступившие из вышестоящих органов и подлежащие возврату.
4.7.Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководства.
В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления его в администрацию. Более длительные сроки устанавливаются главой администрации муниципального образования "Город Саратов" для документов, сложных по характеру исполнения.
После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги результаты выполнения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании программы, мероприятий и др.", "Дан устный ответ" и т.п.
Отметка об исполнении и списании документа "в дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подпись руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
Отметка об исполнении и списании документов переносится в регистрационную карточку и на ПЭВМ.
4.8.Если имеется письменный ответ на исполненный документ, подписанный соответствующим руководителем, исполнитель передает его в сектор служебной корреспонденции для отправки адресатам и копию (не на бланке) для помещения в дело. Вместе с ответом исполнитель возвращает входящий документ для помещения его в дело.
Лица, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.
Ответственный работник за делопроизводство или служба делопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает ее руководителю подразделения.
4.9.Порядок работы с документами в структурных подразделениях администрации муниципального образования "Город Саратов":
4.9.1.Ответственность за учет, сохранность и своевременное прохождение документов возлагается на руководителя структурного подразделения, который назначает ответственного работника за ведение делопроизводства.
4.9.2.Поступившие в структурные подразделения документы учитываются в соответствии с порядком регистрации учета и прохождения документов в администрации муниципального образования "Город Саратов" (приложение N 5).
4.9.3.Документы, поступившие в структурные подразделения с поручением подготовить проект ответа или дать ответ главе администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителю или заявителю, должны исполняться в срок, указанный в поручении.
Юридическая экспертиза проектов договоров проводится в десятидневный срок. К проектам договоров прилагаются письменные заключения юридической службы структурного подразделения, заинтересованного в заключении договора.
Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации документа в администрации муниципального образования "Город Саратов". При указании срока исполнения в днях отчет ведется от даты подписания поручения.
4.9.4.В случае, когда исполнение поручения руководителя по данному документу в указанные сроки не представляется возможным, необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом исполнитель должен обосновать необходимость переноса срока исполнения с указанием причин.
4.9.5.Документы, изготовленные на бланках комитетов и управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в приемных структурных подразделений.
4.9.6.При работе с документами в подразделениях администрации муниципального образования "Город Саратов" необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов специалист сектора служебной корреспонденции или начальник отдела делопроизводства и лицо, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждает начальник управления по организации работы с документами. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководитель аппарата администрации;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения заместителя главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководителя аппарата администрации временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (приложение N 6);
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения.
4.10.Организация контроля за исполнением документов.
Необходимость контроля за исполнением документа определяется Главой администрации муниципального образования "Город Саратов" и его заместителями.
Организация контроля за исполнением документов, поставленных на контроль, возложена на отдел контроля аппарата администрации и осуществляется в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов в администрации муниципального образования "Город Саратов".
5.Прием и передача служебной информации
по официальным каналам факсимильной связи
5.1.При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники аппарата администрации муниципального образования "Город Саратов" руководствуются следующим порядком:
5.1.1.Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом.
5.1.2.Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы.
5.1.3.Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
5.2.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Разрешение на передачу материала по факсу с помощью междугородной связи дает заместитель главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководитель аппарата администрации.
5.3.Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы (приложение N 7) без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в секторе служебной корреспонденции. Поступившие факсограммы передаются в сектор служебной корреспонденции для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, как правило, без перевода, при докладе главе администрации, а в его отсутствие - исполняющему обязанности главы администрации муниципального образования "Город Саратов", они предварительно переводятся на русский язык.
6.Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1.Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся в администрации муниципального образования "Город Саратов" и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов", должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.
6.2.При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" могут использоваться следующие реквизиты:
- герб города Саратова;
- код органа исполнительной власти области или правительства области, подготовившего документ;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации, подготовившей документ;
- справочные данные об организации, подготовившей документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
6.3.Требования к оформлению реквизитов документов (приложение N 8):
6.3.1.Для изготовления документов главы администрации муниципального образования "Город Саратов", его заместителей используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения администрации муниципального образования "Город Саратов" имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.
6.3.2.Воспроизведение Государственного Герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланках структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов" и должностных лиц не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
6.3.3.Наименование структурного подразделения, подготовившего документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе города Саратова или в Положении о соответствующем структурном подразделении.
Сокращенное наименование структурного подразделения приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации.
Над наименованием структурных подразделений администрации указывают наименование вышестоящей организации - администрация муниципального образования "Город Саратов" и название структурного подразделения.
6.3.4.Справочные данные о структурном подразделении - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
6.3.5.Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами.
6.3.6.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2006 года следует оформлять 15.05.2006 (в конце точка не ставится).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2006 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.16 (приложение N 9).
6.3.7.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению структурного подразделения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов и др. (приложение N 10).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
6.3.8.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
6.3.9.Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Саратов.
В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Саратова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
6.3.10.Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.
6.3.11.Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии.
Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                  Минюст России
                                                  Управление систематизации
                                                  законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                  ЗАО "Торговый мир
                                                  Главному бухгалтеру
                                                  Л.П. Николаевой

или

                                                  Генеральному директору
                                                  ОАО "Энергия"
                                                  А.А. Галкину

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                  Руководителям
                                                  структурных подразделений

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

                                              Борисовой В.А.
                                              ул. Московская, д. 45, кв. 4,
                                              г. Саратов, 410031

6.3.12.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                         УТВЕРЖДАЮ
                                         Глава администрации муниципального
                                         образования "Город Саратов"
                                         _________________ Н.С. Романов
                                         (личная подпись)
                                        13 ноября 2006 года

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН ((УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                     постановлением
                                             администрации муниципального
                                              образования "Город Саратов"
                                             от 10 октября 2006 года N 321А

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.
6.3.13.Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

                                                   А.В. Сидорову
                                            Прошу подготовить к 24.10.2006
                                            проект распоряжения
                                            администрации муниципального
                                            образования "Город Саратов"
                                            по данному вопросу
                                            Личная подпись
                                            20.10.2006

Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.14.Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания".
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.".
Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2 - 3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок может печататься полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.15.Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
6.3.16.Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной действующим законодательством. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах (постановление, распоряжение, приказ и т.д.), а также документах, адресованных руководству структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Саратов", изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов местного самоуправления, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила", "управление полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");
- от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "администрация муниципального образования "Город Саратов").
Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
6.3.17.Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например: