Приложение к Постановлению от 25.10.2005 г № 555


Приложения к документам отдельно не регистрируются.
3.3.При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняется новая электронная регистрационная карточка со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В первичной электронной регистрационной карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.
Информация о зарегистрированных и переадресованных документах, переданная в электронную базу данных, хранится в ней не менее трех лет.
На не вскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.
3.4.После регистрации первые экземпляры карточек вместе с документами передаются работниками канцелярии руководящим работникам администрации в соответствии с распределением обязанностей. Доставка документов адресатам в рабочее время осуществляется в течение 3 часов после их регистрации.
Документы с грифом "срочно" доставляются незамедлительно.
Если документ направлен в подведомственную структуру, контроль за исполнением, отметка об исполнении и списание документа "в дело" осуществляется данной приемной. Регистрационная карточка со всеми реквизитами передается в канцелярию для снятия с контроля.
Наиболее важные документы вышестоящих органов, документы из редакций средств массовой информации, документы по принципиальным вопросам деятельности администрации города, исполнение которых требует решения руководства, а также документы, находящиеся в компетенции нескольких руководителей, докладываются непосредственно мэру города, а в его отсутствие - вице-мэру, исполняющему обязанности главы администрации.
3.5.Документы предприятий, организаций, учреждений, поступившие лично к руководителям администрации, после их рассмотрения передаются в канцелярию для регистрации.
3.6.Регистрация федеральных законов, правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в канцелярии администрации (приложение).
3.7.Договоры и соглашения, подписываемые мэром города, вице-мэром, заместителями мэра или по их письменному поручению другими должностными лицами, заверяются печатью и регистрируются у заместителя мэра города, руководителя аппарата администрации путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью должностного лица, заключившего договор или соглашение. Один экземпляр договора (соглашения) или, в исключительных случаях, его копия хранится у заместителя мэра города, руководителя аппарата администрации.
4.Организация работы с документами
4.1.Зарегистрированные документы представляются на рассмотрение мэру города, его заместителям согласно функциональным обязанностям. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно. Корреспонденция, поступившая в администрацию города, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.
4.2.Указания по исполнению документов даются руководящими работниками администрации в форме резолюции.
После рассмотрения и вынесения резолюции документы возвращаются в канцелярию, откуда передаются на исполнение или для ознакомления.
Документы, рассмотренные мэром, его заместителями, направляются в соответствии с резолюцией на исполнение в структурные подразделения через канцелярию администрации. При этом прохождение документов фиксируется в канцелярии и структурных подразделениях.
Если резолюция предусматривает несколько исполнителей, то ответственным за исполнение считается исполнитель, указанный первым, ему же передается оригинал документа.
В случаях, когда поручение дается исполнителям и требует дополнительной проработки или контроля, с документа снимается необходимое количество копий для направления исполнителям.
4.3.Документы по вопросам, относящимся к компетенции администрации, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации.
4.4.На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату".
4.5.Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступившие из вышестоящих органов и подлежащие возврату.
4.6.Распорядительные документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции руководства.
В тех случаях, когда в документе и резолюции не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня поступления его в администрацию. Более длительные сроки устанавливаются мэром города для документов, сложных по характеру исполнения.
После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги результаты выполнения, например: "Направлен ответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании программы, мероприятий и др.", "Дан устный ответ" и т.п.
Отметка об исполнении и списании документа "в дело" помещается на нижнем поле первого листа этого документа и содержит следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "в дело", дату, подпись руководящего работника. Отметка "в дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
Отметка об исполнении и списании документов переносится в регистрационную карточку и на ПЭВМ.
4.7.Если имеется письменный ответ на исполненный документ, подписанный соответствующим руководителем, исполнитель передает его в канцелярию для отправки адресатам и копию (не на бланке) для помещения в дело. Вместе с ответом исполнитель возвращает входящий документ для помещения его в дело.
Лица, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.
Ответственный работник за делопроизводство или служба делопроизводства подразделения не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с учетными данными, составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает ее руководителю подразделения.
4.8.Порядок работы с документами в структурных подразделениях администрации города.
4.8.1.Ответственность за учет, сохранность и своевременное прохождение документов возлагается на руководителя структурного подразделения, который назначает ответственного работника за ведение делопроизводства.
4.8.2.Поступившие в структурные подразделения документы учитываются в соответствии с порядком регистрации учета и прохождения документов в администрации города (приложение).
4.8.3.Документы, поступившие в структурные подразделения с поручением подготовить проект ответа или дать ответ мэру города, его заместителю или заявителю, должны исполняться в срок, указанный в поручении.
Юридическая экспертиза проектов договоров проводится в десятидневный срок. К проектам договоров прилагаются письменные заключения юридической службы структурного подразделения, заинтересованного в заключении договора.
Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации документа в администрации города. При указании срока исполнения в днях отчет ведется от даты подписания поручения.
4.8.4.В случае, когда исполнение поручения руководителя по данному документу в указанные сроки не представляется возможным, необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом исполнитель должен обосновать необходимость переноса срока исполнения с указанием причин.
