Приложение к Постановлению от 25.10.2005 г № 555 Инструкция
Инструкция по работе с документами в администрации Г. Саратова
1.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по работе с документами в администрации г. Саратова (далее Инструкция) разработана в соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и устанавливает единые правила работы с документами несекретного характера в администрации города.
1.2.Документы администрации города Саратова являются ее собственностью.
1.3.Правила работы с секретными документами, аудио-, видеозаписями и машинописным текстами, а также документационного и технического обеспечения закрытых и суженных заседаний при мэре города регламентируются специальными инструкциями.
1.4.Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, независимо от ее носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям данной Инструкции.
1.5.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан возлагается на заместителей мэра, а в структурных подразделениях - на руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство об их исполнении, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6.Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства администрации, в структурных подразделениях - их руководителей.
Передача материалов администрации в средства массовой информации осуществляется только через комитет по общественным отношениям, анализу и информации администрации города.
В целях сохранности и своевременного исполнения служебных документов при освобождении сотрудника от работы или при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы передаются другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения.
1.7.Положения настоящей Инструкции распространяется на организацию делопроизводства в администрации города, ее структурных подразделениях и администрациях районов. Структурные подразделения администрации города и администрации районов могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других нормативно-методических документов, если они не противоречат настоящей Инструкции. В этом случае инструкция по делопроизводству утверждается руководителем подразделения.
1.8.Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников администрации города и ее структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в отделе кадров со структурой администрации и настоящей Инструкцией под роспись. Работники администрации, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
Проекты постановлений, распоряжений мэра города на стадии их подготовки в структурных подразделениях являются конфиденциальными.
Об утрате служебных документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и заместителю мэра города, руководителю аппарата администрации, которые организуют проведение служебного расследования. Результаты расследования представляются заместителю мэра города, руководителю аппарата администрации.
1.9.Внесение в настоящую Инструкцию изменений и дополнений осуществляется постановлением мэра города.
В развитие положений Инструкции разрабатываются конкретизирующие их нормативные и методические документы.
1.10.Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов осуществляет комитет правового обеспечения администрации города.
2.Прием поступающих документов
2.1.Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается, проходит первичную обработку и регистрацию в канцелярии администрации города.
Обращения граждан, адресованные в администрацию города, принимаются, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан.
2.2.Корреспонденция, поступившая в администрацию города в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается старшим диспетчером администрации города, о чем делается запись в специальном журнале.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.
Данная корреспонденция передается ими для регистрации в канцелярию или отдел по организации личного приема и работы с обращениями граждан до 9 часов следующего дня или в первый рабочий день после праздничных дней. Документы с грифом "срочно" регистрируются незамедлительно.
2.3.Входящая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемая корреспонденция передается по принадлежности в структурные подразделения. Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в канцелярии, указан в приложении. Перечень может периодически пересматриваться и утверждаться заместителем мэра города, руководителем аппарата администрации.
2.4.При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов, отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов или другие нарушения, то в таких случаях составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю.
При приеме документов от структурных подразделений администрации особое внимание обращается на правильность их оформления, используемый бланк, наличие подписи должностного лица, виз и других реквизитов.
Служебные документы на иностранном языке направляются в соответствующее подразделение для перевода на русский язык или составления аннотации, а затем - в канцелярию для регистрации и передачи документа.
2.5.Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации.
2.6.Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
2.7.Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны.
3.Регистрация документов
3.1.Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их получения, а при поступлении их после 18 часов и в нерабочие дни - в первый рабочий день.
Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, регистрируются в приемных этих подразделений.
Регистрации подлежат документы, имеющие установленные реквизиты (обязательно: наименование или бланк организации/должностного лица, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, подпись или заменяющий ее оттиск печати) и другие реквизиты.
Служебные документы, не зарегистрированные в канцелярии администрации, за исключением указанных в приложении (к п. 2.3), к рассмотрению в подразделениях администрации не принимаются.
Канцелярия не регистрирует и возвращает авторам (подразделение или организацию) документ, оформленный с нарушением установленных правил.
3.2.При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года), заполняется электронная регистрационная карточка в двух экземплярах (приложение) информация о документе вводится в электронную базу данных, затем в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп (приложение).
На уведомлениях о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях указывается время их получения.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе всех экземпляров документа.