Постановление Правительства Саратовской области от 05.07.2017 № 334-П

Положение

об информационнойсистеме электронного документооборота

Правительства области

I. Общие положения

1. НастоящееПоложение устанавливает порядок информационного взаимодействия органов исполнительной власти области и подведомственныхим организаций, государственных органов области (по согласованию), Саратовскойобластной Думы (по согласованию), органов местного самоуправления области (посогласованию) (далее – участники информационного взаимодействия) посредством обменадокументами в электронном виде с использованием информационной системыэлектронного документооборота Правительства области (далее – СЭД).

Всоответствии со статьей 13 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Обинформации, информационных технологиях и о защите информации" СЭД являетсяиной информационной системой.

Внастоящем Положении под документом в электронном виде понимается электронныйдокумент, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органахисполнительной власти Саратовской области, утвержденной постановлениемГубернатора Саратовской области от 1 июня 2006 года N 88.

2. Термины,используемые в настоящем Положении:

участникСЭД – участник информационного взаимодействия, заключивший с управлением деламиПравительства области (далее –Управление) соглашение об информационном взаимодействии;

пользователь СЭД –должностное лицо участника СЭД, допущенное к работе в СЭД. ПользовательСЭД имеет уникальную учетную запись, персональный пароль, назначенный наборправ для доступа к документам в электронном виде;

ответственный за работу в СЭД –должностное лицо участника СЭД, назначенное приказом (распорядительнымдокументом) участника СЭД ответственным за своевременное представление вУправление сведений об изменении в перечне должностных лиц, допущенных к работев СЭД;

участник-адресат– орган государственной власти или подведомственное ему учреждение, неявляющееся участником СЭД и определенное в СЭД только для регистрации входящейи исходящей корреспонденции;

пользователь-адресат –должностное лицо участника СЭД или участника-адресата, не являющеесяпользователем СЭД и определенное в СЭД только для регистрации входящей иисходящей корреспонденции.

II. Обеспечениеинформационно-технологической инфраструктуры

и защиты информации СЭД

3. Управлениеосуществляет:

обеспечениефункционирования информационно-технологической инфраструктуры СЭД;

обеспечениезащиты информации СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации;

формированиеи актуализацию глобального адресного справочника СЭД;

организационное иконсультационное обеспечение СЭД;

определение требований к участникам СЭД, включающихорганизационные, технические, технологические мероприятия для подключения к СЭД и обеспеченияработы в СЭД.

4. Поддержаниеинформационно-технологической инфраструктуры СЭДв работоспособном состоянии осуществляется Управлением посредствомвыполнения комплекса работ, включающего:

обеспечениеработоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемыхв ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонтили замену вышедших из строя программно-технических средств.

5. Защитаинформации СЭД обеспечивается Управлением в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации.

6. Мероприятия пообеспечению информационно-технологической инфраструктуры и защиты информацииСЭД осуществляются в рамках доведенного финансирования.

7. Системазащиты информации рабочего места, подключенного к СЭД, должна обеспечиватьустановленные законодательством Российской Федерациитребования о защите информации, не составляющей государственную тайну,содержащейся в информационных системах.

III . Формирование и актуализация глобального адресного

справочника СЭД

8. Информация обучастниках СЭД, пользователях СЭД, участниках-адресатах,пользователях-адресатах представлена в глобальном адресном справочнике СЭД.

9. Создание иотключение учетных записей в глобальном адресном справочнике СЭД осуществляетсяУправлением.

I V. Разграничение доступа к документам в электронномвиде

10. Разграничениедоступа к документам в электронном виде участника СЭД осуществляется на основеуникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями СЭД иназначения прав пользователям СЭД.

11. Права"Пользователь" обеспечивают возможность создания внутренних документов вэлектронном виде, проектов документов в электронном виде и направления их насогласование, а также исполнение поступивших в работу пользователю СЭДдокументов в электронном виде.

12. Принеобходимости правам "Пользователь" могут быть назначеныдополнительные права для работы с соответствующими блоками документов вэлектронном виде: входящие, исходящие, внутренние или организационно-распорядительные документы, права для просмотрадокументов в электронном виде участника СЭД.

13. Права"Администратор" обеспечивают возможность создания, регистрации иуправления документами в электронном виде, а также формирования и корректировкиструктуры участника СЭД и номенклатуры дел участника СЭД. Права"Администратор" назначаются пользователям СЭД, отвечающим заделопроизводство участника СЭД.

14. При созданииучетной записи при отсутствии назначений прав пользователю СЭД назначаютсяправа "Пользователь".

15. УчастникСЭД несет ответственность за назначение прав пользователям СЭД и за действия вСЭД, произведенные пользователями СЭД.

16. Управлениевносит изменения в назначения прав пользователям СЭД.

V. Порядок подключения к СЭД и условия ее использования

17. Подключение кСЭД участника информационного взаимодействия осуществляетсяна основании соглашения об информационном взаимодействии, заключаемого сУправлением по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

18. Руководителиучастников СЭД могут осуществлять доступ к СЭД с мобильных устройств черезпрограммное обеспечение "Мобильный офис".

