Постановление Губернатора Саратовской области от 12.01.1998 № 9
Об утверждении Инструкции о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Саратовской области
Утратилo силу - Постановление Губернатора Саратовской области от 16.10.98 г. N 574 ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ От 12.01.98 N 9 г.Саратов Об утверждении Инструкции о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Саратовской области Во исполнение Закона Саратовской области "О государственнойслужбе Саратовской области" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения личныхдел государственных служащих государственной службы Саратовскойобласти. 2. Установить, что управление государственной службы и кадроваппарата Губернатора области ведет личные дела: государственных служащих государственной службы Саратовскойобласти, должности которых указаны в Реестре государственныхдолжностей государственной службы Саратовской области, назначаемыхи освобождаемых от должности Губернатором области и управляющимделами Правительства области; работников, должности которых предназначены для техническогообеспечения деятельности государственных органов властиСаратовской области, назначаемых и освобождаемых от должностиуправляющим делами Правительства области. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна руководителя аппарата Губернатора области Дурнова А.В. Губернатор области Д.Ф.Аяцков Приложение к постановлению Губернатора области от 12 января 1998 г. N 9 ИНСТРУКЦИЯ о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Саратовской области Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных делгосударственных служащих государственной службы области,проходящих государственную службу в органах исполнительнойгосударственной власти области. 1. Личное дело государственного служащего включает в себядокументы, содержащие сведения о служащем, о прохождении имгосударственной службы. 2. Ведение личных дел государственных служащих возлагается накадровые службы органов государственной власти области. 3. При переводе государственного служащего на другуюдолжность государственной службы личное дело передается в кадровуюслужбу по новому месту государственной службы. 4. Ведение нескольких личных дел одного государственногослужащего не допускается. 5. Личное дело государственного служащего оформляется внедельный срок после принятия соответствующего документа оназначении гражданина на должность государственной службы. 6. Устанавливается следующий перечень документов и порядок ихрасположения при ведении личного дела: анкета с фотографией размером 4х6 см; дополнение к анкете (при необходимости); автобиография; копии Документов, подтверждающие профессиональное образование,переподготовку и повышение квалификации; личное заявление; трудовой договор (контракт); постановление, распоряжение (приказ) о назначении нагосударственную должность государственной службы области; опись документов, находящихся в личном деле. В зависимости от условий поступления на государственнуюслужбу, специфики государственной должности государственной службыобласти, на которую назначается (принимается) гражданин, в личноедело могут помещаться следующие документы: для впервые поступающего на государственную службу - справкаиз органов Государственной налоговой службы Российской Федераций,содержащая сведения об имущественном положений, медицинскоезаключение о состоянии здоровья; для государственного служащего, назначаемого нагосударственную должность государственной службы области категории"Б", - представление лица, замещающего государственную должностькатегории "А". В личное дело подшивают (вкладывают) все основные документы,отражающие изменения прохождения государственной службы. Сведенияоб указанных изменениях заносятся в дополнение к анкете. К таким сведениям относятся: документы, подтверждающие изменения анкетных данныхгосударственного служащего (копия свидетельства о браке, копиидокументов об окончании учебных заведений и получении другойспециальности и т.д.); документы характеризующие профессиональные, деловые иличностные качества государственного служащего (характеристики,отзывы, аттестационные листы). Сбор и внесение в личные дела государственных служащихсведений об их политической и религиозной принадлежности, очастной жизни запрещается. 7. Все документы в личном деле располагаются в хронологическомпорядке. В нем не должны содержаться проекты документов,дубликатные экземпляры и т.д. 8. Документы личного дела помещаются в специальную папку накоторой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Подэтим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных делгосударственных служащих государственной службы Саратовскойобласти. После увольнения государственного служащего его личное делоизвлекается из данной папки, оформляется для передачи вустановленном порядке (при перемещении служащего) или сдается нахранение в архив. В освободившуюся папку под тем же номеромпомещается личное дело государственного служащего, назначенного насоответствующую должность государственной службы. 9. Для регистрации и быстрого поиска личного дела ведетсяалфавитный журнал. 10. Государственный служащий имеет право на ознакомление совсеми материалами своего личного Дела, отзывами о своейдеятельности и другими документами до внесения их в личное дело,на приобщение к личному делу своих объяснений. Государственный служащий обязан информировать кадровые службыоб изменениях и своих анкетных данных. 11. Кадровые службы органов государственной власти области: обеспечивают правильность составления и оформления документовличного дела и их сохранность; ведут алфавитные журналы для регистрации личных дел; оперативно вносят в дополнение к анкете сведения обизменениях в анкетных данных государственного служащего и обизменениях в прохождении им государственной службы; осуществляют подготовку личных дел уволенных государственныхслужащих к сдаче в архив. 12. При работе с личным делом, выданным во временноепользование, запрещается: производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях;вносить в него новые записи; извлекать из данного дела имеющиеся там документы или помещатьновые; разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении каких-либо документов из личного дела поуказанию соответствующего руководителя, работник кадровой службыобязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, накоторых они заведены. 13. Личные дела могут выдаваться во временное пользованиеопределенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых кпользованию личными делами определяется руководителем органагосударственной власти. Высылка личных дел по соответствующимзапросам в другие организации осуществляется с разрешенияруководителя органа государственной власти. 14. Ответственность за хранение личных дел возлагается накадровые службы соответствующих органов государственной власти ируководителей структурных подразделений. В соответствующих органахгосударственной власти и их структурных подразделениях хранятсяличные дела только государственных служащих, проходящихгосударственную службу. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются всоответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве валфавитном порядке. 15. Личные дела хранятся как и секретные документы, отдельноот трудовых книжек и имеют постоянный срок хранения. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы,в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Помещения, в которых находятся шкафы (сейфы) с личными деламигосударственных служащих рекомендуется оборудовать охраннойсигнализацией.