Приложение к Постановлению от 26.12.2006 г № 471А Инструкция
Инструкция по работе с документами в администрации Г. Саратова основные термины, употребляемые в делопроизводстве
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ - документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль за исполнением документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;
архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
1.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате администрации города Саратова (далее - администрация), в приемных заместителей главы администрации города, структурных подразделениях администрации города.
Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление по организации работы с документами аппарата администрации города может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется в соответствии с нормативным правовым актом.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами, Уставом города Саратова и иными муниципальными правовыми актами.
1.3.Документы администрации города Саратова являются ее собственностью.
1.4.Правила работы с секретными документами, аудио-, видеозаписями и машинописными текстами, а также документационного и технического обеспечения закрытых и суженных заседаний при главе администрации города регламентируются специальными инструкциями.
Прием и отправка корреспонденции с грифом "Секретно" или "Для служебного пользования" осуществляется в секторе по секретному делопроизводству и защите информации.
1.5.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения администрации города на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются управлением по организации работы с документами аппарата администрации города.
1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан возлагается на заместителей главы администрации города.
В комитетах, управлениях, отделах администрации города ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.
1.7.Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации города, ее органов и структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях с настоящей Инструкцией.
Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами.
Работники аппарата администрации города, приемных заместителей главы администрации города, комитетов, управлений и отделов несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.8.Изменения и дополнения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением по организации работы с документами администрации города и утверждены постановлением главы администрации города.
1.9.Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений главы администрации города, корреспонденции, находящихся на контроле, сообщается в управление по организации работы с документами аппарата администрации города, которое организует проведение служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах информируется заместитель главы администрации города, руководитель аппарата, а также руководитель соответствующего подразделения.
В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе его в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются по акту другому лицу.
1.10.Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется через комитет по общественным отношениям, анализу и информации администрации города при условии согласования с заместителем главы администрации города, курирующим данное направление. Передача информации другим путем запрещается.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации города, в структурных подразделениях - их руководителей.
1.11.Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений главы администрации города, его заместителей, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.12.Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное.
2.Прием поступающей корреспонденции
2.1.Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается, проходит первичную обработку и регистрацию в секторе служебной корреспонденции управления по организации работы с документами аппарата администрации города (далее - сектор служебной корреспонденции).
Обращения граждан, адресованные в администрацию города, принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан.
2.2.Корреспонденция, поступившая в администрацию города в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается диспетчером администрации города, о чем делается запись в специальном журнале.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.
Данная корреспонденция передается ими для регистрации в сектор служебной корреспонденции или отдел по организации личного приема и работы с обращениями граждан до 9 часов следующего дня или в первый рабочий день после праздничных дней. Документы с грифом "срочно" регистрируются незамедлительно.
2.3.Входящая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемая корреспонденция передается по принадлежности в структурные подразделения. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в секторе служебной корреспонденции, указан в приложении N 1. Перечень может периодически пересматриваться и утверждаться заместителем главы администрации города, руководителем аппарата администрации.
2.4.При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов или другие нарушения, то в таких случаях составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю. Если нарушение возможно устранить в течение 1 - 3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений.
При приеме документов от структурных подразделений администрации города особое внимание обращается на правильность их оформления, используемый бланк, наличие подписи должностного лица, виз и других реквизитов.
Служебные документы на иностранном языке направляются в соответствующее подразделение для перевода на русский язык или составления аннотации, а затем в сектор служебной корреспонденции для регистрации и передачи документа на рассмотрение адресату.
2.5.Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации.
2.6.Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
2.7.Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны.
3.Регистрация входящих документов
3.1.Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.
3.2.Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день. В пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов.
Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, регистрируются в приемных этих подразделений.
Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты (обязательно: наименование или бланк организации/должностного лица, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись или заменяющий ее оттиск печати) и другие реквизиты.
Служебные документы, не зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, за исключением указанных в приложении N 1, к рассмотрению в подразделениях администрации города не принимаются.
Сектор служебной корреспонденции не регистрирует и возвращает авторам (подразделение или организацию) документ, оформленный с нарушением установленных правил.
3.3.При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер (согласно номенклатуре дел и порядковый номер поступления в течение года), заполняется электронная регистрационная карточка в двух экземплярах (приложение N 2), информация о документе вводится в электронную базу данных, а затем в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп (приложение N 3).
На уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех экземпляров документа.