19. Для созданияучетных записей пользователей СЭД или изменения прав пользователей СЭД участникСЭД представляет в Управление следующие документы:

официальноеписьмо с указанием фамилии, имени, отчества и должности должностного лица(должностных лиц);

копию приказа(распорядительного документа) участника СЭД об утверждении перечня должностныхлиц, допущенных к работе в СЭД (далее –Перечень), по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

20. Припредставлении документов, указанных в пункте 19 настоящего Положения, сроксоздания учетных записей пользователей СЭД или изменения прав пользователей СЭДсоставляет 5 рабочих дней со дня поступления в Управление официального письма.

21. Принепредставлении документов, указанных в пункте 19 настоящего Положения, поистечении 20 рабочих дней Управление вправе не рассматривать запрос на созданиеучетных записей или изменение прав.

22. Срок полученияпароля для доступа в СЭД составляет 20 рабочих дней со дня уведомления Управлениемо создании учетной записи пользователя СЭД.По истечении указанного срока учетная запись блокируется. Учетная записьбудет разблокирована после получения Управлением официального письма.

23. В случаеудаления пользователя СЭД из Перечня или освобождения его от занимаемойдолжности участнику СЭД необходимо в течение 2 рабочих дней направить вУправление официальное письмо.

Отключение учетныхзаписей пользователей СЭД производится в течение 2 рабочих дней со дняпоступления в Управление официального письма.

24. В случаеизменения фамилии пользователя СЭД при представлении документов, указанных впункте 19 настоящего Положения, создается новая учетная запись пользователя СЭДс передачей прав на документы в электронном виде с предыдущей учетной записи.

25. Для созданияили отключения учетных записей участника-адресата или пользователя-адресата,изменения информации в учетной записи участника СЭД участнику СЭД необходимонаправить в Управление официальное письмо с представлением полной информации овносимых изменениях. Соответствующие изменения производятся в течение 5 рабочихдней со дня поступления в Управление официального письма.

26. Ответственные за работу в СЭД участников СЭД отвечают заактуальность сведений в Перечне и обеспечивают своевременное представление вУправление сведений об изменении в Перечне. В случае неисполнения Управлениевправе сообщить об этом участнику СЭД.

27. Пароль выдаетсяпользователю СЭД лично.

28. В случаеотсутствия у пользователя СЭД возможности получить пароль лично оформляетсяприказ (распорядительный документ) участника СЭД о назначении должностных лиц,ответственных за получение паролей СЭД, по форме согласно приложению N 3 кнастоящему Положению.

29. При получениипароля пользователь СЭД или должностное лицо, ответственное за получениепаролей, обязаны предъявить документ, удостоверяющийличность.

30. При получениипароля пользователь СЭД или должностное лицо, ответственное за получениепаролей, заполняет журнал учета выдачи паролей пользователям СЭД.

31. Ответственностьза сохранность паролей в тайне несут пользователи СЭД.

32. Индивидуальныепароли запрещается записывать на бумагу, распечатывать, сохранять наперсональном компьютере или в сети, вставлять в тексты программ и документов, атакже передавать другим лицам. При аутентификации в СЭД пользователямзапрещается выбирать опцию браузера "Сохранить пароль".

33. Для обеспеченияинформационной безопасности пользователь СЭД не реже двух раз в год производитсамостоятельную смену пароля. Длина пароля должна содержать не менее 8 символови состоять из цифр и букв английского алфавита, необходимо сочетать написаниебукв в верхнем и нижнем регистре. Пароль не должен включать в себя легковычисляемые сочетания символов (имена, фамилии, номера телефонов, датырождения, общеупотребимые термины и сокращения). Присмене пароля новое значение должно отличаться от предыдущего не менее чем в 4позициях.

34. В случае, если пользователь СЭД утратил пароль, а также привозникновении подозрения, что его пароль стал кому-либо известен или под егоучетной записью производятся несанкционированные действия, он обязаннезамедлительно сообщить об этом в Управление.

35. Запрещаетсяработать в СЭД, используя учетную запись другого пользователя СЭД.

36. ПользовательСЭД несет персональную ответственность за все действия, совершенные под егоучетной записью.

37. Установкапрограммного обеспечения для СЭД и настройка рабочих мест, включая мобильныеустройства, осуществляется участниками СЭД самостоятельно.

38. Перед началомработы пользователь СЭД обязан изучить инструкции, размещенные на странице техподдержки СЭД в разделе "Документация ипрограммы".

39. Управлениеосуществляет консультационное обеспечение СЭД по электронной почте и телефонугорячей линии.

40. В случаенеобходимости проведения семинаров по вопросам использования СЭД участник СЭДнаправляет в Управление официальное письмо с приложением списка пользователейСЭД, участвующих в семинаре, и перечнем вопросов для рассмотрения. Семинарпроводится Управлением при наборе группы пользователей СЭД не менее 10 человек.

VI . Порядок работы участников СЭД с электронной подписью

41. Электроннаяподпись для подписания документов в электронном виде должна соответствоватьтребованиям к усиленной квалифицированной электронной подписи.

42. Электроннаяподпись приобретается и устанавливается участником СЭД самостоятельно.

43. Участники СЭДобязаны обеспечить соблюдение законодательства Российской Федерации обэлектронной подписи.