4.8.5.Документы, изготовленные на бланках комитетов и управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в приемных структурных подразделений.
4.8.6.При работе с документами в подразделениях администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов специалист канцелярии или начальник отдела делопроизводства и лицо, за которым числится утраченный документ, составляют акт. Акт утверждает руководитель подразделения. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель мэра города, руководитель аппарата администрации;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения заместителя мэра города, руководителя аппарата администрации временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (приложение);
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителю структурного подразделения.
4.9.Организация контроля за исполнением документов.
Необходимость контроля за исполнением документа определяется мэром города и его заместителями.
4.10.Организация контроля за исполнением документов, поставленных на контроль, возложена на отдел контроля аппарата администрации и осуществляется в соответствии с Положением об организации контроля за исполнением документов, утвержденным постановлением мэра города.
5.Прием и передача служебной информации
по официальным каналам факсимильной связи
5.1.При приеме и передаче служебной информации по официальным каналам факсимильной связи работники аппарата администрации города руководствуются следующим порядком:
5.1.1.Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, принимается к исполнению наравне с печатным документом.
5.1.2.Запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы.
5.1.3.Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
5.2.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Разрешение на передачу материала по факсу с помощью междугородной связи дает заместитель мэра города, руководитель аппарата администрации.
5.3.Материал, подлежащий передаче, регистрируется в журнале установленной формы (приложение) без проставления штампа регистрации. Подлинники материалов после передачи информации остаются у исполнителя с отметкой о времени отправки, а копии - в канцелярии. Поступившие факсограммы передаются в канцелярию для регистрации с проставлением регистрационного штампа и заполнением регистрационной карточки, доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату, как правило, без перевода, а при докладе мэру и в его отсутствие - вице-мэру города, они предварительно переводятся на русский язык.
6.Требования к составлению и оформлению документов
6.1.Основным нормативным документом, регламентирующим правила составления и оформления служебных документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 "УДС. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
6.2.Документы должны оформляться на бланках утвержденного образца, изготовленных типографским способом. При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих стандартов. Макеты бланков документов разрабатываются в отделе делопроизводства и представляются на утверждение заместителю мэра города, руководителю аппарата администрации.
6.3.В администрации используются бланки следующих видов:
- постановление, распоряжение (формат А4) (приложения);
- письма администрации города (формат А4, А5) (приложения);
- письма мэра города (приложение);
- резолюции мэра города, заместителей мэра города (формат А6) (приложение).
Допускается использование утвержденных бланков в комитетах, управлениях, отделах, воспроизводимых с помощью ПЭВМ непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Использование ксерокопии бланков запрещается.
6.4.Служебные документы печатаются на ПЭВМ на бланках администрации города формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) с оформлением обязательных реквизитов документа.
6.4.1.Требования к полям: верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 10,25 мм от левой границы текстового поля.
Реквизиты (приложение):
01 - герб Российской Федерации;
02 - герб города Саратова;
03 - эмблема организации или товарный знак;
04 - код органа местного самоуправления, подготовившего документ;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
6.4.2.Имеются следующие виды документов:
- закон;
- постановление;
- распоряжение;
- служебное письмо;
- приказ;
- юридическое заключение;
- план;
- программа;
- смета расходов;
- договор;
- список.
6.4.3.К любому документу, исполненному на бланке формата А4, составляется заголовок, который должен быть кратким, точным. Оформляется от нулевой позиции и отделяется от текста 3 - 4 интервалами. Может выделяться жирным шрифтом или курсивом. Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля. Название вида документа (акт, протокол, положение, устав и т.д.) печатается прописными буквами (на ПЭВМ).
6.4.4.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют цифровым способом: 30.09.2005.
При подготовке нормативных и финансовых документов используется словесно-цифровой способ (без кавычек) оформления даты документа, например: 30 сентября 2005 г.:
- при регистрации входящего документа на нижнем поле в правом углу проставляется дата получения документа;
- в резолюции руководителя ставится дата;
- проставляется дата при утверждении, согласовании, визировании документа;
- на нижнем поле в левом углу ставится дата снятия документа с контроля.
6.4.5.При регистрации исходящего документа ему присваивается индекс. Он состоит из условного обозначения структурного подразделения администрации, где документ был подготовлен, порядкового номера документа. Например: 02/555.
6.4.6.Ссылка на индекс и дату входящего документа проставляется только на ответных документах. Дата и номер, на которые идет ссылка, переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом. Например: на N 06-24/117 от 25.03.2005. Получив ответ, работник канцелярии направляет его в структурное подразделение под индексом 06, где обращаются к делу N 24, в котором хранится копия инициативного документа N 117. В дальнейшем инициативный документ и ответ на него будут храниться вместе.
6.4.7.При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила:
- реквизит "Адресат" располагается с правой стороны;
Способы оформления адресата:
а) наименование организации (в именительном падеже), наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность лица, которому направляется документ (в дательном падеже), инициалы, фамилия.
    Например:                  Правительство Саратовской области
                               Отдел учета, контроля и
                               рассылки документов
                               Начальнику отдела
                               П.И. Петрову

б) наименование организации (в именительном падеже), должность, структурное подразделение, инициалы, фамилия (в дательном падеже).
    Например:                  Правительство Саратовской области
                               Начальнику отдела учета, контроля
                               и рассылки документов
                               П.И. Петрову

в) наименование должности, структурного подразделения, организации, инициалы и фамилия (в дательном падеже).
    Например:                  Начальнику отдела учета, контроля и
                               рассылки документов правительства
                               Саратовской области
                               П.И. Петрову

г) если неизвестны данные на руководителя, указывается полное наименование учреждения, организации в именительном падеже.
    Например:               Редакция газеты "Саратовская панорама"

д) обобщенное обозначение (в дательном падеже).
    Например:                        Администрациям районов города

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
6.5.Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
6.6.Документ не должен содержать более четырех адресатов. Не следует после первого адресата ставить слово "Копия" или "Копии" и перечислять далее последующие адресаты. При отправке документа подчеркнуть тот адресат, к которому будет отправлен именно этот экземпляр.
В случае, если письма направляются большему числу адресатов, исполнитель оформляет соответствующее количество писем, на каждом из которых указывается один адрес. К письму прилагается рассылка, которую составляет и подписывает исполнитель.
6.7.Все реквизиты (кроме текста), в том числе наименование организации, структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ и почтовый адрес организации, должны печататься с новой строки от одного положения табулятора, могут быть выделены жирным шрифтом или курсивом.
6.8.Служебное письмо составляется по одному вопросу. При необходимости постановки перед адресатом нескольких вопросов по каждому из них готовится отдельное письмо.
6.9.На корреспонденции после реквизита "Адресат" (перед текстом) руководителем письменно оформляется резолюция. Она должна быть четкой, краткой, конкретной и включать в себя элементы: фамилия и инициалы исполнителя (или несколько исполнителей), конкретное задание, срок его исполнения, подпись руководителя и дата резолюции.
6.10.Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей: констатирующей, в которой идет ссылка на документ вышестоящей организации или причины, побудившие издать данный документ. Эта часть в зависимости от вида документа заканчивается словами: "постановляет", "постановляю", "приказываю", "предлагаю", далее следует распорядительная часть, которая излагается по пунктам.
Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, фамилию исполнителя или название структурного подразделения и дату исполнения. В конце должен быть включен пункт, в котором указывается на кого возлагается контроль за выполнением данного распорядительного документа. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений мэра города, приказов комитетов и управлений может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.
6.11.Служебные письма, доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания.
6.12.Текст документа должен излагаться литературным языком.
Особенностью языка служебного документа является:
- замена сложных предложений простыми;
- применение общепринятых (трафаретных) словосочетаний;
- использование прямого порядка слов в предложении;
- замена местоимений существительными, например "Администрация города просит", а не "мы просим".
6.13.Исходящие служебные письма подписываются руководящими работниками администрации города. Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, областной Думе, Губернатору области, правительству области готовятся за подписью мэра города, а в его отсутствие - вице-мэра города, исполняющего обязанности главы администрации.
Ответы на документы, поступающие из министерств и ведомств области, могут подписываться руководителями структурных подразделений и их заместителями, если эти документы адресованы им. Документы на бланках структурных подразделений подписываются их руководителями. Совместные документы за подписями двух или более руководителей оформляются на стандартном листе бумаги.
6.14.Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
    Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.
                2. Смета расходов на 6 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы - количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: "приложение N 1", "приложение N 2".
Архив документов Саратовской области (c) 